ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

เนื่องจากบ้านผมรับทำบัญชีแล้วซื้อexpress มาใช้ เมื่อก่อนใช้dos แต่พอเริ่มจะลงมือทำก็กลัวว่าจำนวนบริษัทที่ค่อนข้างเยอะ  ควรจะจัดระบบอย่างไรดีครับ

เช่นถ้าผมลงข้อมูลไว้ในไฟล์ d:\expressi\dat01\01\ แล้วไล่ไปเรื่อยจนสิบแล้วเริ่ม dat02

แล้วถ้าผมเริ่มลง d:\expressi\dat01.....dat05 แบบนี้ถ้าพนักงานเข้าไปที่หน้าเลือกบริษัทคงจะงงแย่ ถ้ารหัสเข้าแล้วเห็นข้อมูลชื่อทีเดียว50บริษัทคงจะตาลาย


แล้วถ้าผมจะให้พนักงานแต่ละคนเห็นเฉพาะบริษัทที่ตัวเองทำ  โดยไม่ไปปะปนกับพนักงานคนอื่นจะทำได้หรือเปล่า และควรทำอย่างไรครับ

ใครมีวิธีจัดเก็บข้อมูล หรือการรักษาความปลอดภัยช่วยแนะนำด้วยครับ

ไม่อยากแก้ไปๆมาๆซ้ำหลายรอบครับ

เม้ง

วิธีการเก็บข้อมูล แล้วแต่ว่า เราจัดกลุ่มแบบไหนครับ จะแยกกลุ่ม Data01,Data02,Data03  ตามกลุ่มของพนักงานรับผิดชอบ แล้วย่อยชื่อบริษัทลงไปอีกชั้นหนึ่งก็ได้  หรือจะใช้ห้องรวมไปเลยก็ได้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และวิธีการดูแลรักษาข้อมูลของผู้ดูแลระบบคอมพิวเตอร์

ส่วนวิธีที่จะให้ผู้ใช้แต่ละคน มองเห็นงานตัวเอง  ลำดับแรก กำหนดกลุ่มบริษัทก่อน ตามรูปที่ 1


จากนั้นค่อยไปกำหนดที่กลุ่ม  ตามรูปที่ 2


การกำหนดที่กลุ่มผู้ใช้งาน จะมีข้อดีที่ว่า หากมีคนใหม่มาทำงานในกลุ่มนั้นเพิ่ม ก็เพียงแค่สร้างชื่อผู้ใช้แล้วระบุว่าอยู่ในกลุ่มนั้น ก็สามารถใช้งานได้ตามที่กำหนดไว้ในกลุ่มนั้นๆ  และหากคนเดิม ย้ายไปกลุ่มอื่น ก็เพียงแก้ไขในผู้ใช้คนนั้นๆว่าอยู่ในกลุ่มอื่นหรือกลุ่มใดๆ ทุกอย่างก็เปลี่ยนไปตามที่กำหนดไว้ในกลุ่มใหม่ทันที

         [color=red]การออกแบบ ระบบการจัดเก็บข้อมูล และบริหารการใช้งานตามผู้ใช้ ในกรณีสำนักงานบัญชี ซึ่งมีข้อมูลลูกค้าอยู่เป็นจำนวนมาก

ในที่เก็บข้อมูล ExpressI หากจะมีการแบ่งเป็นส่วนๆ ย่อยๆ ต่อไปอีก เช่น ExpressI\data1 ExpressI\data2 .... การกำหนดแบบนี้เป็นหมวดหมู่ชัดเจนดี มีประโยชน์ตอนจัดการข้อมูลจาก Windows เอง จะ Copy หรือจะ Move ก็ชัดเจน แต่เวลาจะกำหนดตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในโปรแกรม Express เราต้องกำหนดชี้ที่เก็บข้อมูลให้ชัดเจน เพราะปกติเวลาเราใส่ชื่อที่เก็บข้อมูลไป โปรแกรมจะถือว่าอยู่ในพื้นที่ ย่อยของ ExpressI โดยอัตโนมัติ

ถ้าจะกำหนด ExpressI\data1 ในที่เก็บโปรแกรมจะต้องบอก path ที่ชัดเจน เช่น
d:\ExpessI\data1\ข้อมูล   สำหรับ Single
d:\ExpressI\data2\ข้อมูล  สำหรับ Single
Z:\ExpessI\data1\ข้อมูล   สำหรับ Lan
\\ExpressI\data1\ข้อมูล    สำหรับ Lan
(ความเห็นโดยส่วนตัว ผมไม่ค่อยชอบแบบนี้เท่าไหร่ User ต้องมีความรู้ในการบอกตำแหน่งที่เก็บข้อมูล ถ้าคีย์ผิด ก็จะเก็บผิดที่ผิดทาง ออกป่า ออกทะเลไป )

โปรแกรม Express มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและผู้ใช้อยู่ด้วย คือ ในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 8 กำหนดบริษัทใหม่ เป็นเรื่องการจัดการแฟ้มข้อมูลโดยตรง

ชื่อข้อมูล                                   รหัส            ที่เก็บข้อมูล                  วันที่
เก่งกาจ                                     data1         kkd                           -
เกินตัว                                      data2         kkt                           -
ขำขำ                                       data1         kkk                           -
คำคำ                                       data2         chmchm                    -

(ตรงชื่อข้อมูล จากบริษัทฯ ตัวอย่างโปรแกรม Express จะกำหนด 1.ข้อมูลทดสอบ Z.ข้อมูลเปล่า โปรแกรมจะเรียงตัวเลขก่อนตัวอักษรจากซ้ายไปขวา ตอนที่เรากำลังเลือกเข้า มีใครเคยลองพิมพ์ชื่อกิจการที่ Keyboard โปรแกรมจะรับคำสั่งแล้วเข้าถึงข้อมูลแบบฟ้าผ่า(เทคนิคนี้ได้อานิสงฆ์มาตั้งแต่สมัย Dos เป็นการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว มีอยู่ในหลายๆ ที่ในโปรแกรม เป็นความสามารถที่มีมาตั้งแต่ V.Dos จึงทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้ในไม่กี่วินาที)  ตรงนี้เราแค่เพื่อให้รู้ว่าเป็นกิจการของใคร ส่วนชื่อเสียงเรียงนามที่แต่จริงถูกบันทึกที่ รายละเอียดกิจการ ไปแล้ว)

ถัดมาเรื่อง รหัส จะมีความสัมพันธ์กับระบบความปลอดภัย ในการเลือกผู้ใช้ หรือกลุ่มผู้ใช้ ว่าจะเข้า ตรงช่องข้อมูลช่องแรกในการกำหนดในตาราง F8 ของระบบความปลอดภัย หากเรากำหนดให้เข้า นาย A เห็นเฉพาะ data1 เวลานาย A เข้าข้อมูลก็จะเห็นแต่ ชื่อข้อมูล เก่งกาจ และ ขำขำ พอนาย A Login ก็พิมพ์ ขำ แล้ว Enter 2-3 ที ก็เข้าข้อมูลกิจการ ขำขำ แบบสายฟ้าฟาดไปแล้ว

ในเรื่องของระบบความปลอดภัย ถ้าพนักงานไม่เข้าออกบ่อย ก็กำหนดแบบผู็ใช้งานระบบ แต่ถ้ามีคนใหม่เข้ามาก็ต้องมากำหนดรายละเอียดกันทุกบรรทัดให้เหมือนคนเก่าๆ จึงมีการกำหนดเป็นกลุ่มผู้ใช้งาน เวลาเรากำหนด User ให้สังกัด กลุ่มผู้ใช้ใด ก็จะได้คุณสมบัติของกลุ่มผู้ใช้นั้นไปก่อน แล้วหากมีการกำหนดสิทธิ์การใช้งานเฉพาะบุคคล แล้วเกิดการขัดแย้งกันในสิทธิ์ โปรแกรมจะให้น้ำหนักกับการกำหนดแบบรายบุคคลเป็นสำคัญก่อน (ขอให้อ่านคำอธิบาย เรื่องระบบความปลอดภัย ใน Help หรือ คู่มือประกอบ)

การออกแบบนี้เป็นไปเพื่อวัตถุประสงค์สำหรับสำนักงานบัญชี อาจจะไม่เหมาะสมกับกิจการอื่น ดังนั้นการนำไปใช้หรือดัดแปลง ต้องใช้วิจารณญาณในการนำไปใช้ด้วยครับ

***Express ยังมีอะไรที่มากกว่าคำว่า " โปรแกรมบัญชี "***



[/color]

จาก  กมล  วีการบัญชี Km8245@GMAIL.com

1 เมนูเปิดบริษัทใหม่    ให้ตั้งปีนำหน้า ตามด้วยอักษรย่อ  จะหาชื่อบริษัทได้ง่าย
เช่น  บริษัท เซลทัล ปี 2554  ตั้งเป็น
2554 ซ บริษัทเซลทัล


แต่ถ้าต้องการให้ปี 2554 อยู่ลำดับแรก  ให้เพิ่ม -
- 2554 ซ บริษัทเซลทัล

2.  อีกวิธี  คือ คัดลอกโปรแกรมแบ่งเป็น แต่ละปีก็ได้