ใครควรเป็คนใช้ฟังชั่น โอนย้ายสินค้าระหว่างวัน

[Sapata]

ที่บริษัทมีการใช้โปรแกรมในการควบคุมสต๊อก 2 โปรแกรมค่ะ
1.โปรแกรมขายหน้าร้าน
2.โปรแกรมExpress

ในส่วนโปรแกรมขายหน้าร้านจะมีฟังชั่นการจัดการสต๊อกจากหลังบ้าน
ซึ่งหน้าร้านมีหลายสาขา ทุกครั้งที่ส่งสินค้าไปที่หน้าร้านเจ้าหน้าที่สต๊อกหลังบ้าน จะเป็นคนโอนตัวเลขสินค้าให้สาขา

ในฝั่ง express เดิม ผู้ใช้งานหลักจะเป็นฝ่ายบัญชีภายในซึ่งก่อนหน้านี้สินค้าใน express ไม่ได้ถูกแบ่งตามจำนวนสาขา แต่ถูกเก็บไว้ในคลังหลักอย่างเดียว ภายหลัง บริษัทได้มีนโยบายให้แบ่งคลังของทั้ง2 โปรแกรมให้เหมือนกัน เพื่อนำข้อมูลของทั้งสองโปรแกรมมาตรวจสอบซึ่งกันและกัน
โจทธ์คือ
ในการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง

เจ้าหน้าที่สต๊อกควรย้ายเองในทั้ง 2 โปรแกรมหรือไม่?
หรือ เจ้าหน้าที่สต๊อกควรทำในโปรแกรมหน้าร้านแล้วส่งให้ฝ่ายบัญชีเป็นคนย้ายสินค้าในระบบ express เป็นการทำงานคู่กัน

และหากให้ฝ่ายสต๊อกเป็นผู้ดำเนินการโอนย้าย2โปรแกรมเอง
ควรให้สิทธิในการเข้าถึงแค่ไหนดีคะ?

[suchai]

คุณน่าจะเป็นฝ่ายบัญชีภายในที่ใช้ Express และที่ผ่านมา น่าจะไม่ได้บริหารคลังสินค้า จึงมีคลังเดียว

ถ้าให้ฝ่าย Stock ทำงานทั้ง โปรแกรมขายหน้าร้าน และ Express จะมีข้อดี คือ พวกเขา รู้จักสินค้าดีกว่าฝ่ายบัญชี แต่งานจะเพิ่มเป็น 2 เท่า หรืออาจจะต้องเพิ่มคนทำงาน Stock ซึ่งถ้าเขาทำทั้งด้านหน้าและด้านหลัง โอกาสผิดพลาดแบบสุจริตมีแน่ๆ

ฝ่ายบัญชีภายใน ควรทำส่วนคลังสินค้าเองใน Express คู่ขนานไปกับส่วนหน้า แล้วทำรายงานมาเปรียบเทียบว่า (ตรงนี้ต้องหาตัวช่วยวิเศษ) ตัวเลขใครถูก ตัวเลขใครผิด จะมีทั้งแบบ ผิดทั้งคู่ ผิดเราบ้าง ผิดเขาบ้าง แต่ที่ถูกทั้งคู่ในช่วงแรกอาจจะหายาก

จริงๆ แล้ว ต้องถามว่า ถ้าทำใน Express แบบมีคลังเดียวในช่วงแรกๆ เราสามารถควบคุมคุณภาพของข้อมูลสินค้าให้มีความเที่ยงตรงและต่อเนื่องได้สม่ำเสมอหรือไม่ เพราะในวันหนึ่งๆ มีกรณีผิดพลาดจากสินค้ามากมาย กว่า 200 เหตุการณ์ จ่ายของด้วยบิล 100 ชิ้น ของไปถึง 98 ชิ้น จ่ายสินค้า A ไปสาขา แต่หยิบ B ผิดไป สินค้าคงเหลือ จะมีความผันผวนหรือไม่ตรงอยู่ตลอดเวลา เกิดจากคนที่ทำให้เกิดตัวเลขผิดพลาด จากวันเป็นเดือน ตัวเลขก็จะผิดจนไม่สามารถแก้ไข แล้วไง... ก็ปรับปรุง ปรับปรุงไปได้ 2-3 วัน ตัวเลขก็เสียไปอีก เพราะไม่ได้แก้ไขที่ต้นเหตุ

ในสถานการณ์ที่มีจุดขายเป็นสาขา ผมก็เคยผ่าน โดยใช้โปรแกรม Express ชุดสำนักงานใหญ่ และชุดสาขา มีสาขากว่า 22 จังหวัด โอนข้อมูลมารวมกันที่สำนักงานใหญ่ ทุกเช้า และเขียนรายงานตรวจหาความผิดพลาดตั้งแต่สาขา และขณะที่สำนักงานใหญ่ ก็ต้องมีระบบการตรวจสอบ แบบกวาดซ้ำทุกสาขาอีกทีหนึ่ง

สรุปแล้ว ผมว่า คุณทำขนานไปกับสาขา และตรวจสอบซึ่งกันและกัน ว่าตัวเลขใครไม่ตรง แต่ส่วนกลางจะหนักหน่อย เพราะถ้าใช้คนทำ คุณต้องรบกับสาขา ตามจำนวนสาขาที่เกิดขึ้น เช่น 22 สาขา พอทำไม่ได้ จะต้องหาคนเพิ่ม (เดี๋ยวนี้คนทำงานก็หายาก) คงต้องหาวิธีหรือเครื่องทุ่นแรง แบบของผม ใช้คนเดียว กับเครื่องมือที่มี ควบคุมทั้งประเทศแบบนาทีต่อนาที