ทำไมสินค้ามีจริงกับรายงานไม่ตรงกัน?

[tanin21]

ทำไม สินค้าคงเหลือเวลาแสดงที่รายงานสินค้าคงเหลือ ไม่ตรงกับ สต๊อกที่มีอยู่จริงครับ?ใครรู้ช่วยบอกด้วยครับ ขอบคุณมากครับ

[suchai]

ในกรณีที่ใช้โปรแกรมเป็นปกติ ถ้าจะดูรายงานเกี่ยวกับสินค้า
เราจะต้องจัดเรียงแฟ้มข้อมูลทุกแฟ้มก่อน  เมนู อื่นๆ  1 จัดการแฟ้มข้อมูล
                                                                    6 จัดเรียงแฟ้ม่ข้อมูล  เลือก ทุกระบบ

แล้วจึงไปสั่งคำนวณ เมนู สินค้า ข้อ 7 ซ่อมแซมระบบสินค้า
                                                    4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี

ถ้าตัวเลขกลับมาใกล้เคียงก็ถือว่า ใช้ได้ในระดับนึง

ต่อไปเป็นเรื่องของ ยอดยกมา stock card การเคลื่อนไหว ซื้อ ขาย รับ จ่าย ว่ามีการเดินรายการถูกต้องหรือไม่
ต้องไปดูรายงาน 411 แบบคลังเดียว หรือ 415 แบบหลายคลัง

ถ้าตรวจการเคลื่อนไหวแล้ว ยังไม่มีอะไรผิดปกติ ก็ไปดูเรื่องสุดท้าย
สมมติ สินค้า A มียอดยกมา 100  ซื้อเข้าอีก 50 ขายออก 50 จ่ายภายในอีก 50 จะต้องมียอดคงเหลือเท่ากับ 50
ถ้าเข้าไปนับสต๊อกในโกดัง แล้วได้ 30 แสดงว่า อีก 20 เป็นความผิดพลาดของเจ้าหน้าที่สต๊อก ต้องรับผิดชอบ
เพราะ ถ้าตรวจจากรายการเคลื่อนไหวสินค้าแล้ว ควรจะเหลือ 50 ไม่ใช่ 30 (เจอหยิบผิด ประมาทเลินเล่อ ฯลฯ)
ถ้าเราไม่มีระบบควบคุมโดยเอกสาร ในการคุมรับเข้า จ่ายออก และไม่มีการเข้าไปตรวจนับสต๊อกแล้ว โอกาสที่สินค้าคงเหลือ
ในระบบ กับ สต๊อกจริงจะไม่ตรงกัน จะมีสูงมาก

[ASAN]

- การบันทึกกลับไปกลับมาย้อนวันที่ ก็มีผลที่ต้องทำการคำนวณใหม่เหมือนกันครับ
- ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ่นได้ทั้งทางผู้ดูแลคลังสินค้า ถ้าบังเอิญหยิบของไม่ตรงตามในหน้าบิล และผู้บันทึกตัดรายการสินค้าผิด ทั้งที่ผู้หยิบสินค้าได้ถูกต้อง อันเนื่องจากรหัสและชื่อสินค้าเหมือนกันใกล้เคียงกัน  กรณีนี้ในหลายๆบริษัทตอนนี้ได้นำระบบบาร์โค๊ดมาใช้กัน ก็จะช่วยป้องกันได้ในระดับหนึ่ง

* ถ้าไม่ใช่กรณี่ที่ต้องคำนวณก่อนแล้วยอดถึงจะตรงหรือถูกต้อง  การดูรายงานจะต้องดูให้ตรงวันที่ด้วยครับ ดูอีกเครื่องหนึ่งอาจได้คำตอบอีกอย่าง ดูอีกเครื่อง อาจได้อีกคำตอบหนึ่ง  เช่นถ้าใช้ shift+F4 ให้ระวังเรื่องของวันที่ของระบบ หรือวันที่ของเครื่องด้วยนะครับ

[tanin21]

ถามเพื่อนที่ใช้อยู่บอกว่าเป็นเพราะผมใช้ระบบFIFO ไม่ใช่Average.เพราะฉะนั้นเวลาปรับปรุงรายการตรวจนับสินค้าจะทำให้โปรแกรมงง..ใช่กรณีนี้ด้วยมั้ยครับ...ขอบคุณครับ

[suchai]

ไม่เกี่ยวหรอกครับ ที่ว่าใช้ FIFO ไม่ใช้ Average แต่ส่วนนึงน่าจะมาจากการปรับปรุงรายการตรวจนับสินค้า
ซึ่งอาจจะทำการบันทึก หรือ ทำอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ถูกต้อง ทำให้โปรแกรมแสดงผลไม่ถูกต้อง
ผมยกตัวอย่างสัก 1 ตัวอย่าง เช่น ในเมนู สินค้า ข้อ 6 หากมีการตรวจนับจนเกิดการปรับปรุงใน ข้อย่อย 7 แล้ว คุณจะแก้ไขรายการเองในเมนู สินค้า 6-7 ไม่ได้ อย่างนี้เป็นต้น

จริงๆ แล้ว เรื่องความถูกต้องของข้อมูล จำเป็นต้องปรับพฤติกรรมการใช้งานโปรแกรมของผู้ใช้ให้ถูกต้อง ซึ่งเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและค่อนข้างยากครับ เพราะก่อนจะปรับให้ถูก ต้องรู้ว่าเดิมผู้ใช้ไปทำอะไรไว้ที่ผิด และเมื่อรู้แล้ว จะหาวิธีอย่างไรที่ทำให้ข้อมูลเดิมที่ผิดๆ อยู่มากมาย กลับมาถูกต้องสมบูรณ์ ตรงนี้ผมเรียกมันว่า [color=red]"การตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลในโปรแกรม express (Audit Data)" หากผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ ทั้งข้อมูลและผู้ใช้งานจะมีความสมบูรณ์โดยตัวของตัวเอง

ผู้ใช้โปรแกรมส่วนมาก เมื่อถึงจุดๆ นึง ก็จะมาถึงตอนสุดท้ายของการใช้งาน คือ การตรวจสอบตัวเลขของข้อมูลต่างๆ ว่าถูกต้องหรือไม่
ถ้าคุณมีความเข้าใจการทำงานของโปรแกรมอย่างถูกต้อง และสามารถตรวจที่มาที่ไปของข้อมูล ด้วยเครื่องมือสนับสนุนต่างๆ ที่มีอยู่ เช่น โปรแกรมจากภายนอก รายงานควบคุมเฉพาะกิจต่างๆ ที่สร้างขึ้นมาเพื่อตรวจสอบข้อมูล หรือจากเครื่องมือภายในโปรแกรม ก็จะสามารถยืนยันตัวเลขได้ครับ ว่าถูกต้องเกือบ 100%

การที่เราจะดูว่า ข้อมูลของเรามีปัญหาหรือไม่ ทั่วๆไป ก็ดูที่ 5 จุด ว่าหลังการคำนวณมี รายงานข้อผิดพลาดหรือไม่
1. ซื้อ ข้อ 8 คำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่
2. ขาย ข้อ B คำนวณยอดลูกหนี้ใหม่
3. สินค้า ข้อ 7-4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี
4. บัญชี ข้อ A คำนวณยอดเปลี่ยนแปลง
5. เริ่มระบบ ข้อ 5-3  สั่งให้ระบบอื่นๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่

ถัดจากนี้แล้ว ถึงจะเป็นการตรวจสอบข้อมูลขั้นละเอียดต่อไป[/color]

[ASAN]

- ระบบ FIFO,Average จะไม่มีผลกับจำนวนหน่วยของสินค้า แต่จะมีผลกับจำนวนเงินที่เป็นต้นทุน เท่านั้นครับ
* ลองพิมพ์สต๊อคการ์ด ออกมาสัก 1 รหัสที่ยอดไม่ตรงกัน แล้วลองตรวจสอบรายการในนั้นดู ก็จะทราบว่า ทำไมยอดถึงไม่ตรงกัน ซึ่งจะทำให้เราระมัดระวังในการบันทึก และการเบิกสินค้าได้ดีขึ้นครับ

# โปรแกรมไม่ได้งง นะครับ โปรแกรมยังทำงานตาม Logic ของโปรแกรมตามที่ผู้พัฒนาเขียนไว้อย่างถูกต้องแล้วครับ ยกเว้นว่าคุณยังใช้เวอร์ชั่น 6 หรือเวอร์ชั่น 4.5 Demo เมื่อหลายปีที่แล้ว ซึ่งถือเป็นโปรแกรมที่ยังไม่สมบูรณ์ และมีคนนำไปขายในแผ่นเถื่อนตามร้าน CD ทั่วไปครับ