ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

ในกรณีที่มีการรับชำระหนี้เป็นเช็ค  แล้วเช็คมีปัญหาทางลูกค้าได้เปลี่ยนชำระเป็นเงินสดแทน ซึ่งได้เพิ่มข้อมูล "ลูกค้านำเงินสดมาชำระหนี้แทนเช็คคืน" ในรายละเอียดบัญชีเงินฝาก  และทำการบันทึกเช็คผ่านเรียบร้อยแล้ว  ทำไมถึงยังมีรายการนี้ในรายงานทะเบียนเช็ครับคงเหลือค่ะ  เพราะลูกค้าชำระเป็นเงินสดแทนเช็คแล้วค่ะ  ซึ่งวันที่ในเช็ค 28/2/57 แต่ลูกค้านำเงินสดมาชำระแทนวันที่ 3/3/57  มันเกิดจากคาบเกี่ยวกันระหว่างเดือนหรือเปล่าค่ะ  แต่ถ้าเหตุการณ์เกิดในเดือนเดียวกัน  จะไม่เกิดรายการนี้ในรายงานทะเบียนเช็ครับคงเหลือใช่ไหมค่ะ

ต้องมีการบันทึกประวัติเช็คคืนเอาไว้ ก่อนที่จะมีการนำเช็คใบนั้นผ่านเข้าในรายละเอียดบัญชีเงินฝาก ที่ผูกไว้กับบัญชีเงินสดนะครับ

ทำได้แล้วค่ะ  แต่มีถามอีกกรณีหนึ่งค่ะ  แล้วถ้ากรณีที่ลูกค้าไม่สามารถนำเงินสดมาชำระแทนเช็คได้ทั้งหมด  แต่นำเงินสดมาชำระเป็นงวด ๆ ต้องทำอย่างไรคะ

ถ้าเอาแบบง่ายๆ เลย ก็อาจจะใช้วิธีเปลี่ยนเลขที่บัญชีที่ผูกไว้กับรายละเอียดบัญชีเงินฝากให้เป็นบัญชีลูกหนี้ แทนที่จะเป็นเงินสดครับ จากนั้นก็ลงบันทึกรายการในสมุดรายวัน ทุกครั้งที่ลูกหนี้รายนี้ทยอยจ่ายเงินสดมานะครับ

ถ้าทำวิธีตามที่ทางคุณเสวกแนะนำ ยอดลูกหนี้ใน GL และ Aging ก็จะไม่เท่ากันสิคะ  เพราะใน Aging ได้มีการตัดยอดเป็น 0 ไปแล้ว แต่ใน GL ยังมียอดค้างอยู่เลย  มีวิธีอื่นไหมค่ะ

อ่อครับ ถ้าต้องการให้มียอดค้างในระบบลูกหนี้ด้วย ต้องมีการประยุกต์เพิ่มอีกหน่อยครับ คือ ให้เราผ่านเช็คคืนยื่นใหม่ เข้าในรายละเอียดบัญชีเงินฝากที่ผูกไว้กับบัญชีพักตัวหนึ่ง

จากนั้นสร้างรายละเอียดสินค้าบริการ ที่ผูกบัญชีรายได้เอาไว้กับบัญชีพักตัวดังกล่าวนั้นเช่นเดียวกัน ซึ่งเมื่อเรานำสินค้าบริการตัวนี้ไปทำการขาย ก็จะเป็นการตั้งยอดลูกหนี้ขึ้นมาใหม่ โดยในทางบัญชีก็จะบันทึกให้โดยเดบิตลูกหนี้ และเครดิตบัญชีพักดังกล่าวนั้นออกนะครับ

แล้วถ้าจะแก้การรับชำระหนี้ ตรง RE นะคะ  คือไป ลบข้อมูลที่เป็นเลขที่เช็คตรงด้านล่างทั้งหมด แล้วตรง Invoice ที่ต้องการจะตัดจ่ายก็ให้ตัดจ่าย = ยอดเงินสดที่เรารับมา  แล้วตรงวันที่ใบเสร็จและวันที่รับชำระก็ให้เป็นวันที่เราได้รับเงินสดแต่ละงวด ๆ ไป  ซึ่งใน A/R Aging ก็จะตรงกับยอดใน GL ด้วย  สามารถทำได้เปล่าค่ะ   

ทำได้นะครับ แต่ก็อาจจะทำให้การบันทึกข้อมูลไม่ตรงกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงทั้งหมด เช่น เรื่องของประวัติการจ่ายเช็คที่มีปัญหาของลูกค้ารายนี้ ก็จะไม่ได้ถูกบันทึกเอาไว้นะครับ