ตามที่กรมสรรพากร ได้ออกคำสั่งที่ ท.ป.101/2544 สั่งให้ผู้ที่จ่ายได้พึงประเมินตามมาตรา 40 แห่งประมวลรัษฎากร มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ซึ่งในข้อที่ 12/2 จะเกี่ยวกับให้ ส่วนลดตามเป้า เงินชดเชยยอดขาย หรือประโยชน์ใดๆ เนื่องจากส่งเสริมการขาย ต้องหัก ณ ที่จ่ายไว้ 3% (ให้ศึกษารายละเอียดในคำสั่งเพิ่มเติมอีกครั้ง)

ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการประยุกต์การใช้งานในโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป Express

ข้อมูลที่ต้องสร้างไว้ก่อน มีดังนี้

สร้างรหัสสินค้าบริการ ‘ส่วนลดการค้า’ และ ‘ภาษีหัก ณ ที่จ่าย’ โดยกำหนดเลขที่บัญชีไว้ตามรูป

รูปที่ 1

บัญชีส่วนลดจ่าย (สำหรับทำใบ SR ลดหนี้ให้ลูกหนี้)/ บัญชีส่วนลดรับ(สำหรับทำ GR ลดหนี้เจ้าหนี้)

รูปที่ 2

บัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย (รอนำส่งสิ้นเดือน) (สำหรับทำใบลดหนี้ให้ลูกหนี้ SR)

บัญชีภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า (ถูกหัก ณ ที่จ่าย) (สำหรับทำใบ GR เพื่อลดหนี้เจ้าหนี้)

สร้างรหัส วิธีการจ่ายชำระหนี้ ‘ภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า’ (ที่เมนู ‘เริ่มระบบ/1.5.2’) โดยกำหนดเลขที่บัญชีไว้ ตามรูป

รูปที่3

บัญชีภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า (ถูกหัก ณ ที่จ่าย) (สำหรับทำใบ PS ในตัวอย่างสุดท้าย)

การทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังนี้

1. กรณีที่กิจการของคุณ เป็นผู้ให้ส่วนลดการค้าแก่ลูกค้า

ส่วนลดการค้าในที่นี้ ได้แก่ ส่วนลดที่ลูกค้าซื้อได้ตามเป้า เป็นต้น แต่ไม่รวมถึงส่วนลดเงินสดที่ให้กับลูกค้า อันเนื่องมาจากลูกค้าชำระเงินเร็วกว่ากำหนด การประยุกต์การใช้งานสามารถเลือกทำได้ดังนี้คือ

1.1 กรณีที่คุณ หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้เลย (ตอนที่ออกใบลดหนี้ให้กับลูกค้า)

รูปที่ 4

ให้ส่วนลด 100.- และหักภาษีไว้ 3% ดังนั้น ยอดหนี้ที่ลดจริง = 97.-

ลงบัญชี Dr. ส่วนลดจ่าย 100.-

Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย 3.-

ลูกหนี้ 97.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และเงินหักภาษีป้อนเป็นตัวเลขติดลบและต้องบันทึกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Ctrl+F10) ที่หน้า 3 ของเอกสารนี้ และต้องเลือกประเภทของใบลดหนี้เป็น 2 เก็บไว้หักตอนรับชำระหนี้

รูปที่ 5

ขาย 1,000.-(ละ VAT ไว้ เพื่อให้ดูตัวเลขง่ายขึ้น) หักลดหนี้ 97.- ดังนั้นยอดชำระจริง = 903.-

ลงบัญชี Dr. เงินสด 903.-

Cr. ลูกหนี้ 903.-

.2กรณีเรียกเก็บภาษีหัก ณ ที่จ่าย จากลูกค้า

ออกใบลดหนี้ให้ พร้อมทั้งใบเพิ่มหนี้ เพื่อเรียกเก็บเงิน ‘ค่าภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย’ จากลูกค้า

รูปที่ 6

ออกใบลดหนี้ ให้ส่วนลด 100.- (ยอดเต็ม)

ลงบัญชี Dr. ส่วนลดจ่าย 100.-

Cr. ลูกหนี้ 100.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และยังไม่ป้อนยอดภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายไว้ในเอกสารนี้ ให้เลือกประเภทของใบลดหนี้เป็นเก็บไว้หักตอนรับชำระหนี้

รูปที่ 7

ออกใบเพิ่มหนี้ เรียกเก็บค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3%

ลงบัญชี Dr. ลูกหนี้ 3.-

Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย 3.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และต้องบันทึกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Ctrl+F10) ทีหน้าที่ 3 ของเอกสารนี้ เลือกประเภทของใบลดหนี้เป็นเก็บไว้หักตอนรับชำระหนี้

เวลาทำใบรับชำระหนี้

รูปที่ 8

ขาย 1,000.- (ละ VAT ไว้ เพื่อให้ดูตัวเลขง่ายขึ้น) บวกเพิ่มหนี้ 3.- หักลดหนี้ 100.- ดังนั้นยอดที่รับชำระจริง = 903.-

ลงบัญชี Dr. เงินสด /อื่นๆ 903.-

Cr. ลูกหนี้ 903.-

2. กรณีที่กิจการของคุณ ได้รับส่วนลดการค้าจากผู้จำหน่าย

ในกรณีนี้ ผู้จำหน่าย(หรือเจ้าหนี้)เป็นผู้ออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับคุณ ดังนั้นคุณไม่ต้องนำใบรับรองการหักภาษีนี้ มาบันทึกเข้าเครื่องแต่อย่างใด (เพียงแต่บันทึกยอดภาษีที่ถูกหักภาษีไว้เท่านั้น) การประยุกต์ใช้งานทำได้ดังนี้

2.1 กรณีเจ้าหนี้ หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้เลย (ตอนที่ออกใบลดหนี้ให้กับคุณ)

ให้นำใบลดหนี้ที่เจ้าหนี้ออกให้มาบันทึกเข้าเครื่อง (โดยไปทำที่หน้าจอ การเงิน/ 2.3 ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า)

รูปที่ 9

ได้รับส่วนลด 100.- และ ถูกหักภาษีไว้ 3% ดังนั้นยอดหนี้ที่ลดจริง = 97.-

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 97.-

ภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า 3.-

Cr. ส่วนลดรับ 100.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และเงินภาษีที่ถูกหัก จะป้อนเป็นเลขติดลบและไม่ต้องบันทึกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เวลาทำใบจ่ายชำระหนี้

รูปที่ 10

ซื้อ 1,000.- (ละ VAT ไว้เพื่อให้ตัวเลขดูง่ายขึ้น) หักลดหนี้ 97.- ดังนั้นยอดที่จ่ายชำระจริง = 903.-

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 903.-

Cr. เงินสด/อื่นๆ 903.-

2.2 กรณีที่ผู้จำหน่าย(เจ้าหนี้)เรียกเก็บค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย จากคุณ

แบ่งเป็น 2 แบบ คือ เจ้าหนี้ออกใบเพิ่มหนี้มาแจ้งหนี้ (เก็บค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย) กับแบบที่ไม่มีเอกสารมาเจ้งหนี้

2.2.1 เจ้าหนี้ออกใบเพิ่มหนี้มาเรียกเก็บค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้คุณนำเอกสารนี้มาบันทึกเข้าเครื่อง โดยไปทำที่ ‘เมนูการเงิน/2.2 ใบเพิ่มหนี้’

รูปที่ 11

ทำใบเพิ่มหนี้(ของเจ้าหนี้) สำหรับค่าภาษี 3%

ลงบัญชี Dr. ภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า 3.-

Cr. เจ้าหนี้ 3.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และเงินภาษีที่ถูกหัก จะป้อนเป็นเลขติดลบและไม่ต้องบันทึกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เวลาทำใบลดหนี้สำหรับค่าส่วนลดการค้าที่ได้รับจากผู้จำหน่าย จะบันทึกยอดเต็ม

รูปที่ 12

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 100.-

Cr. ส่วนลดรับ 100.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และไม่ป้อนยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ในเอกสารนี้

เวลาทำใบจ่ายชำระหนี้

รูปที่ 13

ซื้อ 1,000.- (ละ VAT ไว้เพื่อให้ตัวเลขดูง่ายขึ้น) บวกเพิ่มหนี้ 3.- หักลดหนี้ 100.-ดังนั้นยอดที่จ่ายจริง = 903.-

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 903.-

Cr. เงินสด/อื่นๆ 903.-

2.2.2 เจ้าหนี้เรียกเก็บเงินเพิ่มตอนที่ทำจ่ายชำระหนี้ (แต่ไม่มีเอกสารใบเพิ่มหนี้มาให้) ดังนั้นตอนที่จะทำใบลด หนี้(ของเจ้าหนี้)จะทำเป็นยอดเต็ม และบันทึกค่าภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้าในขั้นตอนการจ่ายชำระหนี้ ดังนี้

รูปที่ 14

ทำใบลดหนี้สำหรับค่าส่วนลดการค้าที่ได้รับจากผู้จำหน่าย เป็นยอดเต็ม

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 100.-

Cr. ส่วนลดรับ 100.-

ข้อสังเกต: ประเภทราคาเป็น 0 และไม่ป้อนยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ในเอกสารนี้

เวลาทำใบจ่ายชำระหนี้

รูปที่ 15

ซื้อ 1,000.- หักลดหนี้ 100.- ดังนั้น ยอดชำระตามใบรับสินค้า = 900.- (ต้องจ่าย 903.-)

สำหรับยอดเงินที่จ่าย (ในส่วนของ <F7>) ให้ทำดังนี้

คือ จะต้องเลือกภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า (TY) ที่สร้างไว้ตั้งแต่แรกมาบันทึกเป็นจ่ายเป็นยอดติดลบ (ตามตัวอย่างเป็น -3) จากนั้นจึงบันทึกเงินที่จ่ายอื่นๆ ด้วยยอดที่บวกด้วยเงินภาษี (ตัวอย่างจ่ายเช็คเป็น 903.-)

ลงบัญชี Dr. เจ้าหนี้ 903.-

ภาษีนิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า 3.-

Cr. เช็คจ่าย/อื่นๆ 903.-