ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

จะใก้ลสิ้นปีแล้วจจึงรบกวนช่วยแนะนำขั้นตอนการปิดบัญชีประจำปีให้หน่อยช่วยบอกมาเป็นขั้นตอนแต่ละขั้นนะค่ะจะได้เข้าใจง่ายขอบคุณมากคะ

วิธีการปิดบัญชีสิ้นปีอย่างถูกต้องในโปรแกรม Express

[size=120][color=blue]การปิดบัญชี หมายถึง การจัดทำงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล เป็นรายงานการเงิน ที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการหนึ่งในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยนำเอาค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไปหักจากรายได้ ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรขาดทุนเท่าใด เพื่อให้สะดวกในการลงบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายใหม่ในงวดถัดไป ฉะนั้นการปิดบัญชีกำไรขาดทุน จะมีผลทำให้บัญชีที่ถูกปิดมียอดเท่ากับ ศูนย์ (Zero Balance)

การปิดบัญชีด้วย Manual บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จะโอนปิดไปบัญชีกำไรขาดทุน ในวันสิ้นงวดบัญชี โดยค่าใช้จ่ายทั้งหมด ได้จาก ต้นทุนขาย, ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่าง ๆ

การลงบันทึกบัญชีสินค้าแบ่งได้ 2 ระบบ คือ

1. ระบบการลงบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

2. ระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)



1. ระบบการลงบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

เป็นการบันทึกการรับจ่ายสินค้าอย่างต่อเนื่องและบันทึกบัญชีต้นทุนขายทุกครั้งที่เกิดรายการขาย ในสต๊อกการ์ดจะแสดง ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าที่ซื้อขาย ตลอดจนยอดคงเหลือ ฉะนั้นถ้าต้องการทราบสินค้าคงเหลือในวันใดวันหนึ่ง คงเหลือเท่าไรก็สามารถคำนวณได้โดยรวมยอดคงเหลือครั้งหลังสุด ของสต๊อกการ์ดทุกสินค้าเข้าด้วยกัน แต่มีข้อเสีย คือ การบันทึกรายการอย่างนี้เป็นการเพิ่มภาระในการลงบัญชีอย่างมาก จึงเหมาะสำหรับธุรกิจที่จำหน่ายสินค้าราคาค่อนข้างสูง ( โปรแกรม express จะทำการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ)

การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

การบันทึกซื้อเชื่อ

Dr. สินค้า
ภาษีซื้อ
Cr. เจ้าหนี้การค้า


การบันทึกขายเชื่อ

Dr. ลูกหนี้
ต้นทุนขาย
Cr. ขายสินค้า
ภาษีขาย
สินค้า


2. ระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

เป็นการบันทึกรายการซื้อขายแต่ละครั้ง จะไม่มีการลงรายการสินค้า และไม่มีการบันทึกบัญชี ฉะนั้นระบบการลงบัญชีแบบ Periodic ยอดคงเหลือยกมาในบัญชีสินค้าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงจนกว่าจะสิ้นงวดบัญชี เพราะเมื่อมีการซื้อสินค้าเพิ่มเติมในระหว่างงวดจะลงรายการไว้ในบัญชีซื้อ และเมื่อขายสินค้าจะลงบัญชีขายเพียงคู่เดียวเท่านั้น ดังนั้นกิจการจึงจำเป็นต้องทำการตรวจนับสินค้าในวันสิ้นงวดบัญชี เพื่อนำไปจัดทำงบต้นทุนขาย

การบันทึกบัญชีแบบPeriodic

การบันทึกซื้อเชื่อ

Dr. ซื้อสินค้า
ภาษีซื้อ
Cr. เจ้าหนี้การค้า

การบันทึกขายเชื่อ

Dr. ลูกหนี้
Cr. ขายสินค้า
ภาษีขาย


งบต้นทุนขาย คำนวณได้จาก

สินค้าต้นงวด
บวก : ซื้อสุทธิ
สินค้าที่มีไว้เพื่อขาย
หัก : สินค้าปลายงวด
=ต้นทุนขาย


โปรแกรมบัญชี Express มีการเชื่อมระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยมีระบบบัญชีเป็นหัวใจ การส่งข้อมูลในระบบ Interactive ครบทุกระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น เมื่อบันทึกรายการซื้อ ขาย โปรแกรมจะส่งข้อมูลไปกระทบยอดในระบบที่เกี่ยวข้อง และลงบัญชีในสมุดรายวันให้ อัตโนมัติ ส่งข้อมูลไปยังงบการเงินทุกงบให้อัตโนมัติทันที



การปิดบัญชีในระบบการลงบัญชีแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

การปิดบัญชีแบบ Perpetual ในโปรแกรมของ Express สามารถ พิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันทีและไม่ต้องบันทึกยอดสินค้าคงเหลือสิ้นปี

ก่อนปิดประมวลผลควรตรวจสอบระบบต่าง ๆ ก่อน เช่น ระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า และระบบบัญชี ตรวจสอบโดย

- การพิมพ์รายงานงบการเงินให้เรียบร้อย เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล

- คำนวณภาษีเงินได้ และนำไปบันทึกสมุดรายวันดังนี้

Dr. ภาษีเงินได้นิติบุคคล
(ค่าใช้จ่าย)
Cr. ภาษีเงินได้นิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า
(สินทรัพย์)
เจ้าหนี้สรรพากร


- ก่อนปิดควรปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, รายได้ค้างรับ, ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า, รายได้รับล่วงหน้าใน สมุดรายวัน

การปิดบัญชีในระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

การปิดบัญชีแบบ Periodic จะต้องทำดังนี้

1. บันทึกยอดยกมา ระบบสินค้าแต่ละรหัสสินค้าก่อน จากนั้นบันทึกยอดยกมาในระบบบัญชีโดยนำงบดุลมาบันทึกที่เมนูบัญชี ข้อ 6 บันทึกยอดยกมา ให้มูลค่ายกมาของระบบสินค้าทั้งหมดเท่ากับยอดยกมาของระบบบัญชี ( ถ้าท่านบันทึกยอดยกมาของระบบสินค้า หรือระบบอื่น ๆ ไม่ตรงกับระบบบัญชี โปรแกรมจะไม่เช็ค ให้ท่านตรวจสอบโดยพิมพ์รายงานสถานะแต่ละระบบมาเทียบกันเอง) และเมื่อมีการบันทึกซื้อสินค้าหรือขายสินค้าโปรแกรมจะไม่ลงบัญชี ต้นทุนสินค้า ซึ่งทำให้บัญชีสินค้าคงเหลือมียอดเท่ากับยอดยกมาตลอดเวลา

2. เมื่อต้องการดูงบการเงิน ( งบต้นทุนขาย, งบกำไรขาดทุน, งบดุล) ณ วันใดวันหนึ่ง หรือเดือนใดเดือนหนึ่ง จะไปพิมพ์รายงานงบการเงินยังไม่ได้ จะต้องไปกรอกในเมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ



การจะได้มาซึ่งบัญชีสินค้าคงเหลือ จะต้องกำหนดว่าบัญชีใดในผังบัญชีเป็นบัญชีสินค้าคงเหลือ



3. หรือ จะให้เครื่องคำนวณสินค้าคงเหลือให้อัตโนมัติโดยกดปุ่ม F10 ที่ เมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ เลื่อนไปที่ เมนูอื่น ๆ เลือกคำนวณยอดคงเหลือจากระบบ  ผลการทำงานโปรแกรมจะนำยอดที่เคยบันทึกซื้อขาย หรือปรับปรุงลด/ เพิ่ม เข้ามาบันทึกให้เอง ผลการทำงานนี้จะไม่มีผลถึงระบบบัญชีฉะนั้นระบบบัญชี ยังคงมียอดสินค้าคงเหลือ เท่ากับยอดต้นปี นั่นหมายถึง ในบัญชีจะไม่มียอดเคลื่อนไหวใดๆ ในระหว่างงวดเลย ยอดที่บันทึก ณ จุดนี้ โปรแกรมจะส่งไปคำนวณที่งบการเงิน โดยในงบการเงิน ( เมนูบัญชีข้อ 8 สร้างงบการเงินด้วยตัวเองหน้า 2 ) และต้องระบุชนิดข้อมูลของเลขที่บัญชีนี้ให้เป็น BEG, INV  แต่ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงรหัสบัญชี ในผังบัญชี ก็ไม่ต้องแก้ไขในงบการเงินเพราะโปรแกรมได้กำหนดไว้แล้ว



รูปที่ 3 การคำนวณสินค้า ปลายงวดจากระบบ อัตโนมัติ



- ก่อนปิดประมวลผลควรตรวจสอบระบบต่าง ๆ กัน เช่น ระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า และระบบบัญชี ตรวจสอบโดยพิมพ์รายงานต่าง ๆ และรายงานงบการเงินให้เรียบร้อย เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบต้นทุนขาย ฯลฯ

- คำนวณภาษีเงินได้ และนำไปบันทึกสมุดรายวันดังนี้

Dr. ภาษีเงินได้นิติบุคคล
(ค่าใช้จ่าย)

Cr. ภาษีเงินได้นิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า
(สินทรัพย์)
เจ้าหนี้สรรพากร


- บันทึกยอดสินค้าคงเหลือสิ้นปี

Dr. ต้นทุนขาย
(ค่าใช้จ่าย)
Dr. สินค้าคงเหลือปลายงวด
(สินทรัพย์)

Cr. สินค้าต้นงวด
(สินทรัพย์)
Cr. ต้นทุนขาย
(ค่าใช้จ่าย)


ตรวจสอบว่า เลขที่ของบัญชีกำไรสะสม ที่เมนู