ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

หลังจากปิดประมวลผลสิ้นปีแล้ว ทำไมยอดยกมาสินค้าคงเหลือต้นปี ณ 01/01/56 (ห้องใหม่)  ไม่ตรงกับ ยอดยกไปสินค้าคงเหลือปลายปี 31/12/55 (ห้องเก่า)

จำนวนก็ไม่เท่า  มูลค่าคงเหลือก็ไม่เท่า 

ตัวอย่าง

ห้องเก่า (ปี 55)
31/12/55 สินค้า A ยอดคงเหลือยกไป 272 ตัว มูลค่าคงเหลือ 288.41 บาท
ห้องใหม่ (ปี 56)
01/01/56 สินค้า A ยอดคงเหลือยกมา 262 ตัว มูลค่าคงเหลือ 5.92 บาท

รบกวนช่วยเหลือด่วนค่ะ ตอนนี้สต๊อคสินค้าหลายตัวคลาดเคลื่อนไปจากความเป็นจริงเยอะ
ขอบคุณค่ะ

ก่อนปิดประมวลผลได้คำนวณยอดสินค้าคงเหลือ (เมนูสินค้าข้อ 7.4) ก่อนที่จะดูรายงานสินค้าคงเหลือหรือเปล่าครับ

และรายงานที่นำมาเปรียบเทียบกัน ก่อนและหลังปิดประมวลผลแล้ว เป็นรายงานสินค้าคงเหลือตัวเดียวกันใช่ไหมครับ

กรณีเป็นคำถามเร่งด่วน โทร.เข้ามาสอบถามได้เลยครับ

ไม่แน่ใจค่ะว่า ก่อนปิดประมวลผลได้ทำการคำนวณสินค้าคงเหลือแล้วรึยัง แต่ตอนนี้ปิดประมวลผลไปเรียบร้อยแล้ว และยอดไม่ตรงกัน
รายงานที่นำมาเปรียบเทียบเป็นรายงานตัวเดียวกันค่ะ (426) เพียงแต่ว่าเอามาจากคนละห้อง (จากห้องปี 55 และห้องปี 56)

ถ้าจะต้องแก้ไขให้ยอดยกมาถูกต้องตรงกัน ต้องทำอย่างไรบ้างค่ะ

คงต้องใช้วิธีตรวจสอบข้อมูลก่อนและหลังปิดประมวลผลครับ โดยอาจจะสร้างบริษัทใหม่ขึ้นมาอีกห้องหนึ่ง และดึงข้อมูลสำรองก่อนปิดประมวลผลสิ้นปีมาใช้งาน จากนั้นสั่งคำนวณยอดสะสมของสินค้า (ที่เมนูสินค้า ข้อ 7.4) แล้วดูยอดอีกครั้งหนึ่ง

หากยอดที่คำนวณแล้วยังไม่ตรงกับยอดที่ปิดประมวลผลมา ก็อาจจะต้องทำการปิดประมวลผลใหม่อีกครั้งหนึ่งครับ โดยอยากให้ศึกษาวิธีการปิดประมวลผลสิ้นปี ที่อธิบายไว้ในลิ้งค์ข้างล่างนี้อย่างละเอียดก่อนทำการปิดประมวลผลครับ เพราะสาเหตุหนึ่งที่มักจะทำให้การปิดประมวลผลสิ้นปีผิดพลาด คือ มีการไปแก้ไขรอบบัญชีก่อนที่จะปิดประมวลผล ซึ่งในลิ้งค์ข้างล่างนี้จะมีอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติเอาไว้อย่างละเอียดครับ

http://www.esg.co.th/esg/index.php?fi=n ... v=2&ct=115

ขอบคุณค่ะ เดี๋ยวจะลองแก้ไขตามที่แนะนำนะค่ะ

ถามอีก 1 คำถามนะค่ะ

ตั้งแต่ใช้ express มาเนี่ยจะต้องสั่งคำนวณเจ้าหนี้ ลูกหนี้ และสินค้าคงเหลือตลอด อย่างน้อยเดือนละครั้ง ที่เป็นอย่างนี้เพราะตัวโปรแกรมเองไม่สามารถอัพเดทข้อมูลที่ถูกต้องได้เองหรือว่าอย่างไรค่ะ (ขอคำแนะนำค่ะ ไม่ได้จะโทษว่า Express ไม่ดีนะ) ซึ่งบางบริษัท ไม่เข้าใจว่าระบบ Express เป็นอย่างไร เค้าก็เปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่นกันหมด แล้วโทษว่า Express ไม่เสถียร สต๊อคไม่ตรง ไม่อัพเดท แต่โดยส่วนตัวแล้วคิดว่า คนใช้เนี่ยต้องเข้าใจโปรแกรมก่อนว่ามันทำงานอย่างไร และ เราต้องทำอะไรบ้าง เพื่อที่จะใช้มันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ (เหมือนระบายความในใจให้ฟังยังงัยไม่รู้) เออ...เหมือนจะหลงประเด็น วกกลับเข้าไปใหม่ คำถามคือ ผู้ใช้ต้องสั่งคำนวณอย่างน้อยเดือนละครั้งเพราะอะไรค่ะ

ปกติผมจะแนะนำให้ผู้ใช้งานสั่งคำนวณเฉพาะตอนที่จะออกรายงานเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานเท่านั้นครับ

ซึ่งสาเหตุที่ต้องสั่งคำนวณก็เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะออกมาเป็นยอดที่อัพเดท ถูกต้องที่สุด เพราะหากเราใช้งานตามปกติ และมั่นใจได้ว่าทุกเครื่องที่ใช้งานโปรแกรม (กรณีที่ใช้งานหลายๆ เครื่องบนระบบแลน) ไม่มีเหตุผิดปกติใดๆ เกิดขึ้นในระหว่างการใช้งาน เช่น เครื่องแฮ้งค์ ไฟตกไฟดับ ในระหว่างการทำงาน แบบนี้ก็ไม่จำเป็นต้องสั่งคำนวณยอดใดๆ ครับ ระบบจะแสดงยอดให้ได้อย่างถูกต้องแน่นอนครับ

แต่เมื่อมีผู้ใช้งานเป็นจำนวนมาก ซึ่งเราไม่สามารถควบคุมการทำงานได้เต็มร้อยเปอร์เซ็นต์ การสั่งให้โปรแกรมตรวจสอบก่อน เพื่อทำการอัพเดทยอดให้ จึงเป็นเรื่องที่ควรทำก่อนที่จะนำข้อมูลในระบบไปใช้งานครับ