การปิดบัญชีสิ้นปี

[tharuarux]

สวัสดีค่ะ รบกวนสอบถามวิธีการปิดบัญชีสิ้นปี มีขั้นตอนอย่างไรบ้างคะ  ใช้ Express Version 1.0 (Internal) ค่ะ

[savek]

รบกวนดูในคู่มือวิธีการใช้งานได้เลยนะครับ

บทที่ 22 หน้า 353 ครับ และถ้าติดขัด หรือไม่เข้าใจตรงไหน สอบถามเพิ่มเติมในกระทู้นี้ได้เลยนะครับ

[tharuarux]

ขอบคุณค่ะ จะลองเข้าไปศึกษารายละเอียดก่อนนะคะ ถ้าไม่ได้ยังไง จะรบกวนสอบถามเพิ่มเติมนะคะ

[savek]

ยินดีเลยครับคุณ Tharuarux

[tharuarux]

รบกวนสอบถามเพิ่มเติมค่ะ

ในกรณีนี้ เราต้องทำการปิดบัญชี รายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนขาย กำไรขาดทุน ไปเข้าที่ บัญชีกำไรสะสมในสมุดรายวันทั่วไปเองหรือเปล่าคะ  หรือว่าระบบจะทำการปิดให้เองอัตโนมัติคะ

[savek]

ระบบจะทำการปิดให้โดยอัตโนมัติครับ เราไม่จำเป็นต้องบันทึกปิดบัญชีเองในสมุดรายวันนะครับ

นอกจากหากมีการบันทึกบัญชีแบบ Periodic ในกรณีนั้นต้องมีการบันทึกสินค้าต้นงวด ปลายงวดในสมุดรายวัน ตามขั้นตอนที่แจ้งไว้ในคู่มือนะครับ

[tharuarux]

ใ่ช่ค่ะ บริษัทฯ บันทึกบัญชีสินค้าระบบ Periodic ค่ะ แล้วก็มีการบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวดในสมุดรายวันเรียบร้อยแล้วค่ะ แต่ทีนี้ ทางผู้สอบบัญชี ได้แจ้งมาว่า ให้ทำการบันทึกบัญชีเพิ่มเติมในสมุดรายวันทั่วไป ก่อนที่จะทำการปิดบัญชี  ดังนี้ค่ะ 

1.  ปิดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย  เข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน)
2.  ปิดบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิต  เข้าบัญชีต้นทุนขาย
3.  ปิดบัญชีต้นทุนขาย  เข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน)
4.  บันทึกภาษีเงินได้นิติบุคล ประจำปี 54
5.  ปิดบัญชีภาษีเงินได้นิติบุคคล  เข้าบัญชีกำไร (ขาดทุน)
6.  ปิดบัญชีกำไร (ขาดทุน)  เข้าบัญชีกำไรสะสม

ก็เลยงงค่ะ ไม่รู้ว่าจะต้องทำแบบไหนคะ แล้วจะต้องบันทึกบัญชีข้อไหนเพิ่มเติมบ้างหรือเปล่าคะ
ก่อนปิดบัญชีเราต้องทำการกำหนดบริษัทใหม่ด้วยหรือเปล่าคะ เพราะเข้าไปอ่านเจอใน Web ของ esg ค่ะ เรื่อง วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express  แต่พอมาอ่านในเอกสารประกอบการอบรม ไม่ได้พูดถึงเรื่องนี้เลยค่ะ  แล้วพอปิดไปแล้วเนี่ย ตอนที่เริ่มเข้า Express ใหม่เนี่ย เค้าจะให้เราเลือกข้อมูลก่อนที่จะเปิดเข้าไป เราต้องทำยังไงคะ

[savek]

ขั้นตอนการกำหนดบริษัทใหม่ที่ว่านั้น มีไว้ในกรณีที่เราต้องการเก็บข้อมูลของปีเก่าเอาไว้ในเครื่องด้วยครับ

คือ แยกข้อมูลแต่ละปี ออกเป็นแต่ละบริษัท ซึ่งจะสะดวกเวลาเราต้องการกลับไปดูข้อมูลของปีเก่า ก็สามารถเรียกดูได้ทันที โดยไม่ต้องไปทำในหัวข้อ นำข้อมูลสำรองมาใช้

แต่ก็ทำให้ต้องใช้เนื้อที่ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อเก็บข้อมูลมากขึ้นครับ

ส่วนขั้นตอนการประมวลผลนั้น โดยสรุปก็คือ

1.จัดเรียงข้อมูล คำนวณยอดในระบบต่างๆ ให้เรียบร้อย
2.พิมพ์รายงานที่สำคัญ หรือรายงานที่ต้องการ เก็บเอาไว้ให้เรียบร้อย (เพราะเมื่อมีการปรับปรุงรายการทางบัญชีไปแล้ว เช่น ปิดบัญชีสินค้าต้นงวด ปลายงวด จะดูรายงานบางตัวไม่ได้อีกครับ)
3.ปรับปรุงรายการบัญชีตามขั้นตอนของโปรแกรม เช่น ปิดบัญชีสินค้าต้นงวด ปลายงวด เข้าต้นทุนขาย และบันทึกบัญชีภาษีเงินได้
4.สั่งปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม

ส่วนขั้นตอนปิดรายได้ ค่าใช้จ่าย หรือปิดกำไรขาดทุน เข้ากำไรสะสมนั้น ไม่ต้องทำเลยครับ เพราะโปรแกรมจะทำขั้นตอนเหล่านี้ให้ทุกอย่างอยู่แล้วครับ ตรงนี้คงต้องแจ้งทางผู้สอบว่าทางเรามีการใช้โปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์ ซึ่งระบบจะจัดการเรื่องพวกนี้ให้โดยอัตโนมัติอยู่แล้วนะครับ

[tharuarux]

ขอบคุณค่ะ จะลองทำตามที่แนะนำนะคะ ถ้าไม่ได้ยังไง จะรบกวนสอบถามเพิ่มเติมนะคะ

[ASAN]

ผมจะขออนุญาตเสริมสักนิดนะครับ  เนื่องจากว่าช่วงนี้เป็นช่วงของการประมวลผลข้อมูลทางบัญชี อาจทำให้หลายท่านที่เป็นมือใหม่ปีแรกของการประมวลผลกับโปรแกรม Express อาจสับสนกับการทำงานจริงในโปรแกรม กับทำตามคำแนะนำของผู้สอบบัญชี

สำหรับคำแนะนำของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับวิธีการปิดบัญชีสิ้นปี หรือบางท่านอาจถูกแนะนำโดยเจ้าหน้าที่สรรพากร(ผมเคยเห็นกระทู้เก่าๆ) ว่าต้องมีรายการปรับปรุงปิดบัญชี  โดยหลักแล้วถูกต้องตามที่ท่านเหล่านั้นแนะนำนะครับ  สมัยที่เราเคยเรียนกัน ครูบาอาจารย์ก็สอนให้ปิดบัญชีแบบนี้ละครับ หรือน้องๆที่กำลังเรียนกันอยู่ ก็ปิดบัญชีกันแบบนี้เหมือนกัน เพราะตำราเดียวกัน คือ .-
- ปิดรายได้เข้ากำไรขาดทุน
- ปิดค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุน
- ปิดสินค้าคงเหลือเข้าต้นทุนขาย
- ปิดต้นทุนขายเข้ากำไรขาดทุน
- และปิดกำไรขาดทุนเข้ากำไรสะสม เป็นรายการสุดท้าย

ซึ่งบางกิจการที่เป็นระบบการผลิตต้องปิดต้นทุนผลิตเข้าต้นทุนขายไปก่อน แล้วค่อยปิดต้นทุนขายเข้าไปยังกำไรขาดทุนอีกต่อหนึ่ง  ซึ่งทั้งหมดนี้เมื่อนำมาใช้กับระบบบัญชี Express ขั้นตอนต่างๆเหล่านี้จะหายไปบางส่วนหากคุณนำไปใช้เต็มระบบ   
หรือจะไม่หายเลยหากคุณนำ Express ไปบันทึกบัญชีผ่านสมุดรายวันเพียงอย่างเดียว หรือเหมือนกับที่สำนักงานบัญชีหลายๆแห่งนิยมบันทึกกันอยู่  หรือที่เขาพูดกันว่าใช้ GL อย่างเดียวเท่านั้น

หลักการทำงานของโปรแกรม Express นั้นเรานำมาใช้เพื่อความคล่องตัว รวดเร็ว ประหยัดเวลา ประหยัดทรัพยากรอื่นๆ และเพื่อให้งานเอกสารทางบัญชีเดินในรูปแบบระบบบัญชีที่ถูกต้องตามที่ควร  บางหัวข้อที่สามารถตัดตอนออกไปได้โดยการอ้างอิงจากข้อมูลของโปรแกรม มีที่มาที่ไปสามารถนำมาอ้างอิงต่อเนื่องกันได้ ก็ไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลซ้ำหรือทำขั้นตอนนั้นอีก เพียงแต่โปรแกรมจะจัดทำให้ในเวลาประมวลผลแทนการลงบัญชีผ่านสมุดรายวัน เช่นปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุน ปิดกำไรขาดทุนเข้ากำไรสะสมเป็นต้น ซึ่งรายการเหล่านี้ไม่ได้มีผลต่อการการเปลี่ยนแปลงของยอดเงินในกำไรขาดทุนของปีนั้น

ในระบบบัญชี Express หากเป็นธุรกิจที่ใช้ระบบบัญชีสินค้าคงเหลือเป็น Perpetual หรือบันทึกต้นทุนทันทีที่เกิดรายการเคลื่อนไหวเกี่ยวกับสินค้า หรือเป็นธุรกิจบริการซึ่งไม่มีสินค้าคงเหลือ การปิดบัญชีนั้นเราแทบจะไม่ต้องทำอะไรเลยจากวิธีการปิดบัญชีที่เราเรียนกันมา  แต่ถ้าระบบบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นแบบ Periodic หรือบันทึกต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวด อันนี้เราต้องบันทึกยอดสินค้าคงเหลือทุกๆงวดนะครับ โดย.-
  Dr. สินค้าคงเหลือปลายงวด
  Dr.(Cr.) ต้นทุนขาย 
        Cr.สินค้าคงเหลือต้นงวด

แต่เนื่องจากโปรแกรม Express อำนวยความสะดวกในหัวข้อนี้(ถ้าเราใช้เต็มระบบ) เราก็ไม่ต้องมาบันทึกในสมุดรายวันอีกเช่นกัน เพียงแต่ไปหยอดตัวเลข หรือให้เครื่องคำนวณหายอดสินค้าคงเหลือให้เอง( ถ้าใช้สต๊อคการ์ดของตัวโปรแกรมด้วย)ในหัวข้อบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ

ดังนั้นเพื่อให้ปฏิบัติในรูปแบบเดียวกันนี้เป็นมาตรฐานของการปิดบัญชีในโปรแกรม Express ผมขอแนะนำให้ทำตามขั้นตอนดังนี้นะครับ

1. เมื่อได้รับรายงานจากผู้สอบบัญชี ว่าให้ปรับปรุงรายการผิดพลาดใดบ้างเพื่อให้ตรงกับงบที่ผู้สอบทำไว้  ให้เราทำรายการปรับปรุงรายการตามนั้น ยกเว้นรายการปิดบัญชีทุกการข้างต้น ไม่ต้องทำ

2. ปรับปรุงรายการผิดพลาดตามรายงานผู้สอบฯเสร็จแล้ว ให้พิมพ์งบทดลองหรือกระดาษทำการแบบ Perpetual ออกมาเปรียบเทียบ(ถ้าใช้ Perpetual)  หรือกระดาษทำการแบบ Periodic (ถ้าเป็นแบบ Periodic) มาตรวจสอบยอดให้ถูกต้องเสียก่อน พึงสังเกตุว่าในงบกำไรขาดทุนของผู้สอบที่ทำเป็นเล่มมาให้แล้วนั้น กำไรขาดทุนที่แสดงจะเป็นยอดที่มีภาษีเงินได้นิติบุคคลมาแล้ว  ดังนั้นจึงมีรายการปรับปรุงตัวสุดท้ายที่เราต้องไม่ลืมก็คือ 
          Dr. (5)ภาษีเงินได้นิติบุคคล    XXXX  เป็นยอดภาษีที่บริษัทต้องจ่ายทั้งสิ้นในปีนั้น
              Cr. (1) ภาษีเงินได้นิติบุคคล ถูกหัก ณ ที่จ่าย  xxxx  เป็นยอดเงินภาษีที่ถูกหักไว้ก่อน หรือทางลูกค้าหักเราไว้ก่อนจากงานบริการ
              Cr. (1) ภาษีเงินได้นิติบุคคล จ่ายล่วงหน้า      XXXX  เป็นยอดภาษีที่ประเมินไว้กลางปี ที่เรานำส่งไปก่อนแล้ว
              Cr. (2) ภาษีเงินได้นิติบุคคล ค้างจ่าย            xxxx  เป็นยอดที่หักลบกันทั้ง 3 รายการแรกแล้วยังเหลือที่เราต้องนำส่งในรอบบัญชีถัดไป

3. เมื่อบันทึกรายการครบถ้วน และเห็นว่ากำไรขาดทุนที่ปรากฏตรงกันแล้ว ก็ให้ล๊อคงวด 12 ไว้ก่อน และรอจนพร้อมจะประมวลผลค่อยทำข้อต่อไป

4. เมื่อพร้อมจะประมวลผลแล้ว ให้ผู้ใช้ท่านอื่นออกจากระบบไปก่อน(ถ้าคุณใช้โปรแกรมเป็นระบบ LAN) จากนั้นให้ทำการล๊อคงวดทั้งหมดทั้ง 24 งวดไว้ เพื่อจะได้ไม่ต้องมาแก้ไขข้อมูลกันอีกของปี 54 และข้อมูลต่อเนื่องปี 55 ในที่เก็บข้อมูลของปีเก่า เช่น ABC_54

5. ให้ทำการสำรองข้อมูลไว้ครั้งหนึ่งก่อน เช่นเก็บชื่อ ABC54 สำหรับข้อมูลบริษัท ABC ในปี 2554

6. เปิดบริษัทใหม่ในชื่อ ABC_55  ถ้าของเก่าเป็น ABC_54 และตั้งกลุ่มบริษัทให้ผู้ที่กำลังจะประมวลผลมองเห็นเพียงคนเดียว เพื่อไม่ให้ผู้อื่นลักลอบเข้ามาในระบบขณะประมวลผลซึ่งจะทำให้ข้อมูล Error ได้

7. ตอนนี้คุณอยู่ในข้อมูล ABC_55 ทำการปลดล๊อคงวด 12-24 ออกไป

8. ถ้าใช้ระบบ Perpetual ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป แต่ถ้าใช้ Periodic หรืองานบริการที่มีอะหลั่ยคงเหลือแล้วเลือกระบบบัญชีสินค้าเป็นแบบ Periodic ให้ไปที่ JV แล้วทำการปิดยอดสินค้าคงเหลือ ดังนี้
    Dr. สินค้าคงเหลือ (ยอดสิ้นปี)      xxxx
    Dr.(Cr.) ต้นทุนขาย  (ผลต่างของต้น-ปลาย)    xxxx
          Cr.  สินค้าคงเหลือ (ยอดต้นปี)                    xxxx
การทำรายการปรับปรุงนี้ เพื่อให้โปรแกรมทราบว่า นี่คือรายการปิดบัญชีจากรอบบัญชีทั้งหมดของประจำปีปัจจุบัน ไม่ใช่ปิดงวดบัญชี (ซึ่งการปิดงวดบัญชี ไม่ต้องทำรายการนี้ เพียงแต่หยอดตัวเลขสินค้าคงเหลือ ในหัวข้อบัญชี ข้อ 5 เท่านั้น)

9. หลังจากทำรายการปิดสินค้าแล้ว ให้ทำการสำรองข้อมูลอีกครั้งหนึ่งใช้ชื่อว่า ABCTEST  ทั้งนี้หากช่วงการประมวลผลมีข้อผิดพลาดเช่นไฟดับ เครื่องค้าง เราจะได้ไม่ถอยหลังไปรับข้อมูลที่สำรองก่อนหน้านั้น แล้วต้องเสียเวลามาปรับปรุงปิดสินค้าคงเหลืออีก

10. สำรองเสร็จแล้วใช้หัวข้ออื่นๆ ข้อ 4. ประมวลผลสิ้นปี ซึ่งในขั้นตอนนี้ โปรแกรมจะให้เรายืนยันความตั้งใจอีกครั้ง พิมพ์ YES ในช่องนั้นแล้วกดตกลง  รอสักครู่โปรแกรมจะคำนวณกำไรสะสม จากนั้นจะขึ้นมาให้เรายืนยันรอบบัญชีใหม่ ที่ให้ยืนยันนี้เผื่อว่าถ้าเราทำข้อมูลย้อนปีเก่าๆมีข้อมูลใหม่ปัจุบันปนด้วย ก็ให้แก้รอบ 24 ให้ตรงกับที่มีข้อมูลอยู่ในปัจจุบัน เพื่อให้ข้อมูลปัจจุบัน ยังถูกคำนวณอยู่ในงวดที่ 24 โดยไม่ตกหล่นไป    และเมื่อเราเห็นว่ารอบปกติที่ควรจะเป็นถูกต้องเรียบร้อยแล้วก็กด F9 หรือกดตกลง  ช่วงนี้ต้องรอด้วยความกระวนกระวายสักนิด "พ่อเจ้าแม่เจ้า อย่าให้มันเป็นอะไรเลยนะช่วงนี้ จะได้รีบกลับบ้านสักที" (อันนี้ลูกค้าผมบางรายเคยบ่น เพราะข้อมูลมหาศาล แต่เครื่องคอมเดี๋ยวดีเดี๋ยวร้าย)  โปรแกรมจะใช้เวลาเพียงน้อยนิดและเรียบร้อย หรือใช้เวลานานจนถึงนานนนนน แล้วค้างไปเลยถ้ามีข้อผิดพลาด  หากมีข้อผิดพลาดให้นำข้อมูลจากข้อ 9 มาทำลงใหม่ และเริ่มประมวลผลใหม่ได้เลยครับ

11. เมื่อผ่านขั้นตอนพ่อเจ้าแม่เจ้าเรียบร้อยแล้ว ก็เป็นอันว่าเสร็จสิ้น  ให้ไปที่กำหนดบริษัทใหม่ แล้วเปลี่ยนกลุ่มบริษัทให้ผู้อื่นมองเห็นปกติ แล้วแจ้งให้ผู้อื่นทำงานต่อไปได้ทันทีที่ข้อมูลของ ABC_55

** ที่ผมให้ล๊อคงวดก่อนในข้อ 4 และปลดล๊อคในข้อ 7  เพื่อคุณจะได้ไม่ต้องมาทำภายหลังจากประมวลเสร็จแล้ว  การเปลี่ยนข้อมูลไปมา อาจสับสนได้ครับ แทนที่จะคีย์ใน ABC_55 อาจคีย์ใน ABC_54 ต่อไปก็ได้นะครับ ระวังหน่อย

** ที่โปรแกรมไม่ต้องปิดรายได้และค่าใช้จ่ายในรายวันนั้น เพื่อให้ข้อมูลนี้สามารถนำมาเปรียบเทียบในรอบบัญชีถัดไป ถ้าปิดแล้วมันจะเหลือ 0  ข้อมูลรายได้ ค่าใช้จ่ายก็จะนำมาเปรียบเทียบไม่ได้อีก

โชคดีทุกท่านครับ  ใครที่ชอบนำสำรองมาใช้ แล้วลืมตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลปัจจุบันระวังสักนิด    ใครที่ใช้เวอร์ชั่นสรรพากร แล้วเผลอผ่านรายการที่ใช้งานจริงแล้วไม่ได้สำรองไว้ก่อน ทั้งที่ข้อมูลยังไม่เรียบร้อย ก็ต้องระวังเช่นกัน  ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ท่านหนาวสั้นทั้งที่มันยังเป็นหน้าร้อนอยู่ครับ