การใช้งาน express สำหรับผู้เริ่มต้น

[apichit]

เนื่องจากผมได้ซื้อโปรแกรมไป แต่ยังไม่เคยเข้าอบรมเลยครับ เพราะคิดว่าต้องเรียนรู้การใช้งานเบื้องต้นจากตัวเองก่อน กลัวว่าจะอบรมแล้วไม่รู้เรื่อง
เพราะผมไม่มีความรู้ทางบัญชี ดังนั้นการ set ข้อมูลและการเริ่มต้นค่อนข้างต้องการคำปรึกษาเยอะพอสมควร อยากให้ทาง web master ได้มีหัวข้อสำหรับมือใหม่ที่เพิ่งซื้อโปรแกรมไป และต้องการเรียนรู้ด้วยตัวเองให้สามารถ set ข้อมูลเองได้          ขอบคุณครับ

[suchai]

เมื่อซื้อโปรแกรม จะได้ CD Training มีทั้งภาพและเสียง บรรยายได้ค่อนข้างละเอียด
อีกทั้งยังมี คู่มือที่ละเอียดและเรียงตามลำดับก่อนหลัง

ดู CD ก่อน แล้ว สร้างบริษัทฯ ตามคู่มือ จากบทแรกๆ ไปเรื่อยๆ ตรงจุดไหน ฟังแล้ว อ่านแล้ว ไม่เข้าใจ ก็ค่อยโทรถามฝ่ายบริการ
มีฝ่ายบริการ คอยตอบคำถาม อีก 40 คู่สาย (เป็นพี่เลี้ยงให้)

สิ่งที่เป็นอุปสรรคสำหรับการเริ่มใช้โปรแกรม คือ ความวิตกกังวลว่าจะทำไม่ได้ หรือ ได้ไม่ดี ไม่ถูกใจ
ถ้าคิดจะทำเอง เรียนรู้เอง ก็ค่อยๆ ทำไปตามนี้ มีความวิริยะ อุตสาหะ ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้ นอกเสียแต่ว่า ไม่ได้ลงมือทำ

ถ้ามีคำถาม ก็สามารถสอบถามบนนี้ได้ แต่ยืนยันว่า CD และ คู่มือ ละเอียดเหลือเฟือครับ

[apichit]

ขอบคุณมากครับสำหรับคำแนะนำ

เนื่องจากว่าผมมีข้อสงสัยเยอะมากสำหรับผู้เริ่มต้นครับ เช่น
1.การบันทึกค่าน้ำมัน, ค่าใช้จ่าย เราต้องทำรหัสผู้จำหน่ายหรือไม่ครับ
2.การบันทึกการขาย, รายได้อื่น ๆ ต้องทำรหัสลูกค้าทุกรายการใช่หรือไม่ครับ
3.การบันทึกรายได้จากการให้บริการ ทำไมต้องทำรหัสสินค้าบริการครับ เราบันทึกเป็นรายได้อื่น ๆ ได้หรือไม่ครับ
4.การเริ่มต้นเก็บเอกสาร และเริ่มต้นบันทึกข้อมูล ขอข้อแนะนำสำหรับการเริ่มต้นด้วยครับ เข้าใจวิธีการบันทึกครับแต่ไม่รู้จะเริ่มต้นทำอะไรก่อนดีครับ
 

[ASAN]

เห็นอกเห็นใจจริงๆสำหรับคนที่ไม่รู้ระบบบัญชีมาก่อน หรือต่อให้รู้คอมพิวเตอร์+เก่งคอมพิวเตอร์แค่ไหน ก็เป็นปัญหาสำหรับผู้เริ่มต้น หรือมือใหม่ทั้งนั้น เพราะว่าการบัญชี ต้องศึกษา เรียนรู้ และทำความเข้าใจกับรายการค้าที่เกิดขึ้นก่อน  แล้วมาวิเคราะห์ว่า รายการนั้นเป็นทรัพย์สิน หนี้สิน รายได้ หรือค่าใช้จ่าย และรายการนั้นๆควรจะลงบัญชีไว้ในบัญชีประเภทใด  หากใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาบันทึกบัญชีด้วยแล้วยังต้องมาศึกษาวิธีการนำรายการเหล่านั้นมาบันทึกในโปรแกรมระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เพิ่มอีกด้วย เพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีได้อย่างที่เราต้องการจะให้เป็น
  แต่ละกิจการ ถึงแม้จะชื่อว่า เป็นธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจการผลิต หรือธุรกิจนำเข้า-ส่งออก ก็ยังไม่เหมือนกันเลย เนื่องจากระบบโครงสร้างภายในองค์กรที่แตกต่างกันจากนโยบายของผู้บริหาร และความรู้ความเข้าใจของผู้ทำบัญชีที่แตกต่างกันอีกด้วย ดังนั้นระบบที่ทำอยู่จึงแตกต่างกันทั้งที่ธุรกิจก็เหมือนกัน
  CD ที่ทางบริษัทได้แถมไปให้นั้น เป็นวิธีการใช้งานโปรแกรมโดยรวม แต่การที่จะนำข้อมูลไปบันทึกนั้นต้องทำความเข้าใจกับพื้นฐานของวิชาบัญชีเสียก่อน หากจะให้โปรแกรม Express ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้ใช้ก็ต้องเรียนรู้วิชาบัญชีไว้บ้าง ซึ่งหนังสือบัญชีขั้นพื้นฐาน บัญชีสำหรับผู้บริหาร บัญชีสำหรับผู้ไม่รู้บัญชี  มีขายในร้านหนังสือเยอะแยะเต็มไปหมด  ลองเลือกซื้อมาอ่านดูสักเล่มก็น่าจะเป็นการแก้ปัญหาเบื้องต้นได้ดี

  สำหรับคำถามที่ถามมานั้นขอตอบเป็นข้อๆตามลำดับความสำคัญดังนี้ครับ

4.  การเริ่มต้นสำหรับการบันทึกข้อมูล เราจะต้องมีข้อมูลขั้นต้นพร้อมไว้ก่อนการบันทึกรายการค้า จากปัญหาของคุณ อันดับแรก ก็ต้องไปกำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆจากหน้าเริ่มระบบก่อน จากนั้นค่อยมาสร้างรหัสเจ้าหนี้ รหัสลูกหนี้ รหัสสินค้า เท่าที่มีอยู่แล้ว ถ้ารายการใดยังไม่มี ก็ยังไม่ต้องกังวลไม่ต้องทำเผื่อ  เอาไว้เจอเมื่อไหร่ ก็บันทึกในตอนนั้น  เมื่อทำการบันทึกไฟล์หลัก หรือที่เรียกว่า ไฟล์มาสเตอร์ เช่นประวัติเจ้าหนี้ ประวัติลูกหนี้ และรายชื่อสินค้าที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นแล้วนั้น ก็เริ่มทำการบันทึกรายการซื้อ และขายได้ทันที  สำหรับผังบัญชีแนะนำให้ใช้ตัวที่แถมมากับโปรแกรมนะครับ (สำหรับมือใหม่)
1.  ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะเลือกใช้หัวข้อใด หากใช้หัวข้อ ซื้อสด, ซื้อเชื่อ, ก็ต้องมีรหัสเจ้าหนี้ไว้เสมอ แต่หากใช้หัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆเนื่องจากเป็นการชำระเงินสด หรือเช็คเงินสด ก็ไม่จำเป็นต้องบันทึกรหัสเจ้าหนี้ลงไปก็ได้  อย่างไรก็ตาม การบันทีกรหัสเจ้าหนี้ไว้ด้วยนั้นจะเป็นข้อดี ในภายหลัง เนื่องจากเราสามารถตรวจสอบรายการต่างๆที่เราได้ทำการจ่ายออกไปว่า จ่ายไปให้ใคร และค่าใช้จ่ายต่างๆที่บันทึกไปแล้วนั้นได้ซื้อมาจากเจ้าหนี้รายใด เพื่อเป็นรายงานในการใช้วิเคราะห์ในภายหลัง
2.  คำตอบเช่นเดียวกันกับข้อ 1.
3. ข้อนี้ต้องตอบว่า ได้ หากการบริการนั้นเป็นการรับเงินสดทุกครั้งไป และไม่ต้องการให้โปรแกรมตรวจสอบราคาขาย  โปรแกรม Express ได้กำหนดหัวข้อสินค้าบริการขึ้นมาเนื่องจากว่าในเวอร์ชั่นก่อนๆนั้น หัวข้อสินค้าบริการมีไว้แยกต่างหากจากหน้ารายละเอียดรายได้อื่นๆ เพื่อใช้สำหรับบันทึกในหน้าขายสด,และขายเชื่อ ส่วนรายได้อื่น ก็ให้นำรหัสจากรายละเอียดรายได้อื่นๆไปใช้แทน  แต่เวอร์ชั่นหลังๆ สามารถนำรหัสรายได้อื่นไประบุไว้ในบิลขายสด และขายเชื่อได้ด้วย  แต่ก็ยังมีความแตกต่างกันอีกเล็กน้อยคือ ในรหัสสินค้าบริการนั้นยังมีการระบุตารางราคาขาย เพื่อนำไปอ้างอิงสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้อีกด้วย ซึ่งในรายละเอียดรายได้อื่นๆยังไม่มี
  อีกประการหนึ่งก็คือ การบันทึกจากหัวข้อรายได้อื่นๆนั้นเป็นการทำแทน RV หรือสมุดรายวันรับที่ทางฝ่ายบัญชีเขาชอบมาบันทึกบัญชีด้วยตัวเองในภายหลัง แต่การใช้รหัสสินค้าบริการ, รหัสรายได้อื่นๆ มาบันทึกจากหน้าขายสด ,ขายเชื่อและรายได้อื่นๆนั้นเป็นการบันทึกรายการรับและลงบัญชีด้วยโปรแกรมทั้งระบบ
  สำหรับการบันทึกรายได้จากโปรแกรม Express เพื่อให้ Online ลงบัญชีโดยอัตโนมัตินั้นมีอยู่ 3 หัวข้อด้วยกันคือ ขายสด ,ขายเชื่อ , รายได้อื่นๆ
  ในธุรกิจบริการนั้น หากมีการขายกันเป็นเงินสดก็สามารถใช้หัวข้อรายได้อื่นๆได้ทันทีเช่นเดียวกันกับหัวข้อขายสด  แต่หากเป็นการให้เครดิตและภาษีขายที่เกิดขึ้นคุณเลือกเป็นเกณฑ์เงินสด หรือภาษีขายจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการรับชำระเงิน  ดังนั้นต้องใช้หัวข้อขายเชื่อ แทนหัวข้อขายสดและรายได้อื่นๆเท่านั้น  เพื่อให้รายการขายเชื่อนั้นเป็นรายการอ้างอิงในการรับชำระหนี้ต่อไป

** รายละเอียดสินค้า มีไว้ใช้เมื่อต้องการให้รหัสนั้นใช้สำหรับสินค้าที่มีตัวตน และต้องการให้โปรแกรมบันทึกสต๊อคการ์ดด้วย การนำรหัสสินค้าที่ทำจากหัวข้อรายละเอียดสินค้าเพื่อให้โปรแกรมทำการบันทึกสต๊อคการ์ดด้วยนั้น สามารถนำไปใช้ได้กับหัวข้อซื้อสด,ซื้อเชื่อ,ขายสด,ขายเชื่อ,และหัวข้อรายการประจำวันสินค้า เท่านั้น จะไม่สามารถนำไปใช้กับหัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆ และรายได้อื่นๆ    ส่วนรายละเอียดสินค้าบริการ มีไว้ใช้สำหรับงานบริการ และไม่ต้องการให้โปรแกรมทำการบันทึกสต๊อคการ์ดแต่อย่างใด

** หัวข้อที่ทำงานคล้ายรายละเอียดสินค้าบริการคือ รายละเอียดรายได้อื่นๆ  และรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ

  คิดว่าคงพอเป็นแนวทางในการเริ่มต้นได้บ้างแล้วนะครับ  ขอเอาใจช่วยครับ 

[apichit]

ขอบคุณครับ

มีคำถามเพิ่มอีกแล้วครับ

1.การบันทึกรายการสำหรับการจ่ายค่างวดรถ ทำอย่างไรครับ
2.การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน เราจะทราบได้อย่างไรว่ารายการใดจะต้องบันทึกสมุดรายวันโดยตรง ขอรายละเอียดด้วยครับ
3.การบันทึกสมุดเงินสดย่อยทำอย่างไรครับ ใน CD Trainning ไม่ได้บอกไว้เลย
4.กรณีมีการเบิกเงินเดือนล่วงหน้าทำอย่างไรดีครับ

มีอีกหลายข้อสงสัยที่อาจจะเกิดขึ้นตลอดเวลา ผมต้องขอขอบพระคุณอย่างสูงสำหรับข้อแนะนำของทุกท่านครับ

[ASAN]

1. คงต้องบอกว่าขึ้นอยู่กับการเลือกวิธีที่จะบันทึกรายการ บางคนอาจใช้สมุดรายวันโดยตรง บางคนอาจใช้ หัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งถ้าจะใช้หัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆก็ต้องมีการกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายนั้นๆก่อนเช่น 217-501  บัญชีเจ้าหนี้ค่างวดรถ จากนั้นถึงจะไปใช้หน้าบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆได้ โดยช่องรหัสสินค้าหรือช่องรายการก็เลือกรหัสเจ้าหนี้ที่เราได้กำหนดไว้แล้ว  แต่ก่อนอื่นที่จะบันทึกรายการตัดหนี้ คุณควรที่จะบันทึกรายการยกมา หรือรายการที่ทำให้เกิดหนี้ขึ้นก่อน  สำหรับรายการค่างวดรถนี้ ยังสามารถใช้หัวข้อซื้อเชื่อเพื่อบันทึกหนี้ ตอนเกิดรายการครั้งแรกก่อน แล้วค่อยไปชำระหนี้คล้ายระบบซื้อสินค้าเชื่อก็ได้ครับ
2. ขึ้นอยู่กับระบบและนโยบายทางบัญชีของคุณเป็นอย่างไร สำหรับโปรแกรม Express ไม่ได้กำหนดไว้ตายตัว แต่เราสามารถเลือกบันทึกได้โดยแต่ละหัวข้อมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน
3. รบกวนค้นหากระทู้เก่านะครับ มีคนเคยตอบแล้ว หรือโทรสอบถามฝ่ายบริการก็ได้
4. การเบิกเงินเดือนล่วงหน้า ให้ถือว่าผู้ที่เบิกไปเป็นลูกหนี้ของบริษัท การตั้งชื่อบัญชี จะตั้งเป็นชื่ออะไรก็ได้ ที่สื่อถึงความหมายของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น เงินเบิกจ่ายล่วงหน้า

[apichit]

รบกวนสอบถามเพิ่มด้วยครับ

1.ผมลองเก็บข้อมูลด้านซื้อก่อนนะครับ โดยลองบันทึกซื้อสดและซื้อเชื่อในวันเดียวกัน แล้วเข้าไปดูในเมนูบัญชี สมุดรายวันซื้อ ปรากฎว่ามีรายการที่บันทึกอยู่ทั้งซื้อสดและซื้อเชื่อ แต่ที่ไม่เข้าใจก้อคือ ในสมุดรายวันจ่าย ทำไมถึงไม่มีการจ่ายเงินสดออกไปครับ และเราจะทราบได้อย่างไรว่าเราบันทึกข้อมูลให้กับโปรแกรมครบหรือไม่ อย่างไร

2.เราจะพิจารณาว่าเป็นซื้อสดหรือซื้อเชื่อ    การซื้อเงินสด ต้องได้รับเงินภายในวันเดียวกันนั้นเลยหรือไม่ เพราะบางครั้งเวลาซื้อสดจริง ๆ อาจจ่ายเป็นเช็คล่วงหน้า 7 วัน กรณีเช่นนี้เราจะถือว่าเป็นซื้อเชื่อหรือไม่

3.ถ้าลงบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ แล้วต้องลงที่สมุดรายวันอีกหรือไม่

ขอบคุณครับ

[ASAN]

ตอบเลยนะครับ
1. อย่าคิดมากครับ ที่คุณไปดูที่สมุดรายวันซื้อมีการบันทึกบัญชีดังนี้
        Dr. ซื้อ  ( Periodic)                        XXX
            สินค้าคงเหลือ (Perpetual )
            ภาษีซื้อ                                        XXX
                  Cr.  เงินสด(ถ้าเป็นการซื้อด้วยเงินสด)            XXXX
                          เช็คจ่ายลงวันที่ล่วงหน้า (ถ้าจ่ายด้วยเช็ค)
                          เจ้าหนี้การค้า (ถ้าเป็นการซื้อเชื่อ)

    ดังนั้นรายการที่ซื้อสด จะ Cr. เงินสด ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องไปลงที่สมุดรายวันจ่ายอีก เป็นการบันทึกซื้อแบบขั้นตอนเดียวจบ  ส่วนรายการซื้อเชื่อ ก็จะ Cr. เจ้าหนี้การค้า  และจะลงรายการจ่ายที่สมุดรายวันจ่ายก็ต่อเมื่อมีการจ่ายชำระหนี้ไปแล้วเท่านั้น
                         

2.  ซื้อสด ไม่จำเป็นว่าต้องจ่ายเงินสดจริงภายในวันเดียวกัน จะชำระเป็นเช็คซึ่งลงวันที่ไว้ล่วงหน้าก็ได้  การที่เราจะบันทึกหัวข้อซื้อสด หรือซื้อเชื่อ ขึ้นอยู่กับว่าคุณสะดวกวิธีการบันทึกแบบไหน  ถ้าผม ผมจะเลือกซื้อเชื่อทั้งหมด รายการไหนที่เป็นการซื้อสดจริงๆ ก็จะทำการจ่ายชำระหนี้ที่หน้าการเงินอีกครั้งทันที เพื่อแยกคนที่ทำซื้อ กับคนที่จ่ายเงิน  แต่การทำงานคนเดียวก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน  ถ้าทุกอย่างอยู่ที่ซื้อเชื่อ เอกสารซื้อจะได้ Run เลขที่และอยู่แฟ้มเดียวกันหมด ไม่ต้องแยกแฟ้มให้ยุ่งยาก

3. ถ้าหัวข้อกำหนดการเชื่อมต่อบัญชีตอบ 'Y' ก็ไม่ต้องไปลงสมุดรายวันจ่ายอีก เพราะโปรแกรมทำให้เลย

[apichit]

ขอบคุณครับ

ข้อ 3 ที่ให้ตอบ "Y" ในการเชื่อมต่อบัญชีนั้นผมหาไม่เจอเลยครับ

รบกวนถามเพิ่มเลยนะครับ เริ่มเข้าใจมากขึ้นแล้วครับ

1. ถ้าเราถอนเงินจากบัญชีหนึ่งแล้วไปฝากเงินในอีกบัญชีหนึ่ง เช่น จากออมทรัพย์ ไปเข้า กระแสรายวัน  เราจะต้องบันทึกอย่างไรครับ

[ASAN]

- ข้อ 3 อยู่ ที่ เริ่มระบบ /ข้อ 5 / ข้อ 1  ดูที่บรรทัดแรกเลย สำหรับ For Dos ให้ตอบ Y หรือ N แต่ถ้า For Windows จะต้องเลือกติ๊กถูก สำหรับ Y และไม่ติ๊ก สำหรับ N นะครับ

- ใช้หัวข้อ การเงิน / ข้อ 3 / ข้อ 6/ ข้อ 3 โอนเงินระหว่างบัญชี  แต่ก่อนจะทำข้อนี้ จะต้องไปกำหนดรหัสบัญชีเงินฝากไว้ก่อนแล้ว ซึ่งอยู่ที่ การเงิน /ข้อ 3 / ข้อ 7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก

[apichit]

รบกวนขอถามท่านผู้รู้นะครับ

1.ผมได้ลองทำเกี่ยวกับ เรื่องเงินสดย่อย 

  1.1 กรณีเงินยืมพนักงาน ผมได้ใช้เงินสดย่อยจ่าย ที่ไม่เข้าใจคือ เวลารับเงินคืนจากพนักงาน จะต้องบันทึกอย่างไรครับ

  1.2 มีวิธีทำเกี่ยวกับการบันทึกเงินยืมพนักงานหรือไม่ครับ