ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

ทำไม สินค้าคงเหลือเวลาแสดงที่รายงานสินค้าคงเหลือ ไม่ตรงกับ สต๊อกที่มีอยู่จริงครับ?ใครรู้ช่วยบอกด้วยครับ ขอบคุณมากครับ

- การบันทึกกลับไปกลับมาย้อนวันที่ ก็มีผลที่ต้องทำการคำนวณใหม่เหมือนกันครับ
- ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ่นได้ทั้งทางผู้ดูแลคลังสินค้า ถ้าบังเอิญหยิบของไม่ตรงตามในหน้าบิล และผู้บันทึกตัดรายการสินค้าผิด ทั้งที่ผู้หยิบสินค้าได้ถูกต้อง อันเนื่องจากรหัสและชื่อสินค้าเหมือนกันใกล้เคียงกัน  กรณีนี้ในหลายๆบริษัทตอนนี้ได้นำระบบบาร์โค๊ดมาใช้กัน ก็จะช่วยป้องกันได้ในระดับหนึ่ง

* ถ้าไม่ใช่กรณี่ที่ต้องคำนวณก่อนแล้วยอดถึงจะตรงหรือถูกต้อง  การดูรายงานจะต้องดูให้ตรงวันที่ด้วยครับ ดูอีกเครื่องหนึ่งอาจได้คำตอบอีกอย่าง ดูอีกเครื่อง อาจได้อีกคำตอบหนึ่ง  เช่นถ้าใช้ shift+F4 ให้ระวังเรื่องของวันที่ของระบบ หรือวันที่ของเครื่องด้วยนะครับ

ถามเพื่อนที่ใช้อยู่บอกว่าเป็นเพราะผมใช้ระบบFIFO ไม่ใช่Average.เพราะฉะนั้นเวลาปรับปรุงรายการตรวจนับสินค้าจะทำให้โปรแกรมงง..ใช่กรณีนี้ด้วยมั้ยครับ...ขอบคุณครับ

ไม่เกี่ยวหรอกครับ ที่ว่าใช้ FIFO ไม่ใช้ Average แต่ส่วนนึงน่าจะมาจากการปรับปรุงรายการตรวจนับสินค้า
ซึ่งอาจจะทำการบันทึก หรือ ทำอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ถูกต้อง ทำให้โปรแกรมแสดงผลไม่ถูกต้อง
ผมยกตัวอย่างสัก 1 ตัวอย่าง เช่น ในเมนู สินค้า ข้อ 6 หากมีการตรวจนับจนเกิดการปรับปรุงใน ข้อย่อย 7 แล้ว คุณจะแก้ไขรายการเองในเมนู สินค้า 6-7 ไม่ได้ อย่างนี้เป็นต้น

จริงๆ แล้ว เรื่องความถูกต้องของข้อมูล จำเป็นต้องปรับพฤติกรรมการใช้งานโปรแกรมของผู้ใช้ให้ถูกต้อง ซึ่งเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและค่อนข้างยากครับ เพราะก่อนจะปรับให้ถูก ต้องรู้ว่าเดิมผู้ใช้ไปทำอะไรไว้ที่ผิด และเมื่อรู้แล้ว จะหาวิธีอย่างไรที่ทำให้ข้อมูลเดิมที่ผิดๆ อยู่มากมาย กลับมาถูกต้องสมบูรณ์ ตรงนี้ผมเรียกมันว่า [color=red]"การตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลในโปรแกรม express (Audit Data)" หากผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ ทั้งข้อมูลและผู้ใช้งานจะมีความสมบูรณ์โดยตัวของตัวเอง

ผู้ใช้โปรแกรมส่วนมาก เมื่อถึงจุดๆ นึง ก็จะมาถึงตอนสุดท้ายของการใช้งาน คือ การตรวจสอบตัวเลขของข้อมูลต่างๆ ว่าถูกต้องหรือไม่
ถ้าคุณมีความเข้าใจการทำงานของโปรแกรมอย่างถูกต้อง และสามารถตรวจที่มาที่ไปของข้อมูล ด้วยเครื่องมือสนับสนุนต่างๆ ที่มีอยู่ เช่น โปรแกรมจากภายนอก รายงานควบคุมเฉพาะกิจต่างๆ ที่สร้างขึ้นมาเพื่อตรวจสอบข้อมูล หรือจากเครื่องมือภายในโปรแกรม ก็จะสามารถยืนยันตัวเลขได้ครับ ว่าถูกต้องเกือบ 100%

การที่เราจะดูว่า ข้อมูลของเรามีปัญหาหรือไม่ ทั่วๆไป ก็ดูที่ 5 จุด ว่าหลังการคำนวณมี รายงานข้อผิดพลาดหรือไม่
1. ซื้อ ข้อ 8 คำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่
2. ขาย ข้อ B คำนวณยอดลูกหนี้ใหม่
3. สินค้า ข้อ 7-4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี
4. บัญชี ข้อ A คำนวณยอดเปลี่ยนแปลง
5. เริ่มระบบ ข้อ 5-3  สั่งให้ระบบอื่นๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่

ถัดจากนี้แล้ว ถึงจะเป็นการตรวจสอบข้อมูลขั้นละเอียดต่อไป[/color]

- ระบบ FIFO,Average จะไม่มีผลกับจำนวนหน่วยของสินค้า แต่จะมีผลกับจำนวนเงินที่เป็นต้นทุน เท่านั้นครับ
* ลองพิมพ์สต๊อคการ์ด ออกมาสัก 1 รหัสที่ยอดไม่ตรงกัน แล้วลองตรวจสอบรายการในนั้นดู ก็จะทราบว่า ทำไมยอดถึงไม่ตรงกัน ซึ่งจะทำให้เราระมัดระวังในการบันทึก และการเบิกสินค้าได้ดีขึ้นครับ

# โปรแกรมไม่ได้งง นะครับ โปรแกรมยังทำงานตาม Logic ของโปรแกรมตามที่ผู้พัฒนาเขียนไว้อย่างถูกต้องแล้วครับ ยกเว้นว่าคุณยังใช้เวอร์ชั่น 6 หรือเวอร์ชั่น 4.5 Demo เมื่อหลายปีที่แล้ว ซึ่งถือเป็นโปรแกรมที่ยังไม่สมบูรณ์ และมีคนนำไปขายในแผ่นเถื่อนตามร้าน CD ทั่วไปครับ