ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

อยากทราบว่า
1.หากเริ่มรอบปีบัญชีใหม่ แต่ในระบบมีการบันทึกข้อมูลการขายไว้ รวมทั้งยอดลูกหนี้ด้วย ซึ่งหากจะใช้รอบปีบัญชีแบบ 24 งวด จะทำให้ต้องแก้ไขข้อมูล
ค่อนข้างมาก เนื่องจากรายการลูกหนี้การค้าบางรายได้รับชำระหนี้แล้ว แต่ยังไม่ได้ตัดออกจากระบบ ก็เลยคิดว่าจะเริ่มรอบปีบัญชีใหม่เป็นปี 51 แต่ติดอยู่ที่ว่าการบันทึกรายการลูกหนี้ยกมานั้น ต้องบันทึกลูกหนี้รายตัวเลยใช่หรือไม่ นอกจากนี้ หากบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้รายตัวต้องไปลบรายการที่เคยบันทึกลูกหนี้ที่เกิดขึ้นจากการขายก่อนใช่หรือไม่ เนื่องจากการบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้รายตัวต้องใช้เลขที่เอกสารเดิม ซึ่งก็ทำให้เสียเวลามากด้วยเช่นกัน นอกจากนี้แล้ว ยังพบว่า ได้ทำการรับชำระหนี้จากลูกหนี้การค้าไปแล้วในเดือน 1 ทำให้มีการ run no. of receipt ซึ่งหากบันทึกยอดยกมาแล้วทำรายการรับชำระหนี้ใหม่ จะทำให้ no.of receipt แตกต่างออกไปจากเดิม เราสามารถกำหนดได้หรือไม่ อย่างไร
2.จากข้อ 1 หากกำหนดรอบบัญชีเป็น ปี 51 จะทำให้ไม่สามารถลบข้อมูลที่เคยบันทึกไปแล้วได้ เนื่องจากระบบแจ้งว่า รายการไม่อยู่ในงวด ทำให้เวลาลบข้อมูลต้องกลับไปเปลี่ยนรอบบัญชีเป็นปี 50 จะส่งผลกระทบอะไรหรือไม่ อย่างไร
3.ในส่วนที่เป็นสินค้าคงเหลือ หากต้องการบันทึกต้นทุนสินค้าที่ผลิต ต้องทำอย่างไรบ้าง โดย  RM -- WIP -- FG ต้องบันทึกในส่วนที่เป็นสินค้าอย่างไร เพราะในระบบจะแจ้งว่าเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต และรายการสินค้าสำเร็จรูปที่เกิดขึ้นจากการผลิต แต่เราอยากทราบว่าต้นทุนในการผลิตสินค้าแต่ละชนิดเป็นเท่าไร ต้องตั้งค่าอย่างไรคะ
4. หากได้รับเช็คล่วงหน้ามา ในระบบจะยังไม่ตัดยอดลูกหนี้การค้าออกไป แต่จะบันทึกว่ายอดเงินไม่เรียบร้อย เราสามารถแก้ไขได้หรือไม่ เพราะ ในส่วนที่เป็นเช็ค จะแสดงสถานะ เป็นเช็คในมือ แต่ยอดลูกหนี้ก็ยังคงอยู่ ส่งผลทำให้ยอดลูกหนี้การค้าสูงเกินไป --- เข้าใจถูกหรือเปล่าคะ
5.ในการตั้ง password เพื่อล็อคระบบการใช้งานบางระบบ ต้องทำอย่างไร เพราะลองทำตามที่คู่มือบอกแล้ว แต่ไม่สามารถล็อคระบบได้ รบกวนช่วยแนะนำด้วยนะคะ

ขอบคุณมากค่ะ

1.การเริ่มรอบบัญชีใหม่ ทำได้โดยการประมวลผล แต่การประมวลผลจะทำให้เอกสารของปีเก่าไม่สามารถย้อนกลับไปแก้ไขได้  ในกรณีปัญหาของคุณ ผมเข้าใจว่าคุณยังทำปี 49 ยังไม่เรียบร้อย และงวดที่ 13-24 เป็นปี 50  และต้องการบันทึกปี 51 ต่อไป ใช่หรือไม่  ถ้าเป็นเช่นนั้นให้แก้งวดที่ 24 ให้เป็นเดือนในปี 51 ไปเลย ก็จะทำให้คุณทำงานต่อไปได้อีก และจัดการเอกสารในปีเก่าให้เรียบร้อยเสียก่อน แล้วค่อยมาประมวลผลให้โปรแกรมยกยอดไปเองโดยที่คุณไม่ต้องบันทึกยอดยกมาแต่อย่างใด
2. คำตอบข้อ 1
3. ตรงนี้รบกวนโทรถามนะครับ เพราะคุณให้รายละเอียดน้อยไปนิด อย่าลืมว่าระบบบัญชีต้นทุนมันต้องเกี่ยวข้องกับระบบสินค้าที่คุณใช้ด้วยว่าคุณใช้ Perpetual หรือ Periodic และคุณใช้วิธีรับวัตถุดิบเข้า และเบิกวัตถุดิบออกอย่างไร  การคิดต้นทุน คุณใช้หลักการคิดอย่างไร  ซึ่งจะต้องมาวิเคราะห์ก่อนแล้วค่อยนำต้นทุนบันทึกเข้าไปยังสินค้าที่ผลิตสำเร็จ ซึ่งอยู่ในหน้า ปรับปรุงต้นทุน(กรณีรับสินค้าเข้ามาอย่างเดียวโดยไม่ได้บันทึกต้นทุนทันที หรือมาเพิ่มต้นทุนส่วนเพิ่มทีหลัง) หรือบันทึกพร้อมรับสินค้าจากการผลิต ซึ่งวิธีการบันทึกมูลค่าต้นทุนก็แตกต่างกันออกไป
4. การรับเช็คล่วงหน้า โปรแกรมทำถูกต้องแล้วนะครับ คือเปลี่ยนจากลูกหนี้การค้าเป็นเช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า แต่ในหน้าทะเบียนลูกค้ายังไม่ตัดหนี้ให้  โปรดศึกษาผังบัญชีหัวข้อลูกหนี้การค้า แล้วดูบัญชีย่อยว่าประกอบด้วยอะไร จะทำให้คุณเข้าใจระบบบัญชีที่แท้จริงขึ้นด้วยครับ
5. อันดับแรกเลย ต้องตรวจสอบดูว่า User ที่ต้องการให้ lock ตามที่ได้เลือกไว้นั้น ได้กำหนดให้ทำการตรวจสอบตอน login เข้ามาหรือเปล่า (ให้ดูที่หน้าระบบความปลอดภัยของ User รายนั้น)แล้วค่อยมาตรวจสอบรายการด้านล่างของแต่ละ User
**  การกำหนดสิทธิการใช้งานไม่ควรซ้ำกับสิทธิของกลุ่มผู้ใช้ กล่าวคือ ควรกำหนดกลุ่มให้เรียบร้อยก่อน ถ้า User รายใดมีการยกเว้นเป็นพิเศษ แล้วค่อยมากำหนดที่นอกเหนือจากสิทธิของกลุ่มที่ได้กำหนดไว้แล้ว  การกำหนดแบบนี้จะทำให้เครื่องทำงานเร็วขึ้นด้วยครับ

ถามเพิ่มเติมหน่อยนะคะ

เมื่อทำการบันทึกรายการบัญชีเข้าไป ลองเข้าไปดูในส่วนรายงานพบว่า ยอดลูกหนี้คงค้างรายตัว ณ 1 มกราคม 51 <> ยอดยกมาของลูกหนี้รายตัวในรายงานการเคลื่อนไหวของลูกหนี้ สาเหตุเกิดจากอะไรคะ

เช่น ในรายงานลูกหนี้คงค้าง ณ  1 มกราคม 51

นาย  A                    10000
นาย  B                    20000


แต่ในรายงานการเคลื่อนไหวของลูกหนี้ ณ 31 มกราคม 51

ซึ่งระบุ ยอดยกมา  นาย A    15000
                        นาย B    35000

สาเหตุเกิดจากอะไร รบกวนช่วยตอบด้วยนะคะ

แต่ยังไม่ได้ปิดบัญชีเพื่อการประมวลผล เนื่องจากตอนนี้เป็นการทดลองใช้ระบบขายและรับเงิน ระบบซื้อและระบบสินค้าไม่ได้ใช้ ดังนั้นในการประมวลผลต้องปฏิบัติอย่างไรคะ

ขอบคุณมากค่ะ

- ให้ลองสั่งคำนวณหัวลูกหนี้ดูก่อน หากมีข้อมูล Error โปรแกรมก็จะแจ้งให้ทราบ แล้วไปทำตามที่โปรแกรมแนะนำ
- แต่ถ้าไม่มี Error แจ้งให้ทราบเลย และคุณมั่นใจว่ายอดยกมาถูกต้องในรายการยกมา และรายละเอียดประกอบตรงกันก่อนแล้ว  สาเหตุที่ข้อมูลไม่ตรงกันจะเกิดขึ้นได้เมื่อมีการรับชำระเหลื่อมล้ำงวดบัญชีกัน  เช่น Invoiceเลขที่ IV0000001 ออกวันที่ 1 เดือนมกราคม 2551 แต่ลูกค้ามีการโอนเงินมาให้ก่อนคือวันที่ 29 ธันวาคม 2550 คุณจึงทำรายการรับชำระบิลเลขที่ IV0000001 ตามวันโอนเงินของลูกค้า  รายการประเภทนี้จะทำให้ยอดคงเหลือสิ้นงวดไม่ตรงตามจริง  เพราะรายการโอนเงินล่วงหน้าต้องถือเป็นหนีสินอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องทำการรับเงินที่โอนเข้ามาใน RV หรือจากหัวข้อรายได้อื่นๆก็ได้ จากนั้นวันออกบิลขายค่อยทำการรับชำระ และตัดจากยอดหนี้สินนั้นแทนเงินที่โอนมาก่อนหน้านะครับ