Navigation:  ระบบบัญชี > สมุดรายวัน > 12.  ให้โปรแกรมรันเลขที่เอกสารให้ เป็น YYMMXXXX พอคีย์เอกสาร โปรแกรมขึ้นเป็นเลขที่ JV5208-013 ให้ทุกครั้ง ทำให้ข้อมูลที่เพิ่มซ้ำกันหมด

 

 

เช่น JV5208-013 บันทึกบัญชี

เดบิท        เงินสด

เครดิต        รายได้บริการ

พอเพิ่มใบใหม่ JV5208-014 ผลที่ได้

เดบิท        เงินสด

ค่าใช้จ่ายเดินทาง

เครดิต        เช็คจ่าย

รายได้บริการ

สาเหตุ เนื่องจากรูปแบบ YYMMxxxxหมายถึงถ้ามีเอกสารในเดือนเดียวกันโปรแกรม

จะลำดับเลขให้อัตโนมัติ เช่น เอกสารเดือน 8 ปี 52 เดิมมีดังนี้

 JV52080001

 JV52080002

 JV52080003

เมื่อมีการเพิ่มเอกสารใหม่ โปรแกรมจะไปดึงรหัสล่าสุดของเดือน 8 (JV52080003) มา

แล้วตัด 6 ตัวหน้าทิ้ง (JV5208) จะเหลือเฉพาะตัวท้าย (0003) นำมาบวก 1 (4)

แล้วแปลงเป็นรหัสก็จะได้ JV52080004

ภายหลังมีเอกสารที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไปเองเช่น  JV5208-014 ลำดับในโปรแกรมจะเป็นดังนี้

 JV5208-014

 JV52080001

 JV52080002

 JV52080003

 JV52080004

 

กรณีนี้จะไม่มีปัญหาในการลำดับเลขอัตโนมัติ

 

แต่ถ้าในเดือนนั้นไม่เคยมีลำดับข้อมูลมาก่อน แล้วมีรายการ JV5208-014 เข้ามาเป็น

รายการแรก จะเกิดปัญหาคือ เมื่อให้โปรแกรมลำดับเลขอัตโนมัติ จะได้เลขคือ

ตัด 6 ตัวแรก (JV5208) เหลือตัวท้าย (-014) นำมาบวก 1 (-13) แล้วแปลงเป็นรหัสก็จะได้ JV5208-013  ลำดับในคอมพิวเตอร์ก็จะได้

 JV5208-013

 JV5208-014

เมื่อป้อนเอกสารใหม่แล้วให้โปรแกรมลำดับเลขให้ก็จะได้แต่เลขเอกสาร JV5208-013 ซ้ำ ๆ

 

ส่วนอีกกรณีก็คือ

 JV52080001

 JV52080002

 JV52080003

 JV5208001    <-- ป้อนเข้าไปเอง

 

สังเกตที่รหัสสุดท้ายจะเห็นว่า แม้จะดูว่าเป็นลำดับที่ 001 แต่คอมฯ ก็ถือว่าเป็นลำดับสุดท้าย

ดังนั้นเมื่อมีการให้โปรแกรมลำดับเลขอัตโนมัติ โปรแกรมจะนำลำดับสุดท้าย (JV5208001)

มาตัด 6 ตัวแรก (JV5208) แล้วนำเลขที่เหลือ (001) มีบวก 1 แล้วจึงแปลงเป็นรหัส

ก็จะได้ JV52080002 ซ้ำของเดิม และจะได้แต่รหัสนี้เมื่อสร้างเอกสารใหม่

 JV52080001

 JV52080002

 JV52080002

 JV52080002

 ...

 JV52080003

 JV5208001