ขอคำปรึกษาเกี่ยวกับการออกใบกำกับ,ใบวางบิล,และใบเสร็จ

[OLO]

เป็นธุรกิจฝากขายครับ...ก็ถามในบอร์ดนี้ก็หลายครั้งแล้ว..แต่ก็ยังมีข้อสงสัยเกิดขึ้นมาเรื่อยๆ ...วันนี้ก็เช่นกันครับ...อยากถามว่า "หากใช้วิธีที่ตัดยอดบิลใบกำกับใบเดิมกับยอดขายแต่ละเดือนและถ้าหากมีการรับคืนสินค้าจริงก็ออกใบลดหนี้ตัดกับยอดใบกำกับใบนั้นไป...ทำเช่นนี้ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะตัดใบกำกับใบนั้นจนหมดจะทำได้ไหมครับ...ผมลองทำดูแล้ว แต่ติดปัญหาอยู่ตรงที่ใบวางบิลไม่ยอมให้จิ้มยอด (ยอดที่ขายได้) เหมือนใบเสร็จ

ผมว่าวิธีนี้ก็ OK เหมือนกันนะครับ...ไม่ต้องไปลดหนี้ตั้งหนี้ใหม่ให้เสียเวลา ไม่เปลืองกระดาษด้วย แต่ไม่รู้ว่ามันจะติดปัญหาอะไรหรือเปล่า


ขอคำแนะนำครับ....รบกวนผู้่รู้ทั้งหลายด้วยครับ

[suchai]

วิธีที่ดีที่สุด คือ การเดินรายการที่เป็นธรรมชาติ ไม่ขัดแย้งกับระบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น เอกสาร ลูกค้า สต๊อก บัญชี การเงิน หรือ เวลาที่เกิดเหตุการณ์ ฯลฯ

หลังจากที่นำไปทดสอบแล้ว รู้สึกว่า ดี ตรงนี้คือ พัฒนาการ ของ [color=red]Document Flow ว่าเดินอย่างไรถึงสวย เรียบง่ายแต่ครบถ้วน ก็กลับมาปรับแต่งและออกแบบ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวยิ่งขึ้น เมื่อระบบมันนิ่งแล้ว เราก็จะได้ความรู้ว่า ธุรกิจฝากขาย ควรเดินรายการลักษณะนี้ ไม่มีกฏเกณฑ์อะไรที่ตายตัว แต่ยึดแค่หลัก สะดวก ไม่ขัดแย้ง ไม่ซ้ำซ้อน เรียบง่าย และครบถ้วน
(รู้มั้ยครับว่า เราได้ออกแบบระบบฝากขาย และคุณได้ไปลองเดินรายการ และผลลัพธ์ของมันก็ได้ออกมาแล้ว เราสามารถเลือกทางเลือกอื่นๆ ได้ แต่เราจะเป็นผู้ตัดสินใจเองว่า อะไรคือ  ดีที่สุด)

พอมาถึงจุดนี้ ถือว่าระบบการเดินรายการและเอกสาร ทำงานได้เป็นที่น่าพอใจ ก็จะเหลือตอนจบ ที่สำคัญและยากที่สุด
(ผมสังเกตุพัฒนาการของธุรกิจ สุดท้ายก็ต้องเดินมาถึงตอนจบ คือ ดูรายงาน แต่ที่เห็นส่วนใหญ่ คือ การทำรายงานเป็นเรื่องๆ ไป เช่น รายงานขายเชื่อ  รายงานใบวางบิล รายงานรับชำระหนี้ ซึ่งก็ยังมีข้อจำกัดทางด้านเวลา ในการนำรายงานหลายๆ ตัว พิมพ์ออกมาเปรียบเทียบ กว่าจะรู้ก็ใช้เวลาพอสมควร ยิ่งไปออก Excel แล้วตัวเลขจะไม่เป็นปัจจุบัน [color=blue]และด้วยความบังเอิญที่ไม่ได้ตั้งใจ จากการที่ลูกค้าก็ไม่รู้ว่าโปรแกรม Express ทำอะไรได้บ้าง ก็ขอให้ทุกอย่างที่อยากรู้และมีความต่อเนื่องกัน ถูกสรุปลงในรายงานฉบับเดียวและมีมุมมองที่กระทัดรัด เกือบคล้ายตาราง Excel ซึ่งสุดท้ายผมก็ทำสำเร็จ ผมรวบรายงาน ใบสั่งขาย เปรียบเทียบ สินค้าคงเหลือ เปรี่ยบเทียบ ยอดสั่งผลิต ตรวจดู การสั่งซื้อ ดูการรับการผลิต และนัดส่งสินค้า จนถึงการรับชำระหนี้ รวบลงอยู่ในรายงานเดียว มันเห็นความเคลื่อนไหวภาพรวมอยู่ตลอดเวลา แต่กว่าจะฝึกต่อรายงานแต่ละส่วนจนเกิดความชำนาญก็ยากสุดๆ และใช้เวลาหลายเดือนจนจะเกือบปี นอกจากเชื่อมกันแล้ว ยังต้องสั่งให้โปรแกรม ฉลาดที่จะเปรียบเทียบ เอกสารต่างๆ ว่ามีความคืบหน้า หรือเกิดอุปสรรคอะไรบ้าง[/color])

เมื่อเข้าใจผลลัพธ์ในการรับรู้ว่าสามารถทำได้ ก็กลับมามองที่ระบบหนึ่งๆ หรือหลายๆ ระบบที่เกี่ยวข้อง ว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร แล้วก็เริ่มทำการหารายงานกลาง ที่จะเป็นจุดเชื่อมระบบต่างๆ เข้ามา หากบางระบบไม่มีสิ่งเกี่ยวพันธ์ ก็ใช้การสร้างความสัมพันธ์ขึ้นมาใหม่ เพื่อให้มันทะลุถึงกันได้

ผมเคยดู[color=red]รายงานสินค้าคงคลัง เห็นมากว่า 10 ปี อาเจียนไปหลายรอบ เขียนการคำนวณระบบสินค้าได้ซับซ้อน ก็คล้ายๆ หลักศิลาจารึก ต้องเอา Expression มานั่งแปลเป็นไทย ว่า จากอะไร เงื่อนไขอะไร พอแปลเสร็จถึงจะเข้าใจว่า โปรแกรม Express ใช้หลักการคำนวณอย่างไร รายงานพวกนี้ เป็นครูชั้นเอกเลยครับ ใครอ่านทุกรายงานแล้วเข้าใจความหมายที่เขียนไว้ในรายงานต้นฉบับ แล้วนำมาประยุกต์ คุณจะเข้าถึงจุดๆ นึง ที่แทบจะพูดได้ว่า ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้ เพียงแต่ให้ได้ลงมือทำ ความสำเร็จที่ออกมา อาจจะไม่เท่ากับที่เราคาดหวัง แต่บ่อยครั้งที่ผลออกมาเกินความคาดหวัง[/color]

ผมจะตั้งชื่อระบบรายงานอัจฉริยะแบบนี้ว่า Intelligent Report =IR

สรุป คุณต้องมี รายงาน IR สำหรับระบบฝากขาย ที่แสดงสถานการณ์ของการฝากขาย ที่ต่อเนื่อง ครบถ้วน เพื่อบริหาร ตัดสินใจ หรือกลับมาแก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารที่เดินไปแล้ว มันจะรู้โดยการเปรียบเทียบว่ามีอะไรผิดพลาดตรงจุดไหน ความรู้ไม่ได้อยู่ที่ตัวโปรแกรม แต่อยู่ที่เราใส่ความคิดเข้าไปในระบบ รายงานพวกนี้ ยากกว่ารายงานทั่วไป ต้องใช้เวลาปรับแก้ไขค่อนข้างนานจนกว่าจะเข้าที่ เมื่อทำจนไม่มีอะไรจะปรับปรุงแล้ว ต้องไปดูคนใช้ กดปุ๊บรู้ปั๊บ ติดงอมแงมเลย มันทำให้ผู้ใช้งาน มีความฉลาดทางสมองขึ้นเยอะ เพราะมีจุดให้สังเกตุ ระมัดระวัง และตัดสินใจได้เดี๋ยวนั้น ว่ามีอะไรผิดปกติ

การจะเขียนรายงาน IR ออกมาได้ ต้องมีการ Implement ระบบ ศึกษาให้เข้าใจจริงๆ ว่าต้องการอะไร มีปัญหาอะไร เตรียมโครงสร้าง เดินรายการ และเขียนรายงาน ตรวจผล หากไม่ดี นำกลับไปแก้ไขโครงสร้าง เดินรายการ เขียนรายการ และตรวจผล ทำซ้ำๆ อยู่จนกว่าจะตอบทุกคำถามให้ได้ในเวลาที่สั้นที่สุด ด้วยการคีย์ข้อมูลแบบง่ายๆ แต่มีจุดสังเกตุ หรือจุดตรวจความผิดพลาดในระบบเอง

10 กว่าปี ที่เดินทางวางระบบ ไปในจังหวัดต่างๆ ไปในธุรกิจต่างๆ ทั้งโรงงานที่ฝุ่นมาก อากาศร้อนไม่มีแอร์ คลังน้ำมันที่เหม็นน้ำมัน เคมีเกษตรที่มีกลิ่น โรงพยาบาลจังหวัดที่มีโรคติดต่อระบาด มินิมาร์ท-ซุปเปอร์มาเก็ต บริษัทฯ ห้างร้านต่างๆ ความรู้ที่แท้จริง ถูกซ้อนอยู่ที่หน้างาน ที่มีทั้งฝุ่น ทั้งเหม็น ทั้งร้อน ผมถึงเข้าใจว่า ทำไมหลายๆ โปรแกรมถึงไม่สามารถพาตัวเลขไปถึงจุดหมายปลายทางได้ (หากคุณนั่งทำตัวเลขอยู่ใน office ที่มีแต่แอร์เย็นฉ่ำ โดยที่ไม่เคยไปดูหน้างานเลย) เราต้องเข้าไปศึกษาทั้งงาน ทั้งคน ขบวนการ ความเกี่ยวข้อง ต้องแม่นยำตั้งแต่ คอมพิวเตอร์พื้นฐาน ระบบ Lan setup โปรแกรมให้เหมาะกับธุรกิจ ติดตาม และเขียนรายงานควบคุม เมื่อทุกอย่างมันหมุนรวมเป็นหนึ่ง ความเจริญมันจะเกิดขึ้น ผมเชื่อว่าสักวันหนึ่งผู้คนจะยอมรับว่าอย่างน้อยก็ยังมีโปรแกรมเล็กๆอยู่ 1 โปรแกรมบนโลกนี้ ที่พิสูจน์ทุกขั้นตอนว่า ตัวเลข หรือสสารต่างๆ ไม่มีวันสูญสลาย ด้วยเวลาที่รวดเร็ว แม่นยำ และเรียบง่าย โปรแกรม Express ยังคงต้องเดินหน้าต่อไป

ราคา Implement ไม่ถูกครับ ขึ้นอยู่กับรายละเอียดงาน[/color]