เอกสารหายเมื่อเปลี่ยนแปลงเลขที่เอกสาร

[leklekrock]

ผมสร้างเอกสารใหม่ 1 ฉบับ ชื่อ ESXXXXXXX ไว้ที่ "ซื้อเงินเชื่อ" ต่อมาต้องการเปลี่ยนไปไว้ที่ "ซื้อเงินสด"
เลยเข้าไปเมนูกำหนดเลขที่เอกสารใหม่ โดย เปลี่ยนชื่อ ESXXXXXXX ที่ "ซื้อเงินเชื่อ" เป็น EZXXXXXXX
แล้วไปกำหนดเลขที่เอกสารใหม่ใน "ซื้อเงินสด" เป็น ESXXXXXXX คือ ชื่อเหมือนเดิม ซึ่ง เอกสาร ES ตอนอยู่ที่ "ซื้อเงินเชื่อ" มีการบันทึกข้อมูลแล้ว 3 ฉบับ คือ ES00001 ES00002 ES00003
ซึ่งผมไม่สามารถมองเห็นเอกสารทั้ง 3 ฉบับแล้ว และไม่สามารถสร้างเอกสาร ES00001-3 ในซื้อเงินสด เนื่องจากระบบแจ้งว่ามีเลขที่เอกสารนี้แล้ว

ผมลองเข้าไปดูในสมุดรายวันซื้อก็เห็นเอกสาร ES00001-3 อยู่ เลยลบออก แต่ก็ยังมีเอกสารค้างอยู่เหมือนเดิม

คำถาม : จะทำอย่างไรจึงจะลบเอกสาร ES ที่ค้างจากการสร้างที่ "ซื้อเงินเชื่อ" ได้ครับ

[savek]

ต้องลบเอกสารซื้อเงินสดทิ้งไปก่อนครับ (โดยในเอกสารซื้อสด จะต้องไม่มีการเปิดบิลซื้อใดๆ เอาไว้) จากนั้นเพิ่มเอกสารซื้อเงินเชื่อนี้กลับเข้าไป ก็จะปรากฏบิลซื้อเก่าทั้ง 3 ฉบับขึ้นมา ให้ลบทิ้งออกให้หมด

แล้วจึงเพิ่มเอกสารซื้อเงินสดที่ต้องการเข้าไปแทนครับ

[suchai]

หากมีการเดินรายการซื้อสด ซื้อเชื่อ ขายสด ขายเชื่อ ไปมากแล้ว ไม่ควรเปลี่ยนหรือสลับลำดับเอกสาร เพราะโปรแกรมจะหาไม่เจอ แต่ข้อมูลก็ยังอยู่ดี แต่อยู่ข้างหลังเงียบๆ จะพบเห็นเอกสารที่หายไปได้ในรายงาน ก็แค่มองไม่เห็นจากหน้าเมนู เพราะโปรแกรมจะเข้าไปอ่านในห้องกำหนดเลขที่เอกสาร แล้วมันงง ก็เท่านั้น อีกอย่าง นอกจากการซื้อขายแล้ว โปรแกรมยังเดินเอกสารเข้าไปใน ภาษีซื้อภาษีขาย และลงบัญชีในสมุดรายวันซื้อ-ขายด้วย มีการผูกการบันทึกอย่างเป็นระบบ ถ้าลบเอกสารซื้อสดออก โปรแกรมก็จะไปลบภาษีซื้อและลบเอกสารที่ลงบัญชีไปพร้อมๆกัน

ตรงนี้หากเพิ่มเอกสารไปไม่เท่าไหร่ ก็ใช้วิธีลบทีละใบให้หมดก่อน แล้วค่อยเริ่มใหม่

หากเปรียบคำนำหน้าเอกสาร เหมือนอะไหล่ของเครื่องยนต์ หากยังไม่ประกอบกันขึ้นเราสามารถเปลี่ยน เขียนแก้ไขได้โดยง่าย แต่เมื่อได้มีการเดินรายการไปแล้ว มันจะเหมือนอะไหล่เหล่านั้นประกอบขึ้นมาเป็นเครื่องยนต์และมีการเดินเครื่องไปแล้ว นั้นหมายความว่า ทั้งน้ำมัน ไฟฟ้า ก็ได้ไหลเวียนกันเป็นระบบดีเรียบร้อยแล้ว การที่เราเข้าไปเปลี่ยนอะไรก็จะทำให้เครื่องสะดุดหรือดับ ไม่ติดไปเลยครับ

สำหรับการเปลี่ยนคำนำหน้าเอกสารของโปรแกรม ที่ได้มีการเดินรายการไปแล้ว ผู้แก้ไขต้องมีความรู้ภายในโครงสร้างของโปรแกรมอย่างแจ๋มชัด ว่าอะไรเดินทางไปไหน อย่างไร และต้องใช้โปรแกรมภายนอกเข้าไปแก้ไขข้อมูล และต้องระมัดระวังผลที่โปรแกรมจะรวนได้ เพราะโปรแกรม Express ตรวจจับความผิดปกติได้ไวมาก มันเชื่อมกันเป็นเครือข่ายอย่างซับซ้อน สวยงาม และลงตัว

ถ้าผมไม่มีเหตุจำเป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ผมก็ไม่อยากเปลี่ยนเลขเอกสารในระหว่างปีหรอก เพราะมันเป็นงานที่หนักและน่าปวดหัว เหมือนเดินเข้าไปในห้องเครื่องจักรที่กำลังทำงาน ไม่เหมือนตอนเริ่มโปรแกรม เครื่องจักรยังไม่ทำงานจะแก้ไขยังไงก็ได้ แต่ก็อย่างว่า ไม่มีอะไรที่ยาก มีแต่ไม่ได้ทำ พอทำบ่อยๆ เจอปัญหาบ่อยๆ มันก็ไม่มีอะไร