ประมวลผลสิ้นปี

[wannisa]

[color=black][color=red]ค่ะมีคำถามจะถามค่ะ
1.ตอนประมวลผลสิ้นปี ทำวันใหนค่ะ พอดีหยุดวันที่ 26 ธ.ค.51 ค่ะ  แล้วมีเช็คค้างรับของเดือน ธ.ค. 51 เขาให้ไปรับวันที่ 5 ม.ค.52 ค่ะ
2.เวลาประมวลผล แล้วทำสำรองข้อมูล ตอนสำรองข้อมูลsaveไว้ในแฟรดไดร์ แล้วพอมาถึงวันที่เริ่มทำงาน 5 ม.ค.52 ก็นำแฟรดไดร์มาเสียบแล้วนำข้อมูลมาใช้ ใช่ใหมค่ะ[/color][/color]

[happy]

การประมวลผลสิ้นปี เป็นการล้างข้อมูลของปีเก่าออก และยกยอดคงเหลือมายังปีปัจจุบัน 
ในโปรแกรม Express จะเตรียมรอบบัญชีให้ทั้งหมด 2 ปี เผื่อไว้ตรวจสอบข้อมูลของปีเก่าให้ถูกต้อง
พร้อมทั้งคีย์ข้อมูลปัจจุบันได้  หากข้อมูลของปีเก่าถูกต้องแล้วจึงค่อยทำการประมวลผลสิ้นปี
ขั้นตอนการประมวลผลสิ้นปี
1. จัดเรียงข้อมูลทั้งระบบ
2. คำนวณยอดต่าง ๆ เช่น คำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่, คำนวณยอดลูกหนี้ใหม่, คำนวณสินค้า, คำนวณยอดเปลี่ยนแปลง, คำนวณทรัพย์สิน
(หากมี Error ฟ้องต้องแก้ไขข้อมูลก่อน)
3. หากเป็นระบบ Periodic ต้องมีการปรับปรุง
Dr.สินค้าคงเหลือปลายงวด 

[happy]

***ขอโทษค่ะต่อนะค่ะ**
Dr.สินค้าคงเหลือปลายงวด
  Cr.สินค้าคงเหลือต้นงวด    ผลต่างให้เข้าบัญชีต้นทุนขาย
ถ้าเป็น Perpetual ข้ามข้อ 3 ได้เลยค่ะ
4. และที่สำคัญคือต้องสำรองข้อมูลเก็บไว้ด้วย อาจจะใช้วิธีการกำหนดบริษัทใหม่ หรือ
สำรองข้อมูลลงแฟรดไดร์ ก็ได้
(หากสำรองลงแฟรตไดร์ เวลาเรียกใช้งานข้อมูลปีปัจจุบัน ไม่ต้องนำข้อมูลมาใช้ เว้นแต่
ต้องการดูข้อมูลของเก่า)
5. หลังจากตรวจสอบข้อมูลถูกต้องแล้ว ประมวลผลได้เลยค่ะ

[ASAN]

- ถ้ายังเป็นการทำงานรอบบัญชีถัดไป ยังไม่ต้องประมวลผล การประมวลผล จะทำเมื่อเห็นว่าบัญชีถูกต้องแล้ว หรือหลังจากปรับปรุงแก้ไขรายการตามผู้สอบเรียบร้อยแล้ว หากยังไม่เรียบร้อย ก็ให้ทำงานต่อเนื่องไปได้อีก 12 งวดเดือนของปีถัดไป

- ทำการสำรองข้อมูลให้เรียบร้อยก่อนการประมวลผลนะครับ การประมวลผล ให้ทำในห้องใหม่ของข้อมูล ตัวอย่างต่อไปนี้จะเป็นลำดับการทำงานที่ควรทำก่อนการประมวลผล
1. สมมุติปัจจุบัน อยู่ที่เก็บข้อมูล  D:\DATA\ABC_51
2. ทำการปรับปรุงรายการให้เรียบร้อยยกเว้น ปิดบัญชีสินค้าเข้าต้นทุนขาย ถ้าเป็น Periodic
3. ทำการสำรองข้อมูลปัจจุบันหลังการปรับปรุงบัญชีไว้ก่อน เช่น D:\BACKUP\ABC51.5
4. เมื่อต้องการประมวลผลให้สร้างบริษัทใหม่ โดยคัดลอกจากข้อมูลเดิม จะได้เป็น D:\DATA\ABC_52  ในขั้นตอนนี้ ควรให้ผู้ใช้รายอื่นหยุดการทำงานก่อน
6. เมื่อได้บริษัทในรอบบัญชีใหม่แล้ว ให้ปรับปรุงยอดสินค้าปลายงวด ถ้าเป็น Periodic ถ้าเป็น Perpetual ไม่ต้องทำอะไรและข้ามขั้นตอนนี้ไป
7. ทำการสำรองข้อมูลอีกครั้ง เพื่อว่าเวลาประมวลผลเกิดผิดพลาด จะได้นำข้อมูลล่าสุดมาลงใหม่ และเริ่มประมวลผลใหม่โดยไม่เสียเวลาบันทึกรายการสินค้าคงเหลือปลายงวดอีก  D:\BACKUP\ABCEND.5
8. ให้ทำการประมวลผลที่เก็บข้อมูล ABC_52 ซึ่งโปรแกรมจะลบรายการในปี 51 ที่เป็นเอกสารเรียบร้อยแล้วเช่น ชำระเงินแล้ว ผ่านเช็คแล้ว ฯลฯ ออกไปจากระบบ และทำยอดยกมาให้เองพร้อมเอกสารที่ค้างชำระ หรือยังไม่เรียบร้อยมาให้ในปี 52
9. เมื่อทำการประมวลผลแล้ว อย่าลืมตรวจสอบข้อมูลด้วยนะครับ ว่าถูกต้องมั๊ย เมื่อเห็นว่าถูกต้อง ก็ให้ผู้ใช้อื่นๆ เข้ามาใช้ข้อมูลที่ ABC_52 ต่อไปได้เลย
10. เปลี่ยนไปที่ข้อมูลเก่า ให้ไปล๊อกปิดงวดทั้ง 24 งวดของ D:\DATA\ABC_51 เพื่อไม่ให้ผู้ใช้คนอื่นแอบลักลอบเข้ามาใช้ในข้อมูลเก่าอีก แต่ยังสามารถเข้ามาตรวจสอบรายงานจากการบันทึกในปี 51 ได้เช่นเดิมแต่ไม่ต้องให้แก้ไขได้

* ก่อนการปิดบัญชีเพื่อประมาลผล อย่าลืม ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนด้วย เช่น ทำการคำนวณทุกหัวข้อ แก้ไขรายการต่างๆที่โปรแกรมแจ้งให้