ทำไมยอดสินค้าที่เปิดใบเพิ่มหนี้(DR)...จึงไม่ตัดสต็อคการ์ด!!!

[GUEST_exp]

สวัสดีค่ะ
วันนี้คลังสินค้าได้ตรวจนับสินค้าแล้วทำการสอบยันกับรายงาน EXPRESS 416 พบว่าไม่ตรงกัน จนเจอว่า เมื่อกลางเดือนที่ผ่านมา ลูกค้าได้ทำการคืนสินค้า -B และซื้อสินค้า -A เพิ่มอีก ด้วยการซื้อIVเดียวกัน ทางบัญชีจึงทำการลดหนี้(SR) สินค้า-B และเพิ่มหนี้(DR) สินค้า-A ให้ตามคำขอ โดยที่คลังสินค้า ทำการเบิกสินค้า -A ออกส่งตามใบเพิ่มหนี้ (DR) และทำการรับคืนสินค้า-B กลับเข้าคลังเป็นที่เรียบร้อย
.... จนมีการตรวจนับสินค้าในคลังใหม่วันนี้ โดยนำจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่จริงมาเทียบกับรายงานสินค้าคงเหลือตามปกติ แต่กลับพบจุดที่น่าสงสัย (ยอดสินค้าที่นับได้ ไม่ตรงกับรายงาน ...คือ สินค้าขาดสต็อค) จึงทำการตรวจสอบจากรายงาน 416 และนำรายงานนั้นมาขอคำชี้แจงจากฝ่ายบัญชีว่าถูกต้องแล้วหรือไม่?
....ดิฉันจึงทำการตรวจสอบที่เมนู 4. สินค้า ข้อ 7 และ ข้อ 3 พบว่า

จำนวนจริง ระบบแสดงตัวเลขเป็น 0 .... ส่วนจำนวนในเอกสาร ระบบแสดงตัวเลขเป็น 3

คำถาม
1. ตัวเลข 0 หมายความว่าอย่างไรคะ....ระบบกำลังจะบอกว่าอะไร
2. ตัวเลข 3 ในช่องจำนวนในเอกสาร ถ้าดิฉันเข้าใจไม่ผิดก้อต้องเป็นตัวเลขบนหน้าใบเพิ่มหนี้ใช่หรือไม่คะ
3. แล้วทำไมในรายงาน 416 ถึงไม่แสดงบรรทัดขายเพิ่มให้ด้วยคะ
4. ดิฉันควรจะดูรายงานไหนกันคะ เพราะเท่าที่ใช้งานระบบมา ก้อเปิดใบเพิ่มหนี้น้อยมาก และตัวเลขก้อถูกต้องตรงมาตลอด จึงไม่เคยดูลึกจนถึงเมนู 4. ข้อ 7 ข้อ 3 แบบนี้มาก่อน แต่พอมาเจอแบบนี้ บอกตรงๆค่ะ เริ่มสับสนกับตัวเลขที่แสดงให้เราเห็นว่าได้ตัดเข้ารับออกมาตลอดนั้นถูกต้องมั้ย หรือเราทำอะไรผิดขั้นตอนไปหรือเปล่า

ต้องรบกวนด้วยนะคะ ขออภัยที่พิมพ์ให้อ่านเยอะมากๆ...ขอบพระคุณไว้ล่วงหน้า มา ณ ที่นี้ค่ะ

[ITTI]

ชี้แจงหลักการทำงานของใบเพิ่มหนี้(ฝั่งเราเป็นผู้ขายก่อนครับ)
ใบเพิ่มหนี้ฝั่งขาย ทำหน้าที่แค่เพิ่มมูลค่าหนี้ที่ปรับเพิ่มในภายหลัง ที่อาจจะเกิดจากกรณีเช่น พนักงานขายคำนวณราคาขายผิดไป ฯลฯ
เพราะฉนั้นเอกสารนี้จึงปรับแค่มูลค่าหนี้อย่างเดียว จะไม่กระทบไปที่ระบบสินค้าคงคลัง

1. ตัวเลข 0 หมายความว่าอย่างไรคะ....ระบบกำลังจะบอกว่าอะไร?
หมายความว่า จำนวนการเข้าสต็อคเป็น 0 (ในความหมายก็คือไม่มีสต็อคเคลื่อนไหวจากเอกสารนั้น)

2. ตัวเลข 3 ในช่องจำนวนในเอกสาร ถ้าดิฉันเข้าใจไม่ผิดก้อต้องเป็นตัวเลขบนหน้าใบเพิ่มหนี้ใช่หรือไม่คะ?
ใช่ครับ เป็นตัวเลขที่จำนวนที่คีย์ในเอกสารใบเพิ่มหนี้

3. แล้วทำไมในรายงาน 416 ถึงไม่แสดงบรรทัดขายเพิ่มให้ด้วยคะ?
ในความหมายของโปรแกรมก็คือ ไม่เป็นเอกสารที่สร้างมาเพื่อขาย(ตัดสต็อคครับ) ใบเพิ่มหนี้ออกแบบมาให้ทำหน้าที่เพิ่มมูลค่าหนี้ที่ขายอย่างเดียว
ก็เลยไม่เข้าไปอยู่ในรายการเคลือนไหวของรายงานนั้น

4. จากคำถามข้อ 4 ผมแนะนำเปลี่ยนการคีย์เป็นแบบนี้นะครับ
จากที่อ่านคือทำลดหนี้รับคืนของกลับมาแล้ว ณ ตอนนี้สต็อคก็คือเข้าคลังมาแล้ว
ส่วนตอนที่จะขายให้เกิดการตัดสต็อคใหม่ ที่ปัจจุบัน ทำใบเพิ่มหนี้อยู่ ผมขอแนะนำให้เป็นการเปิดใบขายใบใหม่ แทนใบเพิ่มหนี้ เพื่อให้เกิดการขายและ
ตัดสต็อคออกในคราวเดียวกัน แบบนี้ผมว่าน่าจะได้สิ่งที่ต้องการครับ