ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

...สอบถาม....ถ้าจะบันทึกบัญชีเองโดยไม่ต้องเชื่อมโยงให้ระบบบันทึกอัตโนมัติ ต้องกำหนดค่าในโปรแกรมอะไรบ้าง เพราะมีหลายอย่างที่ไม่สามารถเชื่อมโยงได้ เช่น บัญชีมีหลายบัญชี เวลาตัดจ่าย หรือรับเงินเข้าจะกำหนดเป็นบัญชีเดียวไม่ได้...

อืม หมายถึงยังไงหรือครับ เพราะหากจะลงบัญชีโดยตรงในสมุดรายวันเอง ก็เพียงแค่กำหนดเลขที่บัญชีที่ต้องการในผังบัญชี ก็สามารถนำมาลงบัญชีได้ทันทีแล้วครับ

หมายความว่า บันทึกบัญชีเอง ตัดจ่ายเอง กลับรายเองใช่มั้ยครับ เพราะถ้าเป็นระบบเต็มของโปรแกรมแล้วโปรแกรมจะบันทึกให้อัตโนมัติ

และรบกวนถามอีกอย่างบริษัทฯ ผมเอา Express มาเพื่อทำบัญชีโรงแรมในระบบโรงแรมทั่วไปจะมี
1.สต๊อคสินค้า รับเข้าบันทึก จ่ายออกบันทึก ปรับปรุงสิ้นเดือนบันทึก
2.การซื้อ บันทึกบัญชีซื้อสินค้าและจ่ายเงิน กระทบยอด
3.การขาย บันทึกขายค่าห้องพัก และรับเงิน กระทบยอด
4.บริษัทฯ ผมมีหลายสาขาจะเอาแต่ละสาขาเป็นแผนก ในผังบัญชีทุกโค๊ดต้องใส่ Y ตรงแผนกทุกโค๊ด หรือไม่ครับ

- ตอบคำถามแรกก่อนนะครับ
กรณีที่เราไม่ต้องการเชื่อมโยงทุกระบบ โดยที่เราไม่ต้องการให้โปรแกรมลงบัญชีให้ทุกรายการ ซึ่งผู้ใช้ต้องการจะบันทึกบัญชีเองทั้งหมด ในขณะที่เรายังใช้เมนูอื่นๆได้ตามปกติ ให้ทำดังนี้ครับ

ไปที่หัวข้อ เริ่มระบบ / 5. กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี / 1. กำหนดการผ่านรายการไปยังสมุดบัญชี
จากนั้นให้ติ๊กเครื่องหมายถูกออกที่ช่อง เชื่อมต่อระบบบัญชี  เพียงแค่นี้ การทำรายการต่างๆภายใต้หัวข้อ ซื้อ ขาย การเงิน สินค้า  โปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีใดๆเลย  และผู้ใช้ต้องไป Dr. Cr. ที่หน้าสมุดรายวันเอง

- คำถามที่สอง  ในผังบัญชีทุกโค๊ดต้องใส่ Y ตรงแผนกทุกโค๊ด หรือไม่ครับ
ในความเป็นจริงไม่จำเป็นต้องใส่ทุกรหัสบัญชีก็ได้  เราใส่เพียงว่าบัญชีใดที่ใช้ร่วมกันหลายๆแผนกก็ใส่ Y ที่บัญชีนั้นๆก็พอ

แต่หากต้องการใส่ทุกบัญชีก็ไม่ผิดอะไร และให้ทำดังนี้

วิธีการใส่ Y ทุกๆบัญชีให้รวดเร็วไม่ต้องมาเคาะทีละบัญชี  ให้ไปใส่ที่บัญชีคุมหลัก เช่น 1000-00  2000-00 3000-00 4000-00 5000-00 เมื่อใส่ที่บัญชีคุมตัวแรกแล้วโปรแกรมจะถามเองว่า ต้องการให้บัญชีย่อยที่อยู่ภายใต้บัญชีนี้ กำหนดการใช้แผนกแบบเดียวกันหรือไม่  ให้ตอบตกลง

เวลาเราจะยกเลิกทั้งหมด ก็ทำแบบเดียวกันนะครับ  ซึ่งเราใช้หลักการนี้กับบัญชีหลักตัวย่อยๆลงไปได้อีกเช่นกันครับ

แล้วถ้าพนักงานเก่งแล้วผมจะกลับไปใช้เต็มระบบต้องทำอย่างไร ต้องไปเชื่อมต่อ แล้วข้อมูลที่บันทึกก่อนหน้า(ที่บันทึกเอง)จะมีผลกระทบหรือไม่อย่างไรครับ
ตอนนี้ผมแก้ผังบัญชีอยู่ ข้อมูลอื่นได้กำหนดแล้ว แต่ยังไม่เข้าใจวิธีการทำงานของโปรแกรมว่าขั้นตอนการทำงานเป็นอย่างไร(จะใช้แบบเต็มระบบของโปรแกรมครับ)
เช่น
1.การซื้อสด
2.การซื้อเชื่อ(เจ้าหนี้)
3.ขายสด
4.ขายเชื่อ(ลูกหนี้) ว่า ข้อ 1.- 4. มีขั้นตอนว่าต้องทำอย่างไร 1-2-3-4-5 จนจ่ายเงิน แล้วตัดจ่าย หรือรับเงิน บันทึกรับ
5.แล้วเวลาบันทึกบัญชีต้องใส่ Y ทั้ง Dr. และ Cr. หรือไม่ครับ ตามความเป็นจริง.....เจ้าหน้าที่จากตัวแทนขายที่เชียงใหม่มาอบรมให้แล้ว
แต่อบรมแค่ครึ่งวันไม่เข้าใจครับเหมือนแค่อธิบายว่าโปรแกรมทำอะไรได้บ้างเท่านั้นเองครับ

....................เอาแบบสรุปๆ ครับ......ขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้ ครับ...

- เมื่อตัดระบบการเชื่อมต่อระบบบัญชีแล้ว ไม่ควรกลับมาเชื่อมต่อในระหว่างรอบปีบัญชีอีก เพราะจะทำให้การการลงบัญชีซ้ำได้ โดยเฉพาะหากมีการสั่งให้โปรแกรมลงบัญชีใหม่ทั้งระบบ   

   ดังนั้นหากต้องการให้โปรแกรมลงบัญชีเองทุกหัวข้อ ต้องให้เลยรอบปีบัญชีและทำการประมวลผลข้อมูลปีปัจจุบันก่อน เช่นทำปี 58 ต้องรอประมวลผลปี 58 ส่วนข้อมูลที่คีย์ล่วงหน้าในปี 59 ก็ไม่ต้องไปบันทึกบัญชีเองนะครับ  เมื่อประมวลผลป58 แล้วค่อยไปกำหนดการเชื่อมต่อบัญชี  แล้วสั่งให้โปรแกรมลงบัญชีใหม่ทั้งระบบ

ส่วนการทำความเข้าใจกับระบบบัญชี Express นั้นมีหลายช่องทาง เช่น
1. ศึกษาจากคู่มือที่แถมไปกับตัวโปรแกรม
2. ศึกษาจากแผ่น CD ที่ไปกับตัวโปรแกรม
3. เข้าอบรมฟรีที่บริษัท Express ในกทม
4. จ้างผู้สอนไปสอนถึงที่สำนักงานของท่านเองเลย  หรือจ้างวางระบบไปด้วยเลย
5. เรียนรู้ประสบการณ์จากคำถาม คำตอบหน้าเวบบอร์ด

ส่วนที่ทางตัวแทนไปอบรมให้ ผมคิดว่าน่าจะเป็นการแนะนำการใช้งานเบื้องต้น  การสอนการใช้งานต้องใช้เวลาอย่างน้อย 2 วัน  เร็วกว่านี้คำตอบที่ได้คือ ไม่ค่อยรู้เรื่อง จับความได้ไม่หมด รู้แค่ว่าโปรแกรมทำได้ แล้วทำยังไง และจะปรับแต่งระบบอย่างไร