ทำไมประมวลผลแล้วแต่ยังมข้อมูลการจ่ายค้างอยู่

[jedi2801]

1.ใช้ express เวอร์ชั่น 5 บน dos ค่ะ ได้ประมวลผลปี 47 แล้ว แต่ทำไมยังมีข้อมูลทะเบียนเช็คจ่าย และรายการจ่ายชำระหนี้ค้างอยู่คะ เป็นสาเหตุให้เครื่องช้าหรือเปล่า เพราะตอนนี้เครื่องช้ามากค่ะ ทั้งๆที่จัดเรียงข้อมูลบ่อยๆแล้ว หากยังค้างอยู่อย่างนี้พอลงรายการปีต่อๆไปจะไม่ทำให้ข้อมูลค้างมากขึ้นหรือคะ จะมีวิธีการใดบ้างที่จะลบทิ้ง โดยให้มีแต่รายการของปีปัจจุบันก็พอค่ะ เพราะแต่ละปีจะมีข้อมูลการจ่ายเยอะมาก ปีละประมาณ 5 พันรายการค่ะ
2.หรือว่าจะเกี่ยวกับวิธีการบันทึกการจ่ายเช็คคะ เพราะเมื่อมีการจ่ายเช็คจะบันทึกเช็คจ่ายโดยผ่านบัญชีแยกประเภทเป็นบัญชีเงินฝากธนาคารเลยค่ะ และจะไม่บันทึกผ่านเช็คจ่ายอีก เนื่องจากในแต่ละเดือนมีหลายรายการ และไม่สะดวกในการบันทึกผ่านเช็คจ่าย

[O-FIVE]

สาเหตุที่คุณเข้าใจในข้อ 2. ถูกแล้วค่ะ เพราะคุณไม่ทำการผ่านเช็คในระบบไปทำที่บัญชี ทำให้ในทะเบียนเช็คจ่ายยังค้างอยู่เพราะสถานะเป็นเช็คจ่ายทำให้
ปิดประมวลผลยังค้างอยู่ รวมทั้งเอกสารที่มีการตั้งซื้อเชื่อคือ [RR] และ PS เพราะที่ซื้อเชื่อไม่ผ่านเช็คก็ไม่มีวันที่เรียบร้อยในซื้อเชื่อ และ PS ทั้งหมดนี้ก็จะไม่ถูกลบทิ้ง ทำให้ข้อมูลเยอะ ก็มีผลทำให้การทำงานช้าลงค่ะ
วิธีแก้ไข
1. ลบเช็ค,เอกสาร RR และ PS ออกเอง ซึ่งถ้าเป็นเอกสาร RR และ PS ต้องไปเปลี่ยนรอบบัญชีให้เป็นปีเก่าก่อนถึงจะลบได้
2.ผ่านเช็คจ่ายนั้นในปีปัจจุบัน ซึ่งโปรแกรมจะลงบัญชี ก็ต้องไปลบรายวันเช็คพวกนี้ทิ้งทางด้านบัญชี แล้วก็รอปิดประมวลผลปีใหม่ เพื่อให้โปรแกรม ลบเอกสาร RR และ PS ออกให้