ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

เนื่องด้วย ดิฉัน โดนสำนักงานกลางบัญชี  กรมพัฒน เรียกตรวจสอบเอกสารบัญชี  จึงดึง  กระดาษทำการพร้อมแยกประเภท ก่อนสั่งปิดงวดบัญชี ให้ สำนักงานกลางบัญชี  ตรวจสอบ  ผลปรากฏ ตอนนี้ได้จดหมายจากสำนักงานกลางบัญชี กลับมาว่า

ด้วยสำนักงานกลางบัญชี ได้ตรวจสอบการจัดทำบัญชีของบริษัท....... ในเบื้องต้นพบข้อบกพร่องในการจัดทำบัญชีและงบการเงินตามสิ่งที่ส่งมาด้วย ท่านในฐานะเป็นผู้ทำบัญชีมีหน้าที่จัดทำให้ถูกต้อง และหากพบว่า ในปีต่อมาท่านยังทำผิดอีกจะพิจารณาดำเนินการตามพรบ  การบัญชี พศ 2543 

ความผิดคือ  ท่านไม่จัดทำบัญชีให้ครบถ้วนตามกฏหมายกำหนด คือไม่บันทึกกำไรขาดทุนสุทธิประจำปี เข้าในบัญชีกำไรสะสม    มีโทษปรับไม่เกิน หนึ่งหมื่นบาท และหากฝ่าฝืนอีก จะปรับเป็นรายวันอีกไม่เกินวันละ ห้าร้อยบาทจนกว่าจะทำให้ถูก


โทรไปสอบถาม  ว่าทำไมผิดข้อนี้ เพราะเราใช้โปรแกรมสำเร็จรูป  เราจะเรียกแยกประเภทมาเก็บไว้  ก่อนการสั่งปิดงวด ซึ่งการสั่งปิดงวด โปรแกรมจะบันทึกบัญชี กำไรสุทธิ เข้า กำไรสะสม อัตโนมัต  และเราจะไม่สามารถดูรายการเคลื่อนไหว ปีที่ปิดงวดไปแล้วได้อีก

เจ้าหน้าที่สำนักงานบัญชีกลางแจ้งว่า งั้น โปรแกรมผิดทำไม่ถูกต้อง  ต้องไปแจ้งโปรแกรมให้แก้ไขให้ถูกต้อง    คุณเป็นคนทำบัญชี มีหน้าที่ต้องลงรายการให้ครบถ้วน  และไปบอกโปรแกรมด้วยว่า โปรแกรมผิดทำให้ถูกต้องด้วย



จึงเรียนมาเพื่อให้ทราบทุกคนว่า สิ่งที่ทำอยู่มันผิด  ดิฉันถามว่า อย่างนี้แก้ไขยังไง เขาว่า ออกเป็นจดหมายแล้วแก้ไม่ได้แล้ว ถ้าโดนเรียกตรวจอีก ก็้ต้องบันทึกรายการมาให้ถูกต้อง   

ผมเพิ่งเคยได้ยินกรณีแบบนี้ครับ เดี๋ยวผมลองให้ จนท.ของ Express ลองโทร.สอบถามกับทางสำนักงานกลางบัญชีให้อีกทีครับ

ผมว่า ถ้าเค้าเรียกตรวจสอบ ต้องส่ง บัญชีที่ผ่านการสอบบัญชี โดยผู้สอบบัญชีรับรอง และ มีผู้ทำบัญชีเป็นผู้ยืนยันนะครับ ตามหลักการแล้ว กิจการจะต้องมีผู้ทำบัญชี และ ผู้สอบบัญชี ตาม กม.กำหนด การส่งบัญชีดิบๆที่เราทำไปเองอาจไม่ตรง สเป็ค ที่กรมพัฒนฯกำหนดนะครับ ควรทำทุกอย่างตามลำดับขั้นตอน

เท่าที่ทราบมา ปกติจะยื่นเฉพาะหน้างบให้กับ จนท.ตรวจสอบนะครับ ก็เลยยังไม่เคยเจอว่ามี จนท.ทักเรื่องไม่มีรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนปรากฏอยู่ในแยกประเภท

ดังนั้นในกรณีนี้ อาจจะทำตามที่ จนท.ต้องการไปก็ได้ครับ โดยวิธีการคือสร้างที่เก็บข้อมูลขึ้นมาใหม่อีกห้องหนึ่ง จากนั้นดึงข้อมูลสำรองก่อนปิดประมวลผลเข้าไปในห้องนั้น และทำรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุน เข้าบัญชีกำไรสะสมไป แล้วจึงพิมพ์แยกประเภทส่งให้กับ จนท.ไปนะครับ

แต่หากปีถัดไป ต้องการทำในลักษณะนี้อีก (คือมีการปิดบัญชีปรับปรุงกำไรขาดทุนในสมุดรายวัน) ลำดับขั้นตอนจะต้องพิมพ์งบการเงินออกมาเก็บไว้ก่อน เพื่อให้งบการเงินแสดงยอดได้ถูกต้อง จากนั้นจึงทำรายการปรับปรุงปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้ากำไรสะสม และค่อยพิมพ์แยกประเภทออกมาเก็บไว้นะครับ

กรณีนี้คือการเรียกตรวจสอบการบันทึกบัญชี
เป็นปัญหาของโปรแกรมที่ไม่สามารถบันทึกบัญชี ปิดรายได้ค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุน และ ปิดกำไรขาดทุนเข้ากำไรสะสม ตามมาตรฐานการตรวจของสำนักงานกลางบัญชี แต่โปรแกรมบันทึกประมวลผลรวมทันทีโดยไม่มีการบันทึกบัญชีไว้ในสมุดรายวันเพื่อนำข้อมูลดังกล่าวไว้สำหรับเปรียบเทียบข้อมูลสำหรับปีก่อน จึงไม่สามารถบันทึกตามมาตรฐานการตรวจได้
วิธีการแก้ปัญหาคือทำตามที่คุณเสวกแจ้งไว้ เพราะเป็นปัญหาเกือบทุกโปรแกรมบัญชี สำนักงานกลางบัญชียึดตามหลักการบัญชีที่เป็นแบบกระดาษ โดยไม่ได้คำนึงถึงการนำไปใช้ในอนาคต ซึ่งถือว่าเป็นหน้าที่ของโปรแกรมบัญชีที่จะต้องทำเอง แต่โปรแกรมกับกระดาษมันไม่เหมือนกัน

เคยโดนเรียกตรวจ และถูกเตือนเหมือนกันเลยค่ะ แต่ไม่ได้แจ้งทาง Express เพราะเข้าใจว่าไม่น่าจะแก้ได้ เลยกลับมาแก้แบบโบราณๆ โดยวิธี ก่อนประมวลผลคีย์รายการโอนปิดบัญชี(JV) แล้วพิม์ JV นั้นเก็บเป็นเอกสารไว้ จากนั้นค่อยลบ JV ออก แล้วค่อยสั่งประมวลผลจากระบบค่ะ  

ถ้าต้องทำขั้นตอนนี้ไว้เผื่อถูกเรียกตรวจสอบ.  อยากให้ทางเอ็กซ์เพรสช่วยสรุปขั้นตอนการทำงานนี้ให้ผู้ใช้โปรแกรมเข้าใจอีกทีว่าจะต้องทำอะไรบ้างตามลำดับค่ะ
ขอบคุณค่ะ

เคยโดนแล้วเหมือนกันค่ะ แจ้งทาง Express ทราบแล้วด้วยเช่นกันค่ะ 
แต่น่าจะยุ่งยากพอสมควร
จึงต้องใช้วิธีอย่างที่คุณเสวกแจ้งมาค่ะ
ทำเฉพาะเมื่อจะส่งกรมพัฒน์เท่านั้น

น่าจะมีการเตือนในหน้าเว็บนะคะ

มาแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับกรณีการบันทึกบัญชีค่ะ
เมื่อสิ้นรอบบัญชีปิดงบการเงินเรียบร้อยแล้วให้พิมพ์กระดาษทำการ งบทดลอง งบกำไรขาดทุน ออกมาให้เรียบร้อยค่ะ พร้อมทั้งBLACKUPข้อมูลเก็บไว้ให้เรียบร้อย
จากนั้นทำการปิดบัญชี รายได้เข้ากำไร ค่าใช้จ่ายเข้ากำไร กำไรสุทธิเข้ากำไรสะสมในรายวันทั่วไป
แล้วพิ่มพ์สมุดรายวันต่างๆ แยกประเภท ออกมาแล้วจึงทำการปิดประมวลผลสิ้นปีค่ะ
ไม่ต้องกลับไปลบรายการในรายวันนะค่ะสามารถปิดประมวลผลได้เลยค่ะ

ในข้อนี้ ผมมีข้อเสนอครับ
1.ก่อนการปิดงวดสิ้นปี ให้สร้างบริษัทใหม่มารองรับการปิดประมวลผล ตัวอย่างเช่น สำเนา DATAPATH\COM56 --> DATAPATH\COM57
2.สำรองข้อมูลทั้งก่อนปิดประมวล และหลังปิดประมวลผล ทั้งสองบริษัทที่สร้างใหม่และเดิม
3.ปิดประมวลผลสิ้นปี ที่ DATAPATH\COM57 แล้วใช้งานระบบต่อไปจากบริษัทนี้ (ซึ่งโปรแกรมจะประมวลผลให้ ตามหน้าที่ของโปรแกรม และโอนกำไรสุทธิปีนั้นไปเข้าบัญชีกำไรสะสมให้ตาม procedure)
4.กลับไปใช้บริษัทเดิม DATAPATH\COM56 เพื่อบันทึก manually account closure รายบัญชี
5.ทำรายงาน งบทดลองแบบเต็ม เลือกช่วงเวลา 01/01/56-31/12/56 สำหรับบัญชีเลขที่ที่นำหน้าด้วย 4(รายได้) จนถึง 9(บัญชีพัก) (ซึ่งตรงนี้จะครอบคลุม บัญชีรายได้ บัญชีรายจ่าย และ บัญชีพัก)
6.ตรวจสอบ บัญชีพัก ให้ยอดคงเหลือเป็น 0 เพราะยอดที่ไม่เป็น 0 คือ บัญชีมีการลงไม่สมบูรณ์ ต้องแก้ไขให้ถูกต้องก่อน
7.ทำ JV 1 ใบ โดย Counter Debit/Credit ผลลัพธ์ที่เห็นจากงบทดลองที่ทำขึ้นในข้อ. 5 ซึ่งผลก็คือปิดยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีนั้นๆให้เป็น 0 ทั้งหมด และส่วนต่าง ก็ คือ Debit/Credit บัญชีกำไรสุทธิ (ซึ่งผลต่างที่ได้ถ้าเป็น Credit ก็คือกิจการมีกำไร ถ้าเป็น Debit บัญชีกำไรสุทธิ ก็คือกิจการขาดทุน)
8.ทำ JV อีก 1 ใบ โดย Counter Debit/Credit บัญชีกำไรสุทธิ โดยคู่บัญชีเป็น บัญชีกำไรสะสม (ซึ่งตรงนี้ก็คือการปิด บัญชีกำไรสุทธิ ไปเข้า บัญชีกำไรสะสม)
9.กลับไปทำ บัญชีแยกประเภท รายได้ รายจ่าย ทุกบัญชีตาม list รายการบัญชีที่เห็นในข้อ. 5 ทั้งหมด ซึงตอนนี้จะมีการปิดยอดบัญชีทั้งหมดตามที่กรมพัฒนฯ ต้องการแล้วครับ
10.และแม้ว่าเราจะใช้ บัญชีนี้ ในการปิดประมวลผล ด้วยระบบอีกครั้ง ผลลัพธ์ทางบัญชีจะเท่ากัน คือ มีกำไรสะสมเปลี่ยนแปลงมาเท่าๆกันกับที่เราทำ manually เพราะขั้นตอนที่ผมแสดงไว้เป็นวิธีการคำนวณที่เกิดขึ้นตอนประมวลผลด้วยระบบนะครับ เป็นสมการทางบัญชี Income-Cost=Profit; Asset=Debt+Equity ซึ่งเราก็ไม่ต้องปิดงวดประมวลผลที่ DATAPATH\COM56 หรอกครับเก็บไว้เป็นประวัติและใช้พิมพ์ บัญชีแยกประเภท ให้กรมพัฒน์ หรือ กรมสรรพ์ ถ้าเค้าอยากได้ และเรายังสามารถตรวจสอบทาน ยอดปิด manual นี้ได้กับ ที่โปรแกรมทำให้ ในข้อที่.3 ด้วยนะครับ
ถ้ามีส่วนไหนผิดพลาด ต้องขออภัยไว้นะที่นี้ หรือท้วงติงให้แก้ไขได้ครับ จะได้เป็นประโยชน์ต่อสาธารชนชาวไอที
ปล. กฏหมายมีไว้บังคับใช้กับอาชญากร ผู้ที่ใช้กฏหมายแบบไร้สมองต่อผู้บริสุทธิ์อย่างไร้จรรยาบรรณนั้นน่าจะเป็นอาชญากรซะเอง กิจการที่ใช้กระดาษทำบัญชีเดี๋ยวนี้มีเหลืออยู่กี่ที่กัน ถ้ามีอยู่จริงจะทำรายได้ได้ซักเท่าไหร่ จะมีเงินไปจ่ายค่าธรรมเนียมและภาษีมาจ้างจนท.ที่ไม่เคยเป็นมิตรเอาซะเลย รังแต่จะมาสร้างความถดถอยให้กับการพัฒนาไปข้างหน้า(ไม่สมชื่อกรมฯเอาซะเล๊ย)และการก่อเกิดรายได้ของประเทศอย่างยั่งยืน ไร้สมองสิ้นดี...จริงไหมครับ ในโลกที่แท้จริงกฏหมายเขียนขึ้นเพื่อป้องกันอาชญากรรม แต่มันเคยทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่ มันอยู่ที่คนบังคับใช้กฏหมายมากกว่าที่จะใช้กฏหมายเป็นเครื่องมือ ใช้ในทางที่ถูกมันก็ให้ผลดีต่อสาธารณชน ใช้ผิดทางผู้บริสุทธิ์ก็เดือดร้อน แกนกลางของทฤษฎีบัญชีนั้นคงตัว แต่ทางเลือกในวิธีปฏิบัติมีหลากหลาย ใช้กระดาษ ใช้เครื่อง มันเรื่องของผู้ปฏิบัติจะเลือกใช้ กฏหมายที่ล้าสมัยควรได้รับการแก้ไขให้สอดคล้องกับโลกที่เปลี่ยนแปลงไปซะมากกว่าครับ ผลรวมของบัญชีแต่ละบัญชีก็เห็นชัดอยู่แล้ว ก็แค่รู้ว่ายอดนี้เป็นยอดที่จะถูกปิดไปเข้าบัญชีกำไรขาดทุน และเมื่อคำนวณกำไรขาดทุนเสร็จ มันก็ต้องถูกโอนไปบวกหรือลบกับกำไรสะสม มันเป็นกระบวนการที่จะเกิดขึ้นโดยปริยายอยู่แล้วไม่รู้เหรอ...

กด like ให้คุณppitaksu สำหรับ ปล.ค่ะ

ผมก็เคยเจอปัญหานี้  แต่วิธีการนี้ทำตามตำราที่เรียนในมหาลัย ซึ่งโบราญมากไม่เคยแก้ไข มา 30 ปีแล้ว( แต่คงทำเพื่อให้ทราบว่าอะไรคือรายได้ คชจ.ที่ทำกับมือ  แทนที่จะเอาดปรแกรมมาเรียนในกมหาลัยและชี้ข้อแตกต่าง)      โปรแกรมบัญชีก้าวไปถึงไหนแล้ว  ไม่มีโปรแกรมที่ไหนเขาทำกัน  เพราะการล้างบํัญชีรายได้คชจ.โดยการทำJV ไม่มีใครเขาทำกัน  เพราะโอกาสทำผิดพลาดมีมาก  และทำให้บัญชีแยกประเภทเป็น 0  จะตรวจสอบได้ยาก  และอาจมีการปรับปรุงเพิ่มเติมภายหลัง ซึ่งจะเกิดข้อผิดพลาดไปกันใหญ่
  ดังนั้นกรมพัฒนาๆ  ควรศึกษาโปรแกรมในตลาดเขาทำกันอย่างไร  เขาพัฒนาไปถึงไหนกันแล้วครับ