ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

ดิฉันนำเช็คลูกค้าไปเข้าบัญชีแล้วคืนออกมา ดิฉันจึงไปบันทึกประวัติเช็คคืนใบนี้ในโปรแกรมต่อมาลูกค้าต้องการเปลี่ยนเช็คโดยลูกค้าตีเช็คใบใหม่มาให้แต่ตีเช็คให้ใหม่ 4 ใบซึ่งยอดเงินรวมกันแล้วเท่ากับเช็คใบเก่า 1 ใบ ดิฉันควรทำอย่างไรในโปรแกรมEapressดีคะ

- กรณีเปลี่ยนเช็ค ถ้าเป็นใบเดียว และยอดเงินเท่าเดิมหรือมากกว่า ให้ทำการเปลี่ยนที่หน้าเช็คคืนยื่นใหม่ได้เลย โดยดับเบิ้ลคลิ๊กที่ช่องเลขที่เช็คแล้วใส่เลขที่เช็คใบใหม่เข้าไป จากนั้นบันทึกได้เลยครับ
- กรณีของคุณเปลี่ยนเป็นเช็คหลายใบ จะทำหน้าเช็คโดยตรงไม่ได้ครับเพราะโปรแกรมจะไม่ยอมให้แก้ไขจำนวนเงินที่น้อยกว่าต่อใบได้  ดังนั้นให้ย้อนกลับไปที่หน้าเอกสารรับเช็คใบนั้น แล้วกด F7 ลบเช็คใบเก่าออก แล้วคีย์เช็คใหม่ทั้ง 4 ใบเข้าไปแทนนะครับ  ก่อนจะลบเช็คออก ควรกด Alt+R เพื่อพิมพ์หมายเหตุลงไปว่า จากเช็คใบเก่าเลขที่ ???? เปลี่ยนเป็นเช็คใบใหม่เลขที่ ??? เพราะอะไรด้วยไว้ด้วยครับ  เวลามาดูข้อมูลย้อนหลังจะได้ดูหมายเหตุแล้วตอบคำถามได้เลย  ไม่ต้องใช้เวลานึกนานเนินเกินไป  คนทำบัญชี ต้องเขียนทั้งเหตุ และผลประกอบการบันทึกไปด้วยครับ

* วิธีทั้งหมดด้านบนนี้  ตามย่อหน้า 2 ส่วนตัวผมนักบัญชีไม่ค่อยชอบนัก เพราะผมมองว่าเอกสารได้พิมพ์ไปแล้ว แล้วย้อนมาแก้ไข ดังนั้นจึงมีวิธีอื่นๆ ตามระบบบัญชีของบริษัทที่กำหนดไว้อีกหลายวิธี แต่เอาสักวิธีก็แล้วกันคือ.-
1.  ให้ผ่านเช็คใบนั้นเข้าไปยัง บัญชีลูกหนี้เช็คคืน (คนละชื่อกับเช็คคืน ที่อยู่ในทะเบียนเช็ค) ซึ่งเราสร้างรายละเอียดบัญชีลูกหนี้เช็คคืนนี้ไว้ที่หน้า รายละเอียดบัญชีเงินฝากธนาคาร เช่นเดียวกับเงินฝากจริงๆ แต่เราสร้างจำลองไว้ และผูกบัญชีไว้กับบัญชีลูกหนี้เช็คคืน ซึ่งคุณต้องสร้างไว้ในผังบัญชีด้วย  เมื่อนำฝากและให้ผ่านเช็คคืนยื่นใหม่เข้าไปยังบัญชีนี้เรียบร้อยแล้ว ก็จะกลายเป็นว่า สถานะของเช็ครับไปนั้นไปเป็นบัญชีลูกหนี้เช็คคืนแทน  โปรแกรมจะลงบัญชีดังนี้
                                                          Dr. ลูกหนี้เช็คคืน                        xxxx
                                                              Cr. เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า                    xxxx
2. จากนั้นไปสร้างที่หน้า รายละเอียดรายได้อื่น (หัวข้อขาย ข้อ 7) ให้มีรหัส บัญชีลูกหนี้เช็คคืน เช่น รหัส 113005  (ถ้าต้องการใช้หัวข้อ OI หรือบันทึกรายได้อื่น จากหัวข้อขาย ข้อ 5 )และสร้างเพียงครั้งเดียว จะใช้ code นี้ได้ตลอดไป หากต้องการใช้ RV ที่สมุดรายวันโดยตรง ไม่ต้องทำข้อนี้
3.  เมื่อลูกค้านำเช็คใบใหม่มาเปลี่ยน ที่ OI ให้บันทึกรับเช็ค 4 ใบที่เปลี่ยนมา โดยคีย์รายการในช่องรหัสและรายละเอียดด้านในเป็นรหัส 113005 บัญชีลูกหนี้เช็คคืน  ใส่จำนวนเงินให้เรียบร้อยเท่ากับเช็คที่รับมาใหม่ทั้ง 4 ใบ  ด้านล่างช่องชำระโดยอื่นๆ ก็คีย์รายละเอียดเช็คทั้ง 4 ใบนั้นเลย เป็นอันจบสิ้น  แต่ถ้าไม่ใช้หัวข้อ OI  หรือข้ามขั้นตอนที่ 2  ก็ไปทำที่ RV ในสมุดรายวันได้เลยโดย. -
                                                          Dr.  เช็ครับลงวันที่ล่วงหน้า            xxxxx
                                                              Cr. ลูกหนี้เช็คคืน                              xxxxx
                                                          (บันทึกหมายเหตุให้เข้าใจ พร้อมคีย์รายละเอียดเช็คทั้ง 4 ใบด้วยนะครับ)


วิธีนี้ต้องค่อยๆอ่านและทำความเข้าใจนะครับ  มันอาจเข้าใจยากสักนิด แต่เป็นวิธีที่ดีสำหรับระบบบัญชีเลยทีเดียว  ทำครั้งแรกได้ ทำครั้งต่อไป ก็ไม่ยากแล้วครับ

ขอบคุณสำหรับคำตอบนะคะ ดิฉันมีคำถามอีกแล้วค่ะ ว่าทำไมเวลาดิฉันทำใบลดหนี้(CN) กรณีเป็นส่วนลดจ่ายซึ่งไม่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าตามความเป็นจริงการลดหนี้นี้ต้องไม่ยุ่งเกี่ยวกับ Movement ของสินค้า  แต่โปรแกรม Express รายการCNที่เป็นส่วนลดจ่ายจะเข้าไปยุ่งใน Movement ของสินค้าด้วย ดิฉันต้องทำอย่างไรเพื่อไม่ให้ยอดนี้ไปยุ่งเกี่ยวกับสินค้าเพราะมันทำให้มูลค่าคงเหลือไม่ถูกต้องค่ะ

ตอนที่ป้อนรายการสินค้าในใบลดหนี้ โปรแกรมจะมีหน้าจอขึ้นมาถามครับว่า จะรับคืนสินค้า หรือลดหนี้เพียงอย่างเดียว

ให้เลือกลดหนี้เพียงอย่างเดียวครับ