ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

สวัสดีคะคือว่าพึ่งเริ่มใช้โปรแกรม express เมื่อไม่นานนี้จะไม่ค่อยเข้าใจระบบมากเท่าไร
ดังนั้นจึงอยากสอบถาม หลักในการที่เข้าจะมีการ IN และ  OUT สินค้าออกจาก stock  ในบริษัท
ขออธิบายลักษณะงานคราวๆในบริษัท

บริษัทเป็นบริษัทที่มีการซื้อมา ขายไป ซึ่งในการรับสินค้าเข้า จากต่างประเทศก็จะมีค่าประกัน +ค่าขนส่ง ในการ in ก็จะคีย์  RR และ part ที่ซื้อมาสมมุติให้เป็น A
และงาน A จะถูกนำมาเก็บไว้ในคลังของบริษัทและ ก็จะไปจ้างคนข้างนอกทำสีให้โดยทางเราจะจ้างทำ พอมีการทำสีเสร็จทาง supplier ก็จะมีขาย part กับมา
ซึ่ง part A ที่ส่งไปจะถูกเปลี่ยนชื่อเป็นอีก part  B และงานที่ส่งกลับมาจะมีงานบ้างตัวเหลืออยู่ที่ supplier ด้วยเราก็เลย set ให้เป็นคลัง 2 ของเราเพื่อที่จะได้
รู้ยอดว่ามีงานคงเหลือเท่าไรบ้างในสินงวด 

งาน Bที่ส่งมาเก็บไว้ที่ คลัง 1 ซึ่งเป็นคลังใหญ่ จะถูกขายให้กับทาง Supplier เพื่อที่จะใหเขาประกอบงานมาส่งเรา เราก็ออก  IV ขายงาน แต่ในการออก IV เรามีการออก
ทุกสิ้นเดือนไม่ได้ออกเป็นวันตามที่มีการส่งงานไปประกอบทำให้ยอดงานระหว่างเดือนติดลบ บ้าง และพอได้งานสำเร็จรูปกลับมาแล้วเราก็คีย์รับตาม invoice ซื้อ RR
แต่ในแต่ละเดือนก็จะมีงานที่เราส่งให้เขาค้างอยู่ supplier ด้วย ทางเราจึง set ให้เป็น คลัง 3ของในระบบเพื่อที่เราจะได้เช็คงานได้ถูกว่ามีงานเหลืออยู่เท่าไรบ้างในระบบและของจริง



แต่ปัญหาคือในการ โยงเลขที่เอกสารและยอดสินค้าในตอนสินงวดที่คีย์เขาไปพอมาcheck แล้วไม่ตรงกัน 

อยากทราบว่าจะทางเราset ระบบอย่างนี้ถูกไหมคะและถ้าไม่ถูกรบกวนแนะนำความรู้ให้หน่อยคะ

บริษัทเป็นบริษัทที่มีการซื้อมา ขายไป ซึ่งในการรับสินค้าเข้า จากต่างประเทศก็จะมีค่าประกัน +ค่าขนส่ง ในการ in ก็จะคีย์  RR และ part ที่ซื้อมาสมมุติให้เป็น A

[color=red]มีการดัดแปลงสภาพสินค้าซึ่งทำให้มีต้นทุนเพิ่มขึ้น ก็จะคล้ายๆ กับการผลิตหรือแปรรูปสินค้าจาก A->B  2 ขั้นคือ ขั้นที่ 1 ทาสี ขั้นที่ 2 ประกอบสินค้า แต่จ้าง Supplier นอกบริษัทฯ เป็นผู้ทำให้

เวลาซื้อสินค้า A จากต่างประเทศ คีย์รับ RR แล้วต้องทำค่าใช้จ่ายในส่วนค่าประกันและค่าขนส่ง จากนั้นค่อยไปปรับปรุงต้นทุนสินค้า A ในเมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า ข้อย่อย 4 ปรับปรุงต้นทุนสินค้า จะมี ปรับค่าขนส่งสินค้า และ ปรับปรุงค่าประกันภัย โปรแกรมจะปรับค่าใช้จ่ายทั้งสองมาเป็นต้นทุนของสินค้า A

และงาน A จะถูกนำมาเก็บไว้ในคลังของบริษัทและ ก็จะไปจ้างคนข้างนอกทำสีให้โดยทางเราจะจ้างทำ พอมีการทำสีเสร็จทาง supplier ก็จะมีขาย part กับมา
ซึ่ง part A ที่ส่งไปจะถูกเปลี่ยนชื่อเป็นอีก part  B และงานที่ส่งกลับมาจะมีงานบ้างตัวเหลืออยู่ที่ supplier ด้วยเราก็เลย set ให้เป็นคลัง 2 ของเราเพื่อที่จะได้
รู้ยอดว่ามีงานคงเหลือเท่าไรบ้างในสินงวด

พอมีการทำสีเสร็จทาง supplier ก็จะมีขาย part กับมา <-- สงสัยจะใช้ IV ตัด STOCK สินค้า A ออกจากคลัง แล้วซื้อ RR รับสินค้าที่ทำสีเสร็จแล้วเป็น B กลับเข้ามา ถ้าใช้ IV ในการตัดจะเกิดลูกหนี้การค้า ในขณะที่ RR จะเกิดเจ้าหนี้การค้า STOCK ออกเป็น A รับเข้าเป็น B แบบนี้น่าจะไม่ถูก ควรไปเมนูสินค้า ข้อ 1 จ่ายสินค้าภายใน แล้วใช้ จ่ายวัตถุดิบเพื่อการผลิต และเมื่อเสร็จงานก็ใช้ รับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต หรือจะสร้างชื่อเมนูเฉพาะในการจ่ายและรับ เช่น จ่าย part A เพื่อทำสี และรับ part B จากการทำสี A ตอนรับต้องบันทึกต้นทุนงานเข้าไปเอง

ส่วนเรื่องการบริหาร STOCK ต้องประยุกต์ JOB งานจาก แผนก และเขียนรายงานคุม การจ่ายและรับ ดูว่าคงค้างเท่าไหร่

งาน Bที่ส่งมาเก็บไว้ที่ คลัง 1 ซึ่งเป็นคลังใหญ่ จะถูกขายให้กับทาง Supplier เพื่อที่จะใหเขาประกอบงานมาส่งเรา เราก็ออก  IV ขายงาน แต่ในการออก IV เรามีการออก
ทุกสิ้นเดือนไม่ได้ออกเป็นวันตามที่มีการส่ง งานไปประกอบทำให้ยอดงานระหว่างเดือนติดลบ บ้าง และพอได้งานสำเร็จรูปกลับมาแล้วเราก็คีย์รับตาม invoice ซื้อ RR
แต่ใน แต่ละเดือนก็จะมีงานที่เราส่งให้เขาค้างอยู่ supplier ด้วย ทางเราจึง set ให้เป็น คลัง 3ของในระบบเพื่อที่เราจะได้เช็คงานได้ถูกว่ามีงานเหลืออยู่เท่าไรบ้างในระบบ และของจริง

เป็นเรื่องของการออกแบบที่น่าจะไม่ถูกต้อง ทั้งเรื่องการเดินเอกสารและการใช้คลังสินค้า จริงๆ แล้วจะว่าผิดก็ไม่เ่ชิง เพราะการออกแบบระบบใดๆ หากนำมาใช้ในการบริหารงานแล้ว ผลลัพธ์ออกมาได้ถูกต้องและรวดเร็ว ถือว่าใช้ได้ ในกรณีนี้มีความขัดแย้งในการเดินระบบอยู่หลายอย่าง ทำให้ผลลัพธ์ทราบเร็วว่าน่าจะไม่ถูกต้อง

ถ้าอยู่กรุงเทพฯ ผมแนะนำให้เข้าไปคุยกับทาง Express เพื่อให้อธิบายวิธีและเทคนิคในการใช้งานโปรแกรมเกี่ยวกับธุรกิจของคุณตามที่กล่าวไว้ข้างต้น หรือทาง Express มีบริการวางระบบให้ หรือหาผู้ชำนาญในการวางระบบให้ เราจะสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลที่ได้ถูกออกแบบไว้ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่า ใช้ได้ ก็ดูจากผลลัพธ์ของงานประจำวันว่าสามารถตอบโจทย์ของตัวเลขต่างๆ ได้อย่างถูกต้องครบถ้วนหรือไม่

การควบคุม Suppiler ในสองขั้นตอน โดยมี STOCK ตกค้างด้วย จะยากเรื่องปริมาณสินค้าในเบื้องต้น และความถูกต้องของต้นทุนสินค้าที่จะตามมาในเบื้องปลาย บางครั้งการที่เราจ่ายเงินจ้าง Suppiler ในการทำสี หรือประกอบ ถ้าเป็นไปได้ควรมองแนวทางในการพัฒนารูปแบบเพื่อให้ง่ายต่อการทำงานและควบคุม ่เช่น IN OUT เคลียร์กันเป็นรอบๆ เพราะการทยอยส่งงานจะควบคุมได้ยากกว่าแบบแรก แต่ส่วนใหญ่ที่เจอก็ต้องเขียนรายงานยากๆ มาจัดการปัญหาเหล่านี้

ผมแนะนำว่า คุณ BABB ควรเข้าไปที่ Express หรือถ้าซื้อโปรแกรมจากตัวแทนที่ใกล้บ้าน ลองปรึกษาการใช้งานดูก่อน เพราะเรื่องพวกนี้ค่อนข้างยาว คุยทางโทรศัพท์กับทางฝ่ายบริการจะไม่สะดวก มันเป็นเรื่องระดับโครงสร้าง ว่าจะออกแบบและให้เดินรายการอย่างไร และจะดูรายงานตัวไหนเพื่อควบคุมธุรกรรมเหล่านี้ ติดขัดอย่างไรก็มา Post ไว้เหรอะกัน[/color]