ลบข้อมูลเก่าปี 42-42 ออกไม่ได้ ต้องทำอย่างไร บิลเยอะมาก

[akkawith]

พอดีเพิ่งจะรู้จักกับ express ได้ไม่นาน แต่ปัญหานี้มันมีมานานแล้ว ก่อนที่ผมเข้ามารับหน้าที่นี้ครับ

ปัจจุบันใช้ xp5 อยู่ กำัลังจะเปลี่ยนเป็น for windows แต่ติดตรงที่เวลา back ข้อมูลมาแล้วข้อมูลปี 42-43 มาด้วย
ซื่งมีหลายบิลมากพยายามลบจาก xp5 มาอาทิตย์หนึ่งก็ได้เพียงครื่งเดือนของปี 42 สอง และลบข้อมูลหัวข้อหนึ่ง ก็ยังเหลืออีกหัวข้อหนึ่ง
จึงไม่ทราบว่าจะทำอย่างไรให้เลือกลบทั้งปี 42-43 ได้ในคราวเดียว เพื่อที่จะได้นำข้อมูลที่เป็นปัจจุบันมาใช้ใน for windows

[savek]

แบบนี้ใช้วิธีประมวลผลสิ้นปีจากในโปรแกรม น่าจะดีที่สุดครับ

เพราะการประมวลผลสิ้นปี โปรแกรมจะทำการเคลียร์หรือลบบิลซื้อ/ขาย การลงบัญชีต่างๆ ของปีที่เราปิดประมวลผลออกไปให้ครับ

โดยมีเงื่อนไขที่ว่าบิลเหล่านั้นจะต้องเป็นบิลที่รายการสมบูรณ์แล้ว เช่น เป็นบิลขายหรือบิลซื้อเงินเชื่อ ที่ทำการรับหรือจ่ายชำระหนี้เรียบร้อยแล้ว

เมื่อประมวลผล โปรแกรมก็จะลบบิลเหล่านี้ทิ้งให้ครับ โดยการประมวลผลสามารถ เลือกประมวลผลปีล่าสุดได้ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลก่อนหน้าปีที่เราประมวลผล จะถูกลบทิ้งไปทั้งหมดในคราวเดียวครับ

[savek]

ส่วนที่ว่า ข้อมูลอยู่นอกรอบบัญชี แสดงว่ามีการไปแก้ไขในเมนูกำหนดรอบบัญชีครับ ซึ่งจริงๆ แล้ว ในเมนูกำหนดรอบบัญชี ต้องไม่มีการเข้าไปแก้ไขเองนะครับ โปรแกรมจะเปลี่ยนให้เองตอนที่เราประมวลผลสิ้นปี

ดังนั้นวิธีการแก้ไข ต้องเข้าไปที่เมนูกำหนดรอบบัญชี กำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชีให้เป็นวันที่ต้นปีของรอบบัญชีแรกที่เรามีการป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หากเราป้อนข้อมูลในโปรแกรม Express มาตั้งแต่ปี 42 วันที่เริ่มต้นรอบบัญชีก็ควรเป็น 01/01/2542

และให้กำหนดวันที่ในงวดที่ 24 เป็นวันที่สุดท้ายของรอบบัญชีปีล่าสุดที่เราป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หากทำงานมาจนถึงปีล่าสุดนี้ คือ ปี 2552 ก็ให้กำหนดวันที่ในงวดที่ 24 เป็น 31/12/2552 จากนั้นทำการคำนวณยอดในโปรแกรม ทุกๆ ระบบ / รวมถึงจัดเรียงข้อมูล แล้วจึงปิดประมวลผลตามขั้นตอน ก็จะสามารถทำได้ครับ

[sayamol]

สงสัยเรื่องปิดประมวลผลค่ะ คือใช้มา4ปีแล้ว ยังไม่เคยปิดประมวลผลเลย หากข้อมูลเคยมีการลบ หรือแก้ไขแบบไม่ถูกต้องจะทำให้การประมวลผลยุ่งยากไหมคะ เช่น บางทีลงรายการขายสินค้าแล้ว แต่ลูกค้าเปลี่ยนใจไม่เอา ใช้วิธีลบรายการสินค้าเลย อย่างนี้เมือประมวลผล จะทำได้รึเปล่าคะ

[savek]

หากบิลยังมีรายการไม่สมบูรณ์ เช่น บิลขายยังไม่ได้รับชำระหนี้ หรือบิลซื้อยังไม่ได้จ่ายชำระหนี้ บิลเหล่านี้ก็จะถูกยกมาในงวดบัญชีใหม่ หลังการปิดประมวลผลด้วยครับคุณ Sayamol

แต่ยังไงก็ตาม อย่างน้อยข้อมูลในระบบอื่นๆ เช่น ระบบบัญชี ระบบการเงิน ระบบสินค้า ก็จะถูกเคลียร์ทิ้งไปเป็นจำนวนมาก (เหลือเป็นยอดยกมาในปีปัจจุบันมาให้) ซึ่งก็จะทำให้การใช้งาน Express มีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้นนะครับ

สรุปว่า หากไม่ได้ปิดประมวลผลมานานแล้ว ก็อยากให้ประมวลผลในโปรแกรม Express ดีกว่าครับ เพราะทั้งจะทำให้การใช้งานมีความรวดเร็วมากยิ่้งขึ้น การค้นหาข้อมูลต่างๆ ก็จะง่ายขึ้นด้วยครับ