ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

บันทึกบัญชีด้านสินค้า โดยใช้วิธี Perpetual  เมื่อบันทึกรายการซื้อRR และปรับปรุงเพิ่ม/ลดต้นทุน(CA)แล้วขายสินค้า (IV) โปรแกรมจะบันทึกตัดสินค้าคงเหลือและต้นทุนสินค้าที่ขาย
ต่อมามีการตรวจนับสินค้า หรือลดหนี้/รับคืน ต้นทุนสินค้าที่ขายสำหรับ IV ที่เคยเปิดไว้ มีการเปลี่ยนแปลงตลอด ทำให้ต้นทุนสินค้าที่ขายสำหรับเดือน แตกต่างกันเสมอ ไม่คงที่ จะแก้ไขได้หรือไม่
เพราะเวลาออกงบกำไรขาดทุนไปแล้ว พอย้อนกลับไปดูของเดือนที่ผ่านมา ต้นทุนสินค้าที่ขายเปลี่ยน 

หากมีการปรับปรุงเพิ่ม/ลดต้นทุน หรือ ลดหนี้/ส่งคืน โดยอ้างถึงเอกสารวันที่ย้อนหลัง โปรแกรมจะทำการปรับต้นทุนย้อนหลังใหม่ให้ กรณีมีการปิดงบประจำเดือน มีผลทำให้ตัวเลขต้นทุนในงบเปลี่ยนแปลงด้วย

วิธีป้องกัน  1. ห้ามทำการปรับปรุงใดๆ ทั้งสิ้นข้ามเดือน ซึ่งจะส่งผลกระทบกับต้นทุนย้อนหลัง (กรณีถ้ามีการปิดงบประจำเดือนเรียบร้อยแล้ว) กรณีต้องปรับให้ปรับกับเอกสารประจำเดือนนั้นๆ (เดือนที่ยังไม่ปิดงบ)

            2. ตรวจสอบเอกสารให้เรียบร้อยก่อน(ตรวจดูแล้วว่าไม่มีเอกสารตกหล่น) แล้วจึงออกงบการเงิน

- ระบบ Perpetual ก็เป็นอย่างนี้ละครับ มีการเคลื่อนไหวของบัญชีต้นทุนสินค้าตลอดเวลาที่ที่มีการเคลื่อนไหวของตัวสินค้า
* จากการอ่านคำถาม เรื่องการลดหนี้ไม่ใช่ประเด็นที่ทำให้สินค้าไม่คงที่ แต่น่าจะเป็นเพราะมีการปรับปรุง มีการตรวจนับสินค้าใหม่ในเดือนนั้น ประเด็นหลังนี้ถ้าเป็น Periodic ก็เป็นเหมือนกันครับที่จะทำให้บัญชีต้นทุนสินค้า มีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
* การรับสินค้าคืน ถ้ามีการรับภายในเดือนเดียวกัน และยังไม่ปิดงบ ก็ไม่ผลกับบัญชีต้นทุนสินค้าที่ได้บันทึกไปก่อนหน้า ยกเว้นว่า ได้มีการขายสินค้าชนิดเดียวกันรหัสเดียวกันนั้นไปแล้วหลังจากออก IV ชุดแรกไป และออก IV ชุดที่ 2 จากนั้นภายหลังได้มาทำรายการรับคืนแทรกเข้าไประหว่างชุดที่ 2 อย่างนี้ มีผลต่อบัญชีต้นทุนสินค้า ถ้าบังเอิญว่าสินค้าไม่มีเหลือในช่วงรับคืน และมีการซื้อเพิ่มก่อนออกบิลใบที่ 2 ซึ่งการออกบิลใบที่ 2 เคยรับต้นทุนสินค้า Lot ใหม่ แต่เมื่อได้มีสินค้าคืนเข้ามาภายหลัง แต่เป็นรายการของวันที่ก่อนสินค้า Lot ใหม่ อย่างนี้ ต้นทุนการขาย IV ชุดที่ 2 จะเปลี่ยนไปทันที ซึ่งจะทำให้งบต้นทุนขายเปลี่ยนไป มีผลต่องบการเงิน

* แนวทางแก้ไขก็ไม่ยากเย็นอะไร เพียงระมัดระวังไม่ให้มีการออกเอกสารย้อนหลัง ไม่ให้มีการปรับปรุงย้อนหลัง คำว่าย้อนหลังของผมหมายถึง หลังจากปิดบัญชีไปแล้วครับ ซึ่งคุณควรจะล๊อคงวดเอาไว้ด้วย ถ้ายังไม่ได้ปิดบัญชี ทำไปเถอะครับ อยากปรับปรุงอะไร ก็ทำได้ตามสบาย
** อีกแนวทางหนึ่งก็คือ เปลี่ยนมาใช้ระบบ Periodic ซึ่งเราสามารถกำหนดบัญชีต้นทุนสินค้าได้ด้วยตัวเอง ดังนั้นต้นทุนที่เปลี่ยนไปจากที่กำหนดไว้ในหน้าบัญชีสินค้าคงเหลือแล้ว ก็ให้งวดบัญชีเดือนถัดไป รับภาระผลต่างเอา  ซึ่งก็ใช่ว่าจะถูกต้องนัก และไม่ควรทำการย้อนหลังข้ามรอบบัญชี หรืองวดที่ 12 ด้วย  ซึ่งจะมีผลต่องบการเงินประจำปีของกิจการ

- เสริมอีกนิดครับ
* ตัวอย่างที่ผมยกมานั้นระบบสินค้าคงเหลือเป็นแบบ FIFO นะครับ