ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

ในเอกสารใบสั่งขาย มีลูกค้าบางรายขอแจ้งเปลี่ยนเขตการขาย
บางครั้งขอเคดิต จำนวนวันเพิ่ม
บางครั้งเอาvat และ ขอเปลี่ยนเป็นไม่เอาvat
หรือบ้างครั้งเปลี่ยนอ้างอิง อื่นๆ
ผมจึงได้เปิดสิทธิให้ผู้ใช้งาน edit ใบสั่งได้

แต่ประกฎว่า ผู้ใช้งานนั้น กลับเอาสิทธิในการแก้ไขไปแก้ไขในส่วนอื่น เช่น จำนวนสินค้า จำนวนเงิน หรือ ไปลบรายการสินค้าได้เลย

พอจะมีวิธี เปิดสิทธิให้แก้ไขเฉพาะ ส่วน header ด้านบนของเอกสาร เท่านั้นได้หรือปล่าวครับ
หากไม่มีไม่เป็นไรฝากเอาไว้พัฒนา

- ตอนนี้ยังไม่ได้ครับ
- ลองใช้วิธีรับรองเอกสารก็ได้ครับ แล้ว lock ผู้ใช้รายนั้นไม่สามารถรับรองและยกเลิกการรับรองเอกสารได้ ทีนี้ หากเขาต้องการแก้ไขอะไร ก็ต้องแจ้งรายละเอียด พร้อมพิมพ์เอกสารชุดเก่ามาให้เปรียบเทียบด้วยหลังจากแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ก็จะเป็นการดี

  ในบริษัท ที่เขามีระบบการขายที่ค่อนข้างดี จะแยกฝ่ายขายกับบัญชีไม่ให้มีความเกี่ยวข้องกันเลย โดยแยกการออก Invoice ไปอยู่ทางบัญชีแทน ฝ่ายขายมีการทำใบเสนอราคา ซึ่งสามารถปล่อยให้แก้ไขได้ตามสะดวก จากนั้นเมื่อเห็นว่าลูกค้าตกลงในการสั่งซื้อตามใบเสนอราคานั้นแล้ว จึงใช้ใบเสนอราคานั้นหรือที่แก้ไขล่าสุดส่งข้อมูลเข้าไปยังใบสั่งขาย ซึ่งจะเก็บต้นฉบับหรือไม่เก็บต้นฉบับก็ได้(แนะนำว่าเมื่อถูกต้องแล้วไม่ควรเก็บ เพื่อเวลาออกบิลจะไม่ซ้ำรายการมากนัก) ทั้งนี้การใช้ใบสั่งขายเพื่อจองสินค้าไว้หรือเป็นการยืนยันการรับคำสั่งซื้อ ซึ่งในหัวข้อใบสั่งขายนี้ ผู้ใช้ที่อยู่ฝ่ายขายไม่สามารถทำการแก้ไขเอกสารใดๆ นอกจาก ดู และพิมพ์เท่านั้น

  เอกสารใบสั่งขาย จะถูกรับรองโดยหัวหน้าแผนกขายอีกชั้นหนึ่ง เพื่อเป็นการยืนยันว่าเอกสารได้ตรวจสอบความถูกต้อง และไม่ต้องการให้ฝ่ายอื่นๆ หรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ในเอกสารนั้น หรือแม้แต่เกี่ยวข้องและมีสิทธิ์ แต่ต้องผ่านลำดับขั้นตอนในการแก้ไข  เข้าไปทำการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต (ตรงหน้าใบสั่งขายยังสามารถ lock ด้วยวิธีอื่นๆได้อีก)

  ลองกำหนดวิธีการทำงานที่ยุ่งยากเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แรกๆ อาจรู้สึกซับซ้อนมีปัญหามาก แต่ต่อไปเมื่อเคยชิน จะเป็นระบบที่ค่อนข้างดี และตรวจสอบได้ง่าย    ผมเคยพบ Sale บางคนในออฟฟิสบางแห่งถึงขนาดเข้าไปแก้ไขใบสั่งขายของ Sale ท่านอื่น เพื่อให้ตัวเองสามารถขายสินค้าได้ก่อนด้วยซ้ำ

  การมีข้อกำหนดที่มากขึ้น รัดกุมมากขึ้นไม่ได้แปลว่าผู้ใช้ต้องทำงานมากขึ้น แต่ยังทำงานเท่าเดิม หรืออาจเพิ่มขึ้นก็เพียงเล็กน้อยเท่านั้น เช่นให้กำหนดทำใบเสนอราคาก่อน แล้วค่อยส่งไปใบสั่งขาย งานที่เพิ่มขึ้นก็คือ ทำรายการส่งไปใบสั่งขาย ซึ่งก็ใช้เวลาเพียงน้อยนิด เมื่อเทียบกับการได้ระบบทีดีย่อมคุ้มกว่าแน่นอน

ขอคุณครับ ได้รับความรู้และเทคนิคอื่นๆ เพิ่มขึ้นเยอะเลย
+1