ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

บริษัทของดิฉันใช้โปรแกรม Express ค่ะ
ปกติจะไม่ค่อยได้ลงขายพร้อมติดตั้งค่ะ
แต่ว่าพักหลัง จะมีการบันทึกซื้อเชื่อแอร์ทีละไม่กี่เครื่องค่ะ แต่หลายๆ บิลค่ะ
และได้นำไปติดตั้งเป็นJob ใหญ่ๆ ค่ะ ติดตั้งในอาคารตามโปรเจคของแต่ละชั้นค่ะ ก็จะมีการคิดค่าติดตั้งพร้อมอุปกรณ์ค่ะ (โดยได้จ้างช่างอีกบริษัทนึงค่ะ)
เวลาเราได้รับบิลซื้อมาก้อจะเป็นจำนวนเงินก้อนใหญ่ๆ 2 ก้อน (รวมvatซื้อด้วยค่ะ)
และเวลาที่เราจะเปิดบิลขายค่ะ เจ้านายเค้าต้องการเปิดบิลตามโปรเจคของแต่ละชั้นค่ะ คือเปิดบิลขาย 6 ใบค่ะ และแต่ละบิลก้อจะมีต้นทุนค่าติดตั้งพร้อมอุปกรณ์ไม่เท่ากันค่ะ
พอเราได้รับบิลเฉพาะค่าติดตั้งมา 2 ก้อนใหญ่จะลงบันทึกอย่างไรค่ะ
แล้วตอนบันทึกขายจะลงอย่างไรค่ะ ต้นทุนจะบันทึกเป็นอะไร ต/ทบริการ หรือ ต/ทสินค้าที่ขาย หรือ งานระหว่างทำค่ะ หรือว่าต้องไป Adj. ในรายวันทั่วไปตอนหลังค่ะ
ดิฉันสับสนมากกับการบันทึกบัญชีในโปรแกรมนี้ค่ะ ว่าจะคีย์บันทึกแบบแมนนวลพอได้ค่ะ แต่บันทึกแบบในระบบของโปรแกรมแบบว่างงมากมายค่ะ
ขอผู้รู้และผู้ชำนาญในเรื่องนี้ให้ความกระจ่างกับดิฉันด้วยค่ะ

ดิฉันขอขอบพระคุณล่วงหน้าค่ะ..ริน

เห็นคำถามแล้ว อืม... ตอบค่อนข้างลำบาก มันเป็นเรื่องของโครงสร้างว่า เราจะกำหนดลักษณะสินค้าและการลงบัญชีอย่างไร
เราจะกำหนดวิธีการในการเดินเอกสารประจำวันอย่างไร เพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีได้ถูกต้อง  และก็คงมีอีกหลายเรื่อง

อันนี้ยังไม่ต้องพูดถึง การใช้โปรแกรมมาบริหารภายใน เพื่อดูธุรกรรมต่างๆ เช่น การเบิกของไปติดตั้งของผู้รับเหมาช่วง ที่จะมีรายละเอียดอีก 2 ด้านคือ การเบิกค่าแรงล่วงหน้า และการเบิกของไปติดตั้ง ซึ่งเราสามารถทำให้ธุรกรรม 2 ลักษณะเดินรายการไปในห้วงเวลาเดียวกัน ( เป็นบัญชีภายในครับ )

ผมเสนอแนวคิดสักแบบ แบบง่ายๆ จะดีไม่ดี ก็เอาไว้พิจารณา

1. ในส่วนของสินค้า คือ แอร์ ก็เหมือนเดิม
2. ในส่วนของสินค้าบริการ เรากำหนดรหัสสินค้าบริการ เมนูสินค้าข้อ 4 รายละเอียดสินค้าบริการ
            ช่องบัญชีรายได้  กำหนดบัญชีรายได้จากการบริการ (ถ้าไม่มีไปกำหนดในผังบัญชี เมนูบัญชี ข้อ 2)
          ช่องต้นทุนบริการต่อหน่วย  (เราจะใส่ต้นทุนบริการเป็นครั้งๆ ไป พอเราใช้รหัสสินค้าในบิลขาย โปรแกรมจะทุนตรงนี้
                      ไปใช้
            ช่อง Dr ต้นทุนสินค้าบริการ ผูกบัญชีไว้กับ ต้นทุนสินค้าบริการ (ถ้าไม่มีในผัง ให้ไปเพิ่ม)
          ช่อง Cr เงินเดือน/ค่าแรง ผูกบัญชีไว้กับ ค่าใช้จ่ายในการบริการ (ถ้าไม่มีในผัง ให้ไปเพิ่ม)
(ในหัวข้อนี้ ให้เข้าไปอ่านรายละเอียด ในคู่มือ เล่มสีส้ม หน้า 111)

ในส่วนของบิล ไปเปิด IV ขายเงินเชื่อ แล้วดึงรายการสินค้า เพื่อตัด STOCK และดึงสินค้าบริการมา โปรแกรมจะหยิบเอา ต้นทุนบริการต่อหน่วย ในขณะนั้น มาบันทึกบัญชีต้นทุนให้ (ตรงนี้ย้ำว่า ในขณะนั้น ถ้าครั้งแรก กำหนดต้นทุนไว้ 1000 บาท แล้วลืมที่จะแก้ไขในครั้งต่อไป เวลาเรียกรหัสบริการนี้ ไปใช้ โปรแกรมจะเอาต้นทุนที่ 1000 บาทตลอดไป ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับความเป็นจริงๆ ได้ครับ เราต้องมาบันทึกตรงนี้เองเป็นครั้งๆ ไป)

ส่วนเรื่องการดูเป็น Job ก็คงประยุกต์จากช่องแผนกเอาครับ โดยกำหนดแผนกเป็นหมายเลข Job แล้วก็ดูรายงานต่างๆ แยกตามแผนก

เรื่องนี้ค่อนข้างยาวครับ ถามแบบเป็นครั้งๆ ก็ค่อนข้างลำบาก ยังไงก็ลองไปเดินรายการลักษณะนี้ดูครับ ง่ายสุดแล้ว แต่คุณต้องทำการบ้านข้างนอกเอง ว่า ทุนบริการเท่าไร

ส่วนที่ผมทำระบบบริหารภายใน ผมให้รายการปกติของลูกค้า กับ รายการเบิกของช่างเหมาช่วง เดินไปพร้อมๆ กัน เราจะรู้ว่ามีการใช้งานไปในโครงการแล้วเท่าไหร่ และดูสถานะจาก งบกำไร-ขาดทุน ได้ในทุกๆ ขณะ ว่า กำไรเหลืออยู่เท่าไหร่ หรือว่าขาดทุนแล้ว เป็นต้น

ที่กล่าวมาเป็นการเสนอมุมมอง และความคิดเห็นส่วนตัวของผม อาจจะดี หรือ อาจจะมีวิธีอื่นๆ ที่ดีกว่านี้อีก ก็ขอได้อย่าตำหนิกันเลยครับ ใช้เป็นว่า แนะนำกัน ให้ความรู้กัน ผมไม่เก่งหรอกครับ
                             

- ผมไม่ค่อยมีเวลามาอ่านกระทู้ที่มีคนตอบไปแล้วมากนัก วันนี้กดผิดกระทู้ เลยอ่านซะเลย  เห็นคำท้ายๆ ของคุณ suchai เหมือนน้อยใจอะไรสักอย่าง
* มันเกิดอะไรขึ้น และใครหนอ ทำให้คุณ suchai เป็นอย่างนี้

ไม่มีอะไรหรอกครับ พอดีรายละเอียดมันค่อนข้างเยอะ อาจจะมีผิดพลาดตกหล่นได้ ก็ออกตัวไว้ก่อน