ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

บริษัท กำลังจะเริ่มการขายแบบ Catalog โดยมีระบบการขายดังนี้
1. ลูกค้าจะเลือกซื้อสินค้าที่แสดงอยู่ในหนังสือ Catalog
2. เมื่อลูกค้าตัดสินใจซื้อจะเขียน รหัสสินค้า (Inventory Code) ที่แสดงอยู่ในหนังสือ Catalog ในใบสั่งซื้อ (Order Form) แล้วทำการ Fax ใบสั่งซื้อ มาที่บริษัท
3. เมื่อบริษัทได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าแล้ว จะทำการออกใบสั่งขาย (Sales Order) ที่สำนักงานใหญ่ แล้วส่งใบสั่งขายนี้ไปที่ Warehouse ซึ่งเป็นสถานประกอบการอีกที่หนึ่ง (เช่น สนง.ใหญ่อยู่ สีลม แต่ Whse อยู่ที่ เพชรเกษม)
4. เมื่อ Whse ที่อยู่เพชรเกษม ได้รับใบสั่งขายแล้ว พนักงาน Inventory จะจัดสินค้าตามใบสั่งขาย เมื่อจัดของเสร็จแล้วจะส่งใบสั่งขายนี้ไปให้ พนง.บัญชี ที่อยู่เพชรเกษมเช่นกัน ทำการออกใบเสร็จรับเงิน/บิลขาย (Tax Invoice) และทำการส่งสินค้าพร้อมใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าต่อไป

ตัวอย่าง
1. เมือลูกค้าสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ (Order Form)
ชื่อลูกค้า นาย กอ
Seq.   Inventory Code    Description    Qty    Price  
1.        001-001-01           แก้วน้ำ            1     107
**********************************************
2.เมื่อบริษัทที่ สนง.ออกใบสั่งขาย
ใบสั่งขาย (Sales Order)
ชื่อลูกค้า นาย กอ
Seq.   Inventory Code    Description    Qty    Price  
1.         11-111-11           แก้วน้ำ            1     107
************************************************
3.เมื่อ พนง.บัญชี ที่ Whse ออกใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน (Tax Invoice)
ชื่อลูกค้า นาย กอ
Seq.   Inventory Code    Description    Qty    Price  
1.         11-111-11           แก้วน้ำ            1     107
*************************************************
บริษัทใช้ Inventory Code 3 แบบด้วยกัน คือ
Inv.Cd.-Catalog Inv.Cd.-Company        Inv.Cd.-Vendor Description
001-001-01 11-111-11        GR-001-01 แก้วน้ำ

1. Inv.Cd.-Catalog : 001-001-01              เป็น Code ที่แสดงอยู่ในหนังสือ Catalog และ ลูกค้าใช้ในการสั่งซื้อ
2. Inv.Cd.-Company : 11-111-11 บริษัทใช้ในการออกใบสั่งขายและใบเสร็จรับเงิน ในระบบ Express
3. Inv.Cd.-Vendor : GR-001-01 พนง. Whse ใช้ในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า (Whse จะจัดเรียงสินค้าโดยใช้ Inv.Cd.-
Vendor ที่มาฝากขาย)
ปัญหาที่เกิดขึ้นและแนวทางแก้ไขปัญหา คือ
1.เมื่อบริษัทได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าแล้ว (ดูตัวอย่างข้างต้น) พนง.ที่ออกใบสั่งขายจะต้องเข้าไปค้นหาว่า Code : 001-001-01 ในใบสั่งซื้อตรงกับ Code อะไรในระบบ Express เพื่อที่จะออกใบสั่งขาย (ดูตัวอย่างข้างต้น) ในที่นี้จะตรงกับ Code : 11-111-11 ในระบบ Express ซึ่งทำให้เกิดความยุ่งยาก ล่าช้า และมีโอกาสผิดพลาดในการออกใบสั่งขายมาก
2.เมื่อ พนง. Whse ได้รับใบสั่งขาย เพื่อมาจัดสินค้า แต่การจัดเรียงสินค้าจะจัดเรียงตาม Code ของ Vendor ที่นำมาฝากขาย (เพราะสินค้านี้ยังไม่ใช่ของบริษัท) พนง. Whse ก็ต้องไปค้นหาว่า Code : 11-111-11 ที่แสดงในใบสั่งขาย และอยู่ในระบบ Express ตรงกับ Code ของ Vendor อะไร ในที่นี้จะตรงกับ Code : GR-001-01 ซึ่งทำให้เกิดความยุ่งยากและมีโอกาสผิดพลาดและล่าช้าในการจัดของเพื่อส่งสินค้าให้ลูกค้า
3.ส่วนในการออกใบเสร็จรับเงินไม่มีปัญหาอะไรเพราะว่าจะเป็นการดึงข้อมูลจากใบสั่งขายเพื่อมาออกใบเสร็จรับเงิน
4.ปัญหาดังกล่าวบริษัทสามารถแก้ปัญหาได้โดยใช้ระบบ Manual คือ จะจัดทำ List รายการของ Code สินค้า เช่น

Inv.Cd.-Catalog Inv.Cd.-Company   Inv.Cd.-Vendor Description
001-001-01 11-111-11                   GR-001-01              แก้วน้ำ
001-001-02 11-111-12                   AR-001-02 เหยือก
.................. ................                   .................. ...........
.................. ................                   .................. ...........
001-001-99 11-111-99                   DC-001-99 ผ้าห่ม

แล้วส่ง List นี้ พนง. ผู้ออกใบสั่งขาย และ พนง.จัดสินค้า
ในการออกใบสั่งขาย จะแก้ปัญหาโดย จะให้ใส่ Note ของระบบ Express ที่แสดง Code ของ Catalog ไปด้วย เพื่อจะได้ช่วยให้ พนง. จัดสินค้าจัดสินค้าได้รวดเร็วขึ้น ดังตัวอย่างข่างล่าง
ใบสั่งขาย (Sales Order)
ชื่อลูกค้า นาย กอ
Seq.   Inventory Code    Description    Qty    Price  
1.         11-111-11           แก้วน้ำ            1     107
           001-001-01
ดังนั้น เมื่อ พนง. จัดสินค้าได้รับใบสั่งขายจะเห็น Code ที่อยู่ในระบบ Express และ Catalog

คำถาม คือ อยากจะสอบถาม  Express ว่าการแก้ปัญหาดังกล่าว ทาง Express มีความคิดเห็นอย่างไร และสามารถ Apply ใช้ระบบงาน Express มาแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ไหม อย่างไร เพื่อลดการทำงานแบบ Manaual.

ต้องเขียนโปรแกรมเสริมครับ

1.เป็นแบบ Automatic
ป้อนข้อมูลใบสั่งซื้อ แล้วProcess ที่เหลือทั้งหมด

2.On the web
ป้อนข้อมูลใบสั่งซื้อผ่าน Web แล้วProcess ที่เหลือทั้งหมด

มีคนทำได้ครับ อิอิ...

เปลี่ยน Code ใน catalog ให้ ตรงกันกับ Code ใน โปรแกรม หรือในทางกลับกัน คือ ในโปรแกรมให้ไปตรงกับใน catalog ให้เทียบดูว่าด้านใดเป็นสิ่งที่ถาวรกว่ากัน ให้ยึดเป็นหลัก  อันนี้เห็นได้ชัดว่าไม่จำเป็นที่จะให้มันต่างกันตั้งแต่ต้น ในเมื่อมี Catalog อยู่ก่อนแล้ว ก็เปลี่ยน code ใน โปรแกรมให้ไปตรงกับ catalog ไปเลย ตั้งแต่ตอนสร้างรหัสสินค้าครั้งแรก ก็จบปัญหา

ผมจะทราบได้อย่างไรว่า คนที่ตอบกระทู้เป็น พนง.ของ Express ครับ
ความคิดเห็นแต่ละท่านมีปีโยชน์มาก แต่ในเบื่องต้น ผมอยากให้ พนง. ของ Express
ตอบมาก่อน แต่ท่านอื่นๆ ตอบมาก่อนก็ไม่เป็นไร ขอบพระคุณมากครับ

ที่สุดของการเป็นลูกค้า คือการเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท สถานภาพ พนักงานหรือไม่ใช่พนักงานของบริษัท มิใช่ประเด็น ว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขหรือไม่ ในคอมมูนิตี้นี้ เราพึ่งพากันเหมือนพี่น้อง มีผู้คนที่เอื้อเฟื้อต่อผู้อื่นในคอมมูนิตี้นี้อยู่มาก หากได้เข้ามาสัมผัส คุณจะรู้ ตราบเท่าที่ความคิดเห็นต่างๆนั้นเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม ถือว่าทุกความเห็นนั้นเป็นประโยชน์ครับ win-win อีกอย่างนึง ให้สังเกตุ level สถานภาพ ของผู้ตอบเป็นหลักครับ คนที่ตอบมากๆ ส่วนใหญ่มีประสบการณ์การใช้โปรแกรมมาก และมักให้ทางออกในการแก้ปัญหาได้ดีครับ

ถ้าให้ระหัสในแคตาล็อค กับระหัสใน Express เป็นระหัสเดียวกัน ส่วนระหัสของผู้ผลิตไปใส่ไว้ที่ระหัสบาร์โค๊ด แล้วไปแก้ไขแบบฟอร์มให้มี 2 ฟอร์ม คือฟอร์มที่แสดงระหัสในแคตาล็อค ส่วนอีกฟอร์มแสดงระหัสบาร์โค๊ตเพื่อไปจัดสินค้า