วิธีการตั้งหนี้ค่ะ

[Wonder]

มีปัญหาขอสอบถามทีมงานหรือผู้เชี่ยวชาญค่ะ

คือต้องการตั้งหนี้ค่าใช้จ่ายทั่วไปที่ไม่ใช่สินค้าค่ะ แต่คนที่เคยใช้เค้าแนะนำให้ไปคีย์ในสมุดรายวันซื้อโดยตรงเลย แต่ส่วนตัวอยากใช้ให้ครบทุกฟังก์ชั่นจึงมีคำถามดังนี้ค่ะ

1. การตั้งหนี้ 2 วิธีดังกล่าวมีความต่างกันอย่่างไร ให้ผลเหมือนกันหนือไม่ แล้วควรใช้วิธีใด
          1.1 ซื้อ-ซื้อเงินเชื่อ-ระบบจะโพสรายการไปที่สมุดรายวันซื้อโดยอัตโนมัติ ชื่อเอกสารคือ RR เป็นการตั้งหนี้
          1.2 บัญชี-ลงรายวัน-รายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี-สมุดรายวันซื้อ-ชื่อเอกสารคือ UV เป็นการตั้งหนี้เช่นกัน

2. การจ่ายเงิน 2 วิธีดังกล่าวมีความต่างกันอย่างไร ให้ผลเหมือนกันหรือไม่และควรใช้วิธีใด
          2.1 การเงิน-จ่่ายเงิน-จ่ายชำระหนี้-เอกสารที่ได้เป็นการจ่ายชำระหนี้ชื่อเอกสารคือ PS
          2.2 บัญชี-ลงรายวัน-รายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี-สมุดรายวันจ่าย-ชื่อเอกสารคือ PV เป็นการจ่ายหนี้เช่นกัน

ตอนนี้ค่อนข้างงงค่ะ รบกวนเข้ามาตอบหน่อยค่ะ

[ASAN]

อืม...จะตอบยังไงดีครับ  ผมรู้สึกว่าจะอธิบายไม่ถูกเหมือนกันครับ  เอายังงี้ครับ ง่ายๆ เลย ลองไปทำทั้งสองแบบ แล้วเปรียบเทียบดูครับ เพราะการทำด้วยตัวเองย่อมทราบข้อแตกต่างได้ดีกว่าคำบอกเล่า  หากผมบอกลงบัญชีไปเลยแบบสำนักงานบัญชีชอบทำกัน  เดี๋ยวคนที่ชอบทำงานเต็มระบบ เขาจะไม่เห็นด้วยอีก

แต่ผมเกริ่นไปนิดๆก่อนละกันว่า  ถ้าผม ผมเลือกที่จะทำงานเต็มระบบนะครับ  ผมไม่ชอบทำอะไรที่นักบัญชีที่ชอบเห็นเอกสารแล้วลงบัญชีแต่ในสมุดรายวัน ผมชอบที่จะทำเอกสารต้นทางแล้วมันได้ทุกอย่าง  อ่ะ นึกออกแล้วใช่มั๊ย ทำเอกสารต้นทาง แล้วให้มันได้ทุกอย่าง ทำยังไง  ก็ใช้ Express บันทึกเอกสารตั้งแต่ต้นทางเลย เช่น ใบรับสินค้า(บันทึกเจ้าหนี้) แล้วให้โปรแกรมทำรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเช่น
- บันทึกเจ้าหนี้รายตัว
- บันทึกภาษีซื้อ
- บันทึกสต๊อค(ถ้ามี)
- บันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวัน ให้ด้วย

และเวลาจ่ายชำระหนี้ หากเราใช้หัวข้อการเงิน นอกจากจะเป็นการตรวจทานไม่ให้มีการจ่ายซ้ำจากใบรับสินค้าแล้ว โปรแกรมยังสามารถทำรายการอื่นๆที่เกี่ยวข้องด้วยเช่น
- บันทึก ตัดหนี้เจ้าหนี้รายตัว
- บันทึกภาษีซื้อ (ถ้ามี)
- บันทึกรายการเช็ค (ถ้ามี)
- บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
- บันทึกสมุดรายวัน ให้ด้วย

ทั้งสองหัวข้อนี้ ทำเพียง 2 ครั้ง ครั้งแรก ทำที่ใบรับ  ครั้งที่สอง ทำที่หน้าจ่ายเงิน


ที่นี้มาดูการลงบัญชีสมุดรายวันตรงๆกันไปเลย
1. ต้องบันทึกหนี้ที่ JV ก่อน  ซึ่งได้แค่การลงบัญชี แต่เจ้าหนี้รายตัว จะไม่มีรายละเอียดให้  ซ้ำถ้ามีภาษีซื้อ ก็ต้องกรอกรายการเอง เสียเวลาเพิ่มอีกมาก
2. จ่ายชำระหนี้ ก็ลงที่ PV แล้วก็ตัดเจ้าหนี้รายตัวไม่ได้ ทำได้แค่บัญชีจากแยกประเภท ถ้าจ่ายเป็นเช็ค ต้องบันทึกรายละเอียดเช็คเองอีกหลายขั้นตอน  ถ้ามีใบหัก ณ ที่จ่าย ก็ต้องบันทึกรายละเอียดอีกหลายขั้นตอน  ถ้ามีภาษีซื้อ ก็ต้องบันทึกรายการภาษีอีกหลายขึ้นตอน  เฮ้อ... ถอดใจเลย  ใช้เวลามากกว่าและได้รายละเอียดไม่เท่าวิธีแรกครับ


คงตัดสินใจได้แล้วนะครับ  เดี๋ยวว่างๆ จะมาต่อกระทู้นี้นะครับว่า ทำงานเต็มระบบ ทำได้เร็วพอๆกับ ลงบัญชีตรงๆ แต่ได้ข้อมูลที่มากกว่า ทำอย่างไร

[Wonder]

ขอบคุณคุณ ASAn มากค่ะ ชัดเจนแล้วก็ได้ข้อสรุปให้กับตัวเองแล้วล่ะค่ะ ขอเลือกแบบทำงานเต็มระบบดีกว่า

แต่คราวนี้มีคำถามมาเพิ่มค่ะ (พอดีลืมถามไปตั้งแต่คำถามแรก) คือบริษัทยังไม่ได้จด VAT แล้วค่าใช้จ่ายที่ถามมาเค้าก็คิด VAT มา จึงต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย คราวนี้ก็เลือกที่จะใช้วิธีตั้งหนี้แบบซื้อเงินเชื่อ แต่ก็มาสงสัยตรงภาษีซื้อค่ะจะไม่ขอคืนต้องระบุที่ตรงไหนคะ แล้วต้องไปแก้ที่สมุดรายวันซื้อด้วยไหม พอดีค่าใช้จ่ายดังกล่าวลงเดบิตค่าใช้จ่ายอื่น ส่วนภาษีซื้อที่ไม่ขอคืนต้องลงเป็นค่าใช้จ่ายอื่นด้วยใช่หรือไม่ ไม่ทราบว่าเข้าใจถูกรึเปล่าคะ

[ASAN]

กรณีที่ไม่ได้จด VAT  เราก็บันทึกค่าใช้จ่ายไปเลยทั้งจำนวนครับ

กรณีที่คุณกำลังจะแยกภาษีที่จะไม่ขอคืนนั้น ก็สามารถทำได้ครับ แต่วิธีนี้ใช้กับกิจการที่จด VAT แต่ไม่ต้องการขอคืนภาษีนะครับ

การบันทึกบัญชีที่ไม่ต้องการรวมยอดค่าใช้จ่ายนั้นก็ไม่ยุ่งยากอะไรเลย เพียงแต่คุณ Wonder ไปเพิ่มรายละเอียดค่าใช้จ่ายเป็น ภาษีซื้อไม่ขอคืน  เวลาคีย์ ก็คีย์แยกกับรายการค่าใช้จ่ายเท่านั้นเอง ดูภาพตัวอย่าง

[ASAN]

ส่วนคุณจะใช้ชื่อคำอธิบายจะให้เป็นคำว่าอะไร ตามบัญชีอะไร ก็แล้วแต่คุณนะครับ ในภาพเป็นตัวอย่างเท่านั้น

ก่อนอื่นคุณต้องไปกำหนดรายการในหัวข้อรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆไว้ก่อน ดูรูปด้านล่างประกอบ