กลับรายการเช็คเกิน 6 เดือน

[aporn]

1. กรณีที่เรามีเช็คจ่ายที่เกิน 6 เดือน แล้วเจ้าหนี้ไม่นำเช็คไปขึ้นเงิน ซึ่งอาจจะมาจากสาเหตุเจ้าหนี้ทำเช็คหาย หรือกรณีที่เช็คที่รับจากลูกค้าเองที่รับมาแล้วปล่อยให้เกิน 6 เดือน ซึ่งเช็คหมดอายุแล้ว ถ้าต้องการกลับรายการไปเป็นลูกหนี้และเจ้าหนี้เหมือนเดิม จะทำได้มั้ยคะ

2. กรณีที่เรามีทั้งลูกหนี้และเจ้าหนี้เจ้าเดียวกันเราสามารถนำมาหักล้างกันได้มั้ยคะเมื่อมีการชำระหนี้

[ppitaksu]

1. ในทางปฏิบัติแล้ว อะไรๆ ก็เป็นไปได้ เจ้าหนี้/ลูกหนี้ อาจ ลืมนำเช็คไปขึ้นเงิน การลบเช็คจาก ใบรับชำระหนี้ หรือ ใบสำคัญจ่าย ไม่น่าจะเป็นวิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง สิ่งที่ควรจะเกิดหรืออาจเป็นไปได้คือเมื่อ เจ้าหนี้/ลูกหนี้ ค้นพบว่าตนลืมนำเช็คไปขึ้นเงินในกำหนดเวลา ทางเดียว คือนำเช็คมาขอแลกเงินจาก เจ้าของเช็ค หรือ ขอเปลี่ยนเป็นเช็คใบใหม่เพื่อลงวันที่ที่ยังไม่พ้นกำหนดอายุการขึ้นเงิน แล้วนำเช็คใหม่กลับไปขึ้นเงินจากธนาคาร กรณี 1 คือ แลกเงินสด เช่นนี้แล้ว ให้เราผ่านเช็ครับ(1.1) โดย ฝากเข้าบัญชี ดัมมี่ (จำลอง) ที่มีการลงบัญชี ไปที่เงินสด (จะทำให้ เกิดการบันทึกบัญชี Dr.เงินสด Cr.เช็ครับล่วงหน้า) หากเป็นเช็คจ่าย (1.2) ให้เราผ่านเช็คในวันนั้น พร้อมกับ ทำรายการฝากเงินสดเข้าบัญชีกระแสรายวันที่ถูกผูกไว้กับเช็คฉบับนั้นๆ(ทั้งที่จริงไม่ได้ฝากเงินเข้าบัญชี) การลงบัญชีจะเป็น Dr.เช็คจ่ายล่วงหน้า Cr.เงินฝากกระแสรายวัน Dr.เงินฝากกระแสรายวัน Cr.เงินสด ส่วน กรณี 2 คือ ลูกหนี้/เจ้าหนี้ ขอเปลี่ยนเช็ค หรือให้แก้ไขวันที่เช็คให้(ในกรณีที่เช็คฉบับนั้นยังมีอายุการใช้งานหากมิใช่เพราะเหตุวันที่ของเช็ค) กรณีนี้ ให้ปฏิบัติโดย เข้าเมนู การเงิน 3.3 (ทะเบียนเช็ครับ) หรือ 3.5 (ทะเบียนเช็คจ่าย) แล้ว ไปที่เช็คใบนั้น แล้ว แก้ไขรายละเอียด ไม่ว่าจะเป็นเลขที่เช็ค และหรือ วันที่เช็ค จากนั้น ก็ตีเช็คใหม่ให้ไป หรือ แก้ไข หน้าเช็คเดิมแล้ว ลงนามกำกับการแก้ไข
อีกกรณี (3) คือ เช็คหมดอายุการเบิกจ่าย และไม่มีผู้มาเรียกร้องสิทธิขอเปลี่ยน แลกเงินสด ฯลฯ กรณีนี้ ที่ ทะเบียนเช็ครับ/เช็คจ่าย F10 เรียกเมนู ขึ้นมา จะมีตัวเลือกให้ ตัดยอดคงเหลือ เป็นรายรับ / เป็นรายจ่าย แล้วแต่กรณีว่าเป็นเช็คจ่ายหรือเช็ครับ การลงบัญชี จะเป็นดังนี้ (3.1) Dr.เช็คจ่ายล่วงหน้า Cr.รายรับอื่นๆ(เช็คจ่ายไม่มีผู้มาขึ้นเงิน) หรือ (3.2) Dr.รายจ่ายอื่นๆ (เช็ครับลืมไปขึ้นเงิน) Cr.เช็ครับล่วงหน้า ซึ่งกรณี (3.2)นี้ ไม่ควรจะเกิด เพราะหากทำบัญชีด้วย Express แล้วเข้าไปพบกับเช็ครับลืมเบิก เราก็คงต้องกลับไปพบลูกหนี้ แล้วขอให้เปลี่ยนเช็คให้ แทนที่จะไปตีเป็นรายจ่าย (ซึ่งไม่ เมคเซ้น) เท่ากับว่า ต้องกลับไปพิจารณา กรณีที่ 2 มากกว่า ส่วนกรณี 3.1หาก เป็นลูกหนี้ที่ดี เราอาจโทรไปถามไถ่ เจ้าหนี้ ว่าลืมหรือไม่ (จะมีแบบนี้ในโลกไม๊น้อ) ให้มาเปลี่ยนเช็คไปซะ อะไรทำนองนี้ครับ

[ppitaksu]

ข้อ 2. หาก ลูกหนี้ และ เจ้าหนี้ คือ บุคคล เดียวกัน โดย มีรหัส ทั้งในฝั่ง เจ้าหนี้ (เช่น จน001) และ ลูกหนี้ (ลน001) เราสามารถ สร้างวิธีรับชำระหนี้ ใหม่ ได้ที่เมนู เริ่มระบบ ถ้าจำไม่ผิด ข้อ 1-4-2 และ 1-5-2 เกี่ยวกับ ลูกหนี้ - วิธีการรับชำระหนี้ ส่วนในด้านเจ้าหนี้ ก็วิธีการจ่ายชำระหนี้ (ทั้งสองด้านที่กล่าวนี้) ให้ กำหนดวิธีชำระหนี้ เป็นชื่อว่า หักลบกลบหนี้ (หรืออะไรก็ได้ที่สื่อความหมายนี้) ส่วน ตัวอักษร ก็อาจ กำหนด เป็น (CD=Clear Debt , CR=Clear Receivable) อะไรทำนองนี้ ส่วนบัญชีที่จะให้ผูกเพื่อลงบัญชี ก็อาจ สร้างขึ้นในผังบัญชี อาจ เป็น 15-xx-xx-xx(สินทรัพย์) หรือ 25-xx-xx-xx(หนี้สิน) ก็ได้ แต่ถ้าเลือกให้ เป็น 15... แล้ว ต้อง ให้ ทั้ง CD CR ลงบัญชีไปที่เดียวกัน ถ้าเลือก 25... ก็ให้ทั้ง CD CR ผูกไปที่บัญชี 25... ทั้งคู่ ดังนี้แล้ว จะทำให้เกิด บัญชี เดินสะพัด ขึ้นระหว่างการ บันทึก เอกสาร RE และ PS เช่น จน001 มียอด 1000 ลน001 มียอด 540
ทำ RE กด F7 เลือก หักลบกลบหนี้ เกิดการลงบัญชี Dr.หักลบกลบหนี้ 540 Cr.ลูกหนี้ 540
ทำ PS กด F7 เลือก หักลบกลบหนี้ ใส่ยอด 540 ส่วนต่างที่เหลือ อาจ บันทึกชำระ เช็ค ตามปกติ หรือ ชำระ เป็นเงินสด ก็ Alt+E ไปที่ช่องเงินสด ใส่ยอด 460 จะเกิดการลงบัญชี Dr.เจ้าหนี้ 1000 Cr.หักลบกลบหนี้ 540 Cr.เช็คจ่าย/เงินสด 460
เมื่อไปดูที่ รายงาน 5.4 (แยกประเภท) จะเห็น รายการเดินสะพัดของบัญชี หักลบกลบหนี้ แต่ยอดสุทธิ เป็น 0 ทุกๆ คู่รายการที่ หักลบกลบหนี้ กัน
พยายามอ่านให้ดี จะเข้าใจ คอนเซ็ปนี้ เอง เมื่อลองทำตามไปด้วย บัญชี หักลบกลบหนี้ ไม่อาจชี้ชัดตัวตนของมันเองว่าเป็น หนี้สินหรือสินทรัพย์ เพราะมันเพียงเป็นที่เดินรายการ การหักลบกัน โดยมีผลลัพธ์ เป็น 0 เสมอ ทุกๆ คู่รายการ หากเมื่อใดที่ บัญชีนี้ มียอดคงเหลือ เป็น ลบ หรือ บวก ที่ไม่ใช่ 0 แสดงว่า มีการ บาลานซ์ การหัก กลบ ลบ หนี้ ตั้งแต่ คู่ ที่มียอดคงเหลือ นั้นๆ ผิด