ถามเรื่องเอกสารหน่อยค่ะ

[NET 55/5]

อยากถามว่า
1. ถ้าจะลงพวกค่าใช้จ่ายที่เราสำรองจ่ายแทนคนอื่นก่อน ควรจะใช้หัวข้อไหนคะ (เพราะปัจจุบันใช้

2. ถ้าการขายสินค้ามีการเก็บเงินสดปลายทาง(คือส่งของให้ที่บ้านลูกค้าแล้วค่อยรับเงินสดมาค่ะ) ควรจะออกด้วยเอกสารอะไรคะ
พอดีว่ามีปัญหาว่าพนักงานปกติจะออกเป็นบิลขายสด (HS) ค่ะ แล้วพอพิมพ์รายงานตรวจสอบยอดระบบขายประจำวัน ต้องมานั่งเช็คเองอีกทีว่าอันไหนยังค้างชำระอยู่น่ะค่ะ
แล้วบิลที่ค้างนานๆก็จะไม่ทราบ เพราะว่าออกเป็นบิลเงินสดไปแล้วค่ะ

ขอบคุณค่ะ

[savek]

ขอเรียนตอบคำถามดังนี้นะครับ

1. ปกติถ้าเป็นรายการปรับปรุงทางบัญชี ควรจะบันทึกในสมุดรายวันโดยตรงครับ นอกจากว่าการสำรองจ่ายครั้งนี้จะเป็นการจ่ายล่วงหน้าค่าสินค้า ซึ่งสามารถบันทึกไว้ในเมนูจ่ายเงินมัดจำ และนำไปหักยอดซื้อออก ในตอนที่รับสินค้าได้ครับ

2. กรณีแบบนี้ก็น่าจะออกเป็นบิลเงินสดนะครับ เพียงแต่ในทุกๆ วัน จะต้องมีการพิมพ์รายงานขายสด ออกมาตรวจสอบกับสำเนาใบเสร็จรับเงินที่เราได้รับมาจาก พนง.ขาย ว่าเราได้รับมาครบถ้วนหรือไม่ นอกเสียจากว่าจะมีรายการลักษณะนี้เกิดขึ้นเป็นประจำ ที่ยอมให้ลูกค้าชำระเงินภายหลังจากวันที่รับสินค้าไปได้ กรณีแบบนั้นก็ควรจะเปิดเป็นบิลขายเงินเชื่อครับ

[suchai]

เวลาเราใช้เมนูขายเงินสด ออกบิลไปเก็บเงินลูกค้า กว่าจะกลับมาตอนเย็นหรือเช้าวันรุ่งขึ้น มักจะหลุด เพราะโปรแกรมออกเอกสารขายเงินสด ณ จุดขาย คือชำระเงินทันที

บางที่ก็กลัวจะผิดพลาด ก็ออกเป็นขายเงินเชื่อและรับชำระหนี้คู่กัน หากยังไม่มีการบันทึกทางการเงินว่า รับด้วยเงินสด หรือ เช็ค ระบบก็จะคงค้างเป็นสภาพลูกหนี้อยู่ แต่วิธีดูจะเปลืองขั้นตอนและเอกสาร แต่ก็รัดกุม ไม่หลุด ซึ่งเห็นหลายๆ ที่ก็เลือกแนวทางนี้เพราะว่าดูปลอดภัย แม้ว่าจะฟุ่มเฟือยเอกสารและขั้นตอนพอสมควร