ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

อยากทราบว่า express ที่รันบน dos สามารถ export ฐานข้อมูลต่างๆลงใน excel เพื่อจะทำเป็น database ได้หรือเปล่าคะ เพราะถ้า export จากระบบ express มาแล้วข้อมูลมันจัดลำบากมากเลยคะ

Express Dos รุ่นสุดท้ายคือ 5.x กับ Express Win รุ่นปัจจุบันคือ 1.x ใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน เป็นแบบ DBF

ส่วนมากคนจะถามว่า Express ส่งออกไปยัง Excel ได้หรือไม่ จะเป็นเรื่องของ รายงาน Express ที่อยากไปตบแต่งแก้ไขใน Excel อ่านวิธีการได้ตามนี้

http://www.rayongit.co.th/download/EXPTOEXCEL.pdf

การใช้งาน pivot table ของ Excel  คงต้องไปศึกษาดูเองนะครับ ว่าจะ Import ข้อมูลแบบ dbf ได้หรือไม่ ถ้าได้จะต้องทำอย่างไร
แต่มีข้อควรคำนึงและข้อควรระมัดระวังให้พิจารณากันดังนี้

1. Pivot Table ใช้ข้อมูลจาก Cache Data ซึ่งซ้อนอยู่กับตาราง Worksheet ไม่ได้ใช้ข้อมูลในตารางโดยตรง และจะทำให้ File มีขนาดใหญ่ขึ้น
2. Wizard ซึ่งช่วยสร้าง Pivot Table นั้นไม่มีระบบการเตือนในกรณีที่ผู้ใช้กำหนดพื้นที่ผิดพลาด ดังนั้นหากเริ่มต้นผิด จะได้ข้อมูลผิดไปตลอด
3. หากตาราง Pivot Table มีหลายตาราง จะต้องสั่ง Refresh ใหม่ให้กับแต่ละตาราง เนื่องจากอาจใช้ Cache Data ต่างชุดกัน
4. ตาราง Pivot Table เป็นตัวเลขผลลัพธ์ ไม่ใช่สูตรคำนวณ ดังนั้นทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ผู้ใช้จะต้องสั่ง Refresh เอง โดยไม่มีโอกาสได้ตรวจสอบสูตรว่าคืนค่ามาถูกต้อง ยิ่งตารางมีขนาดใหญ่ ทำให้มักละเลยไม่ได้ตรวจสอบผลทุกค่าว่าถูกต้องหรือไม่
5. คำสั่งในการใช้งานขั้นสูงค่อนข้างซับซ้อน ยากต่อการค้นหาตรวจสอบ และมีศัพท์เทคนิคเฉพาะมากมายยากต่อความเข้าใจ วิธีเดียวที่จะใช้ Pivot Table และเข้าใจคำสั่งก็คือ ต้องทดลองใช้กับตารางซึ่งมีข้อมูลไม่มากไม่น้อยเกินไป จะได้สะดวดต่อการตรวจสอบที่ไปที่มาของแต่ละค่า
6. แม้ประโยชน์ที่ได้รับจาก Pivot Table จะมีมาก ใช้งานง่าย แต่มีความเสี่ยงสูงมากเช่นกันว่า จะไม่ได้รับข้อมูลที่ต้องการ หรือต้องเสียเวลาค้นหาตรวจสอบนานกว่าจะรู้สาเหตุ

เนื่องจากทางผู้ผลิตได้จัดลำดับการใช้งานฐานข้อมูลจากน้อยไปมากดังนี้   Excel ->  Access  ->  MSSQL  (โปรแกรมจะค่อยๆ แพงขึ้น) การใช้งาน Excel เกี่ยวกับข้อมูลมากๆ จะให้ผลได้ไม่ค่อยดี เนื่องจาก Excel ต้องการหน่วยความจำของเครื่องเป็นจำนวนมาก เมื่อมีการเปิดตารางขนาดใหญ่หรือทำการสร้างตารางซ้อนหลายๆ ตาราง จะทำให้ตัวเลขที่ผูกหรือคำนวณไว้ผิดปกติ ([color=red]อันนี้ เป็นข้อมูลจากผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่พบและเป็นสาเหตุหนึ่งที่เปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชี)[/color]

ความเห็นส่วนตัว : ผมชอบที่จะเขียนรายงานในตัวโปรแกรม Express เอง เนื่องจาก [color=red]ตัวคำนวณของ Express ใช้ภาษา C ในการคำนวณ ตัวเลขที่ได้ออกมามีความเที่ยงตรงและแม่นยำสูงมาก และเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงกระทันหัน เราสามารถดูการเปลี่ยนแปลงได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งออกไปข้างนอก เพียงแต่การศึกษาเรื่องโครงสร้างของข้อมูล Express เอง การใช้เครื่องมือในการเรียนรู้ และการเก็บรวบรวมคำสั่งต่างๆ ที่ใช้ในการแก้ไขรายงาน เป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก สำหรับบุคคลทั่วไปที่อยากจะเรียนรู้ได้เร็วและโดยง่าย อีกทั้งตำราที่มีก็ให้เพียงแนวทางพื้นฐาน เมื่อคุณศึกษาคำสั่งในช่วงแรกๆ [size=140]ถ้าไม่รักกันจริงมีเลิกละครับ แต่พอคุณเริ่มจะเข้าใจโครงสร้างและคำสั่งพื้นฐาน และเริ่มเข้าใจเทคนิคต่างๆ เพิ่มขึ้นแล้ว รายงานใน Express ที่มีอยู่มากมาย จะเป็นครูที่สอนโดยตัวรายงานเอง เอาเทคนิคอันนั้นมาผสมเทคนิคอันนี้ พอเป็นแล้ว เราจะรู้สึกเปิดกว้าง จะเอาข้อมูลอะไรมาออกในลักษณะไหนก็ทำได้[/color]

คุณสมบัติในการจะศึกษาการแก้ไขรายงานของ Express ได้ดี มีอยู่ 4 กลุ่มหลักๆ คือ
กลุ่มที่ 1  1. จะต้องมีโปรแกรม Express ใช้งานจริงๆ ที่มีการ Update ล่าสุดแล้ว
            2.  จะต้องเข้าใจการทำงานพื้นฐานของตัวโปรแกรมว่าทำงานอย่างไร เช่น เอกสาร QT หรือ SO จะถูกดึงไป IV แล้วต่อไป RE
            3. จะต้องเข้าใจไฟล์ฐานข้อมูลต่างๆ ของ Express ที่เป็น dbf ประมาณ 51 ไฟล์ ว่าเป็นไฟล์อะไร ในนั้นมีฟิลด์อะไรบ้าง
            4. จะต้องเข้าใจคำสั่งพื้นฐานในการแก้ไขแบบฟอร์ม/รายงาน ของ Express
กลุ่มที่ 2  1. จะต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ การจัดการฐานข้อมูล รู้จักโครงสร้างฐานข้อมูล รู้จัก Record, Field การใช้ดัชนีสร้างความสัมพันธ์
กลุ่มที่ 3   1.จะต้องมีเครื่องมือในการเรียนรู้และแก้ไขข้อมูล เช่น CDBF- DBF Viewer and Editor, Visual Foxpro
             2. จะต้องมีความรู้ในการใช้เครื่องมือ เข้าไปดูข้อมูลของ Express และรู้คำสั่งในการเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่างๆ
เราต้องใช้ ความรู้ของ กลุ่มที่ 2 และ กลุ่มที่ 3 เข้าไปศึกษา ว่า กลุ่มที่ 1 มีธรรมชาติการทำงานอย่างไร

กลุ่มที่ 4  1 ผู้ให้คำแนะนำ ซึ่งมีความรู้ในรายละเอียดของกลุ่มที่ 1 เป็นอย่างดี[/size]