เห็นอกเห็นใจจริงๆสำหรับคนที่ไม่รู้ระบบบัญชีมาก่อน หรือต่อให้รู้คอมพิวเตอร์+เก่งคอมพิวเตอร์แค่ไหน ก็เป็นปัญหาสำหรับผู้เริ่มต้น หรือมือใหม่ทั้งนั้น เพราะว่าการบัญชี ต้องศึกษา เรียนรู้ และทำความเข้าใจกับรายการค้าที่เกิดขึ้นก่อน แล้วมาวิเคราะห์ว่า รายการนั้นเป็นทรัพย์สิน หนี้สิน รายได้ หรือค่าใช้จ่าย และรายการนั้นๆควรจะลงบัญชีไว้ในบัญชีประเภทใด หากใช้ระบบคอมพิวเตอร์มาบันทึกบัญชีด้วยแล้วยังต้องมาศึกษาวิธีการนำรายการเหล่านั้นมาบันทึกในโปรแกรมระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เพิ่มอีกด้วย เพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีได้อย่างที่เราต้องการจะให้เป็น
แต่ละกิจการ ถึงแม้จะชื่อว่า เป็นธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจการผลิต หรือธุรกิจนำเข้า-ส่งออก ก็ยังไม่เหมือนกันเลย เนื่องจากระบบโครงสร้างภายในองค์กรที่แตกต่างกันจากนโยบายของผู้บริหาร และความรู้ความเข้าใจของผู้ทำบัญชีที่แตกต่างกันอีกด้วย ดังนั้นระบบที่ทำอยู่จึงแตกต่างกันทั้งที่ธุรกิจก็เหมือนกัน
CD ที่ทางบริษัทได้แถมไปให้นั้น เป็นวิธีการใช้งานโปรแกรมโดยรวม แต่การที่จะนำข้อมูลไปบันทึกนั้นต้องทำความเข้าใจกับพื้นฐานของวิชาบัญชีเสียก่อน หากจะให้โปรแกรม Express ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้ใช้ก็ต้องเรียนรู้วิชาบัญชีไว้บ้าง ซึ่งหนังสือบัญชีขั้นพื้นฐาน บัญชีสำหรับผู้บริหาร บัญชีสำหรับผู้ไม่รู้บัญชี มีขายในร้านหนังสือเยอะแยะเต็มไปหมด ลองเลือกซื้อมาอ่านดูสักเล่มก็น่าจะเป็นการแก้ปัญหาเบื้องต้นได้ดี
สำหรับคำถามที่ถามมานั้นขอตอบเป็นข้อๆตามลำดับความสำคัญดังนี้ครับ4. การเริ่มต้นสำหรับการบันทึกข้อมูล เราจะต้องมีข้อมูลขั้นต้นพร้อมไว้ก่อนการบันทึกรายการค้า จากปัญหาของคุณ อันดับแรก ก็ต้องไปกำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆจากหน้าเริ่มระบบก่อน จากนั้นค่อยมาสร้างรหัสเจ้าหนี้ รหัสลูกหนี้ รหัสสินค้า เท่าที่มีอยู่แล้ว ถ้ารายการใดยังไม่มี ก็ยังไม่ต้องกังวลไม่ต้องทำเผื่อ เอาไว้เจอเมื่อไหร่ ก็บันทึกในตอนนั้น เมื่อทำการบันทึกไฟล์หลัก หรือที่เรียกว่า ไฟล์มาสเตอร์ เช่นประวัติเจ้าหนี้ ประวัติลูกหนี้ และรายชื่อสินค้าที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นแล้วนั้น ก็เริ่มทำการบันทึกรายการซื้อ และขายได้ทันที สำหรับผังบัญชีแนะนำให้ใช้ตัวที่แถมมากับโปรแกรมนะครับ (สำหรับมือใหม่)
1. ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะเลือกใช้หัวข้อใด หากใช้หัวข้อ ซื้อสด, ซื้อเชื่อ, ก็ต้องมีรหัสเจ้าหนี้ไว้เสมอ แต่หากใช้หัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆเนื่องจากเป็นการชำระเงินสด หรือเช็คเงินสด ก็ไม่จำเป็นต้องบันทึกรหัสเจ้าหนี้ลงไปก็ได้ อย่างไรก็ตาม การบันทีกรหัสเจ้าหนี้ไว้ด้วยนั้นจะเป็นข้อดี ในภายหลัง เนื่องจากเราสามารถตรวจสอบรายการต่างๆที่เราได้ทำการจ่ายออกไปว่า จ่ายไปให้ใคร และค่าใช้จ่ายต่างๆที่บันทึกไปแล้วนั้นได้ซื้อมาจากเจ้าหนี้รายใด เพื่อเป็นรายงานในการใช้วิเคราะห์ในภายหลัง
2. คำตอบเช่นเดียวกันกับข้อ 1.
3. ข้อนี้ต้องตอบว่า ได้ หากการบริการนั้นเป็นการรับเงินสดทุกครั้งไป และไม่ต้องการให้โปรแกรมตรวจสอบราคาขาย โปรแกรม Express ได้กำหนดหัวข้อสินค้าบริการขึ้นมาเนื่องจากว่าในเวอร์ชั่นก่อนๆนั้น หัวข้อสินค้าบริการมีไว้แยกต่างหากจากหน้ารายละเอียดรายได้อื่นๆ เพื่อใช้สำหรับบันทึกในหน้าขายสด,และขายเชื่อ ส่วนรายได้อื่น ก็ให้นำรหัสจากรายละเอียดรายได้อื่นๆไปใช้แทน แต่เวอร์ชั่นหลังๆ สามารถนำรหัสรายได้อื่นไประบุไว้ในบิลขายสด และขายเชื่อได้ด้วย แต่ก็ยังมีความแตกต่างกันอีกเล็กน้อยคือ ในรหัสสินค้าบริการนั้นยังมีการระบุตารางราคาขาย เพื่อนำไปอ้างอิงสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้อีกด้วย ซึ่งในรายละเอียดรายได้อื่นๆยังไม่มี
อีกประการหนึ่งก็คือ การบันทึกจากหัวข้อรายได้อื่นๆนั้นเป็นการทำแทน RV หรือสมุดรายวันรับที่ทางฝ่ายบัญชีเขาชอบมาบันทึกบัญชีด้วยตัวเองในภายหลัง แต่การใช้รหัสสินค้าบริการ, รหัสรายได้อื่นๆ มาบันทึกจากหน้าขายสด ,ขายเชื่อและรายได้อื่นๆนั้นเป็นการบันทึกรายการรับและลงบัญชีด้วยโปรแกรมทั้งระบบ
สำหรับการบันทึกรายได้จากโปรแกรม Express เพื่อให้ Online ลงบัญชีโดยอัตโนมัตินั้นมีอยู่ 3 หัวข้อด้วยกันคือ ขายสด ,ขายเชื่อ , รายได้อื่นๆ
ในธุรกิจบริการนั้น หากมีการขายกันเป็นเงินสดก็สามารถใช้หัวข้อรายได้อื่นๆได้ทันทีเช่นเดียวกันกับหัวข้อขายสด แต่หากเป็นการให้เครดิตและภาษีขายที่เกิดขึ้นคุณเลือกเป็นเกณฑ์เงินสด หรือภาษีขายจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการรับชำระเงิน ดังนั้นต้องใช้หัวข้อขายเชื่อ แทนหัวข้อขายสดและรายได้อื่นๆเท่านั้น เพื่อให้รายการขายเชื่อนั้นเป็นรายการอ้างอิงในการรับชำระหนี้ต่อไป
** รายละเอียดสินค้า มีไว้ใช้เมื่อต้องการให้รหัสนั้นใช้สำหรับสินค้าที่มีตัวตน และต้องการให้โปรแกรมบันทึกสต๊อคการ์ดด้วย การนำรหัสสินค้าที่ทำจากหัวข้อรายละเอียดสินค้าเพื่อให้โปรแกรมทำการบันทึกสต๊อคการ์ดด้วยนั้น สามารถนำไปใช้ได้กับหัวข้อ
ซื้อสด,ซื้อเชื่อ,ขายสด,ขายเชื่อ,และหัวข้อรายการประจำวันสินค้า เท่านั้น จะไม่สามารถนำไปใช้กับหัวข้อค่าใช้จ่ายอื่นๆ และรายได้อื่นๆ ส่วนรายละเอียดสินค้าบริการ มีไว้ใช้สำหรับงานบริการ และไม่ต้องการให้โปรแกรมทำการบันทึกสต๊อคการ์ดแต่อย่างใด
** หัวข้อที่ทำงานคล้ายรายละเอียดสินค้าบริการคือ รายละเอียดรายได้อื่นๆ และรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ
คิดว่าคงพอเป็นแนวทางในการเริ่มต้นได้บ้างแล้วนะครับ ขอเอาใจช่วยครับ
โพสต์แล้ว: ศุกร์ ก.พ. 22, 2008 10:49 am