ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

สอบถามค่ะ ทำผังบัญชีหมวด5 แต่ข้อมมูลซื้อ 5จะเป็นข้อมูลเดียวกันไหมค่ะ

พอดีจะบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ แต่มันไม่มีเลขที่ทำในผังบัญชีเลยคือไม่เหมือนกัน หรือจะต้องไปเพิ่มที่ ซื้อ7 อีกหรอค่ะ

[quote="asiasou"]
สอบถามค่ะ ทำผังบัญชีหมวด5 แต่ข้อมมูลซื้อ 5จะเป็นข้อมูลเดียวกันไหมค่ะ
[/quote]

หมายถึงสร้างผังบัญชีใหม่แล้วในหมวด 5  จากนั้นไปคีย์ข้อมูลในหัวข้อซื้อ/ข้อ 5  อย่างนี้ใช่ไหมครับ ผมอ่านมา 2-3 วันแล้ว ก็ยังงงๆอยู่นะครับ แต่พอดีอ่านผ่านมือถือ ก็เลยไม่สะดวกจะกดคีย์บอร์ดตอบให้ วันนี้มีการเลื่อนประชุมช่วงเช้า ก็เลยนั่งโต๊ะมาตอบให้ก่อนเริ่มงานยุ่งประจำวัน

    การทำผังบัญชีใหม่นั้น เป็นการเพิ่มรหัสบัญชี เพื่อให้มีตัวเลือกในการบันทึกของข้อมูลนั้นๆเป็นไปอย่างที่อยากให้เป็น  แต่การบันทึกข้อมูลในหัวข้อซื้อ/ข้อ5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ นั้นเป็นการทำเอกสาร voucher  เหมือนกับที่เราทำจ่ายในสมุดรายวันหรือไป Dr. Cr. ตรงๆ ในสมุดรายวัน  เพียงแต่ว่าการทำเอกสารในหัวข้อซื้อ/ข้อ 5 นี้เป็นการบันทึก Voucher ที่ง่ายขึ้น มีตัวเลือก item รายการที่หลากหลายมากขึ้น แล้วให้โปรแกรมบันทึกบัญชีเองตามรายการที่เราเลือกไว้พร้อมๆกับรายการที่เกี่ยวข้องเช่นภาษีซื้อ ภาษีหักฯ และรายการเช็ค ไปด้วยเลย


[quote="asiasou"]
พอดีจะบันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ แต่มันไม่มีเลขที่ทำในผังบัญชีเลยคือไม่เหมือนกัน หรือจะต้องไปเพิ่มที่ ซื้อ7 อีกหรอค่ะ
[/quote]

    แต่ก่อนที่เราจะทำในหัวข้อซื้อ/ข้อ5 นั้นได้ เราจะต้องทำการเพิ่มรหัสค่าใช้จ่ายไว้ก่อน โดยไปที่หัวข้อซื้อ/ข้อ7 รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ  สำหรับการเพิ่มรหัสค่าใช้จ่ายนี้ ไม่ใช่การเพิ่มผังบัญชีตามที่เข้าใจนะครับแต่เป็นการเพิ่มรหัสเพื่อใช้สำหรับเลือก item รายการที่จะบันทึกในหน้า ซื้อ 5   การสร้างรหัสค่าใช้จ่ายในหัวข้อ ซื้อ 7 นี้คล้ายๆกับการทำรหัสสินค้าทั่วไป แต่ไม่เป็นการบันทึก stock card เท่านั้น  และการสร้างรหัสในหัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆนี้ จะต้องอ้างอิงถึงผังบัญชีที่เราต้องการจะให้บันทึกไว้ด้วย  ผมจะยกตัวอย่างง่ายๆด้านล่างโดยอิงจากผังของ Express ต้นฉบับ ดังนี้ครับ
    5321-01  กระดาษเครื่องพิมพ์   อ้างถึงรหัสบัญชี  5320-01  ชื่อบัญชี ค่าเครื่องเขียนแบบพิมพ์
    5321-02  หมึกเครื่องพิมพ์     อ้างถึงรหัสบัญชี  5320-01  ชื่อบัญชี ค่าเครื่องเขียนแบบพิมพ์
    5322-01  ค่าซ่อมเครื่องพิมพ์   อ้างถึงรหัสบัญชี  5320-02  ชื่อบัญชี ค่าซ่อมแซม
    5209-01  ค่าน้ำมัน กข 4378   อ้างถึงรหัสบัญชี  5200-09  ชื่อบัญชี ค่าใช้จ่ายเดินทางและยานพาหนะ
    5209-02  ค่าน้ำมัน ณง 1234   อ้างถึงรหัสบัญชี  5200-09  ชื่อบัญชี ค่าใช้จ่ายเดินทางและยานพาหนะ
    5209-03  ค่าน้ำมัน ฆจ 5656   อ้างถึงรหัสบัญชี  5200-09  ชื่อบัญชี ค่าใช้จ่ายเดินทางและยานพาหนะ

จะเห็นว่าในตัวอย่างที่ 1 และ 2  จะใช้รหัสในรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆเป็นอะไรก็ได้ แยกแยะรายละเอียดให้มากขึ้นเท่าที่อยากได้ก็ทำได้ แต่ลงบัญชีรวมกันที่ชื่อ ค่าเครื่องเขียนแบบพิมพ์ เพราะเป็นรากการประเภทเดียวกัน  การแยกแยะรายการไว้แบบนี้ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบว่า เราใช้กระดาษไปเท่าไหร่  เราใช้หมึกไปเท่าไหร่  จะได้ไม่ต้องไปพิมพ์ในแยกประเภทแล้วมาสรุปหาค่าหมึก ค่ากระดาษ ให้ยุ่งยากเสียเวลาในภายหลัง  เช่นเดียวกับค่าน้ำมัน แยกตามทะเบียนรถของพนักงานขาย ของพนักงานส่งเอกสาร แต่ก็รวมในผังบัญชีเดียวกัน  ซึ่งเราสามารถหารายการสรุปนี้ได้จากประวัติการซื้อ หรือรายงานภายใต้หัวข้อวิเคราะห์การซื้อ   


ค่อยๆทำความเข้าใจไปทีละขั้นนะครับ หัวข้อรายได้ ก็จะทำคล้ายกัน  สำหรับมือใหม่แล้ว Express  ผมว่าไม่ใช่สิ่งที่ยากที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการใช้โปรแกรม  ไม่ต้องเป็นถึงขั้น Pro ก็ได้ แต่ให้เชี่ยวชาญในระบบบัญชีขององค์กรที่เรารับผิดชอบอยู่ก็เพียงพอ

จะเข้าใจแล้วค่ะ  ถามอีกนิดหนึ่งค่ะว่าจากตัวอย่าง


เลขแถวซ้าย  คือรหัสค่าใช้จ่าย  ใช่หรือไม่

เลขแถวขวา  คือรหัสจากผังบัญชี  ใช่หรือไม่

ถูกต้องครับ
รหัสค่าใช้จ่ายไม่จำเป็นต้องเหมือนผังบัญชี ตัวอย่างที่ทำเพื่อให้ง่ายในการจดจำผังบัญชีไปด้วย  เพราะการทำบัญชีที่เป็นระบบก็คือต้องเข้าใจและเรียนรู้ผังบัญชีเป็นลำดับแรก

** ผมได้แก้ไขข้อความสีเขียว ที่ผมเขียนไว้ ลืมแก้ไขลำดับ  แต่ได้แก้ไขให้แล้วนะครับ  เมื่อวานรีบไปนิด เนื่องจากงานเริ่มยุ่งครับ