ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

ผมลองใช้ดูแล้ว ทั้ง
1. ขายเงินสด
2. ใบสั่งขาย
3. ขายเงินเชื่อ

ซึ่งกรณีเป็นสินค้าฝากขาย ซึ่งทางลูกค้านั้น เขาจะไม่ได้รับใบกำกับภาษีก่อน โดยที่เขาจะให้เราเปิดใบส่งสินค้าไปให้เขา เมื่อครบกำหนดคืนสินค้า

เขาถึงจะแจ้ง statement มาว่าสินค้าที่ขายไปทั้งหมด มีกี่รายการ และมีกี่ชิ้น ณ จุดนี้เราถึงทำใบกำกับภาษีไปให้เขาครับ โดยจะเปิดใบกำกับภาษีเฉพาะรายการสินค้าที่มีการขายออกไปจริงๆเท่านั้น

ซึ่งที่ผ่านมาผมใช้ Excel ทำมาโดยตลอด มันสามารถปรับเปลี่ยน แก้ไขได้ และระบบตรงนี้ ก็สะดวกกว่า เพราะเราไม่ต้องทำใบลดหนี้ไปกรณีที่สินค้าขายไม่หมด และต้องคืนมา (ก็สินค้าฝากขายอ่ะครับ)

พอผมลองพิมพ์ดู ทั้ง 3 ใบที่กล่าวไปข้างต้นนั้น

- ขายเงินสด หัวกระดาษที่จะออกมาคือ บิลเงินสด/ใบกำกับภาษี
- ใบสั่งขาย ออกมาเป็นใบสั่งขายอย่างเดียว แต่จากที่ลองใช้มา มันไม่ตัด stock ให้อ่ะครับ
- ขายเงินเชื่อ บิลที่ออกมาคือ ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี

ในเมื่อมีหัวกระดาษว่า ใบกำกับภาษีอยู่ที่หัวกระดาษแบบนี้ จะมีผลกระทบอะไรมั้ยครับ เพราะเรายังไม่ได้เปิด vat ตามรายการที่เราส่งไปอ่ะครับ เราจะต้องรอให้ลูกค้าแจ้งมาก่อนว่ายอดขายแต่ละเดือนมีอะไรบ้าง แล้วเราถึงทำใบกำกับภาษีไป

แบบนี้ โดยปกติแล้ว ถ้าเป็นสินค้าฝากขายกรณีแบบของผมนี่ จะต้องเปิดบิลไหนครับ

เรื่องบัญชีต้องสอบถามผู้สอบบัญชี หรือผู้ทำบัญชีที่ดูแลบัญชีให้เราครับ

- สำหรับเรื่องหัวบิลเอกสาร จะให้เป็นอะไรนั้น เราสามารถแก้ไขได้ครับ
- ถ้าไม่อยากทำซ้ำหลายครั้ง ใช้ใบสั่งขายถูกต้องแล้วครับ พอออกบิลจริง ก็นำเฉพาะรายการที่ต้องออกไปเท่านั้น แล้วค่อยยกเลิกรายการที่ไม่ออก อันนี้ ก็ลำบากหน่อย
- บิลขายเชื่อ ก็มีข้อดีที่ตั้งลูกค้าฝากขายเป็นลูกหนี้ไปก่อน แต่จะยุ่งยากตอนรับคืนต้องทำบ่อยๆ โดยเฉพาะประเภทร้านหนังสือ มีคืนทุกวัน

* ลองวิธีย้ายคลังนะครับ แล้วกำหนดชื่อลูกค้าไว้ที่ช่องอ้างอิง  พอเวลาออกบิลจริงก็ออกจากคลังปกติ  และค่อยไปยกเลิกรายการย้ายคลังที่ได้ทำไปฝากไว้ตอนแรก

ทุกวิธี มีข้อจำกัด ข้อดีข้อเสียสำหรับธุรกิจนี้  แต่วิธีย้ายคลัง เวลายกเลิกเอกสาร มันทำง่ายกว่า แต่ต้องควบคุมเอกสารย้ายคลังไว้ดีๆนะครับ เดี๋ยวยุ่งไปหมด ที่สำคัญถ้าฝากหลายที่ คลังก็จะเยอะตาม

อันนี้ขึ้นอยู่กับลูกค้าว่าต้องการใบกำกับในตอนไหน....บางลูกค้่าต้องการใบกำกับภาษีเลย (เพราะต้องการให้ภาษีซื้อเยอะๆ เข้าไว้ถึงแม้สินค้านั้นยังไม่ได้ขายไปก็ตามเพื่อที่จะให้ภาษีซื้อเยอะกว่าภาษีขาย)...แต่บางลูกค้าต้องการให้ออกใบส่งของก่อน พอถึงกำหนดก็ชำระถึงจะออกใบกำกับพร้อมกับใบเสร็จ สินค้่าฝากขายผมแนะนำให้ใช้เมนู ขายเชื่ออย่างเดี่ยว ส่วนขายสดนั้นความหมายก็ตรงตัวอยู่แล้วว่าขายสด คือรับเงินสดมาทันที.

โดยส่วนตัวแล้วเคยผ่านการทำบัญชีธุรกิจนี้มาเหมือนกัน...โดยให้เปิดบิลขายเชื่อเข้าไปก่อน..พอสิ้นเดือนหรือเครดิต..ทางลูกค้าก็จะแจ้งมาว่าสินค้าขายเดือนนี้ขายอะไรไปบ้าง...เราก็ทำการลดหนี้ตัวที่ขายไม่ได้ออกไปก่อน...แล้วดึงส่วนที่เหลือ (ยอดขาย) ไปออกใบวางบิลหรือใบเสร็จต่อไป...ส่วนตัวที่ลดหนี้ก็ให้รวบตั้งหนี้หรือเปิดบิลขายเชื่อขึ้นมาใหม่ให้อยู่ในใบกำกับใบเดียวกัน...จะง่ายกว่า

ส่วนลูกค้าบางรายอาจะต้องเปิดใบส่งของก่อนแล้วจึงนำยอดขายแต่ละเดือนมาเปิดใบกำกับ...ก็ให้ใช้อะไรเปิดบิลไปก่อนก็ได้อาจจะเป็น Excel หรือเขียนบิลด้วยมือ..หรืออาจะสร้างเมนูย่อยขายเชื่อขึ้นมาอีกหนึ่งเมนูไว้เฉพาะเปิดใบส่งของอย่างเดียว...แต่ต้องแยกคลังด้วยนะครับ...

*** เป็นแนวคิดเสริมนะครับ

ที่คุณ Kumpoo แนะนำเป็นระบบการบันทึกที่ดีครับ 

แต่... เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ระบบฝากขายนั้นมันต่างกับระบบซื้อมาขายไป อย่างไร

ระบบฝากขาย สต๊อคจะยังถือเป็นของผู้ฝากขาย  ดังนั้นถ้าเราใช้ระบบขายทุกหัวข้อที่เป็นเมนูของ Express ไม่ว่าจะขายสด ขายเชื่อ ก็ถือว่าขายไปแล้วทั้งสิ้น เพราะสต๊อคจะถูกตัดออกไปทันที ดังนั้นทางระบบบัญชีสรรพากร ระบบบัญชีการเงิน ถือว่าเป็นการขายแบบซื้อมาขายไปนั่นเอง

ในเมื่อการฝายขายสต๊อคจะยังเป็นของกรรมสิทธิ์ผู้ฝากขาย ดังนั้นการตรวจนับสินค้า ในทางบัญชียังต้องปรากฏตัวเลขและของจริงอยู่ในระบบด้วย  ถ้ามองข้อนี้ การออกบิลไปก่อน ก็ไม่ใช่ฝากขายแล้วใช่มั๊ยครับ

ส่วนกรณีที่ รายการลดหนี้แล้วมารวมลดหนี้ใบเดียว ก็สามารถทำได้ครับ  แต่ปัญหาจะเกิดภายหลังขึ้นคือต้องบันทึกต้นทุนเองตอนรับกลับเข้ามา ซึ่งการรวบยอดแบบนี้ ไม่สามารถอ้างอิงถึงใบกำกับใบใดใบหนึ่งได้  ทำให้ต้องมาปรับปรุงต้นทุนภายหลังอีกครั้ง เสียเวลาตอนหาต้นทุนครับ และถ้าข้ามปียิ่งหายากขึ้น


สำหรับการออกบิลด้วย Excel นั้นผมว่าไม่จำเป็นครับ  ถ้ายังยืนยันว่าต้องออกบิลไปก่อน  ลองเปิดโฟลเดอร์เป็นอีกบริษัทหนึ่ง แล้วใช้ข้อมูลเดียวกันนี้ ไปออกในหน้าขายเชื่อ  ซึ่งในหน้านี้เราไม่ต้องสนใจเรื่องสต๊อคใดๆเลย ปล่อยให้ติดลบไปครับ

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

แต่ถ้าไม่อยากแยกโฟลเดอร์ ลองทำตามที่ผมแนะนำครับ ผมเคยแนะนำให้ลูกค้าใช้ระบบใบสั่งขายควบคู่กับการย้ายคลัง  ให้ใบสั่งขายควบคุมระบบลูกหนี้ไว้ รายการไหนที่ยังไม่ออกบิล ก็ตรวจดูได้จากใบสั่งขายแยกตามลูกหนี้ ซึ่งใบสั่งขายเราก็ออกตอนไปส่งของฝากขายนั่นแหล่ะ  ส่วนรายการไหนที่ต้องออกบิลทันที ก็บันทึกขายตัดสต๊อคบันทึกหนี้ไปเลย  รายการขายหนี้จริง กับรายการฝากขาย หนี้รออยู่ ก็ดูได้ทั้ง 2 แบบเลย

เมื่อใช้ระบบใบสั่งขายแล้ว ให้ทำการย้ายคลังควบคู่กันไป ใบรายการย้ายคลัง ข้อความอ้างอิงใส่เลขที่ใบสั่งขายไว้
เมื่อภายหลังจะต้องมาออกใบกำกับจริงจากรายงานสรุปการขายประจำเดือนที่ผู้รับฝากขายแจ้งมา เราไม่ต้องไปลดหนี้ใดๆ เพราะยังไม่ได้บันทึกหนี้ไว้จริง เพียงแต่ดึงรายการจากใบสั่งขายมาออกเท่าที่ขายได้จริง ส่วนที่ขายไม่ได้ ค่อยยกเลิกเป็นรายการๆไป  ช่วงของการออกบิลจริงนี้ เราต้องทำการยกเลิกรายการย้ายคลังนั้นด้วยนะครับ ให้ยกเลิกทั้งใบออกมาเลย ก่อนยกเลิก ให้เขียนอ้างอิงถึงการออกบิลจริงเลขที่เท่าไหร่  ซึ่งจากนี้ไปก็เข้ากระบวนการระบบขายปกติแล้ว และคิดว่าคุณคงทำได้แล้ว

จากการยกเลิกใบโอนย้ายคลังนั้น เราต้องไม่ลืมว่า เราไม่ได้ขายทั้งหมดที่ฝากไว้ตอนแรก  ดังนั้น รายการไหนที่ขายได้ก็ถูกออกบิลไปแล้ว ส่วนรายการไหนที่ยังขายไม่ได้และยังฝากอยู่ ซึ่งรวมถึงรายการที่จะไปฝากใหม่อีก ก็ให้ทำใบโอนย้ายรวมกับรายการใหม่ไปพร้อมๆกันเลยอีกครั้งหนึ่ง หรือเฉพาะรายการที่ยังฝากอยู่ ถ้ายังไม่มีรายการใหม่เพิ่ม

พอจะนึกออกใช่มั๊ยครับ  วิธีนี้ ระบบบัญชีเป็นไปตามกระบวนการจริงแน่นอนครับ ไม่ต้องรับคืน ไม่ต้องคีย์ต้นทุนใหม่

สำหรับรายการรับคืนจริงจากบิลที่ออกไปแล้วนั้นให้อ้างถึงเลขที่บิลขายที่ออกไปจริง  เพื่อให้โปรแกรมปรับปรุงต้นทุนตามล๊อตที่เคยขายไปได้ครับ


ลองดูนะครับ  ผมว่าไม่ยากมากนัก และควบคุมได้ทุกระบบ  ค่อยๆศึกษาครับ


ถ้ายังไม่พอใจวิธีนี้ ผมมีวิธีอื่นอีก  แต่คงต้องคุยปรึกษากันแล้วครับ เพราะมันต้องปรับให้เข้ากับงาน และเป็นไปตามมาตรฐานระบบบัญชีค่อนข้างมากกกกกก มากจนทางบริษัทฯจดเป็น Package วางระบบไปเลย  555

ผมยังไม่เข้าใจเท่าไหร่ ขอถามเพิ่มเติมครับ...บางลูกค้า (ผุ้รับฝากขาย) มักจะให้ออกใบกำกับไปเลยแล้วค่อยมาเคลีย์ยอดกันสิ้นเดือนหรือตามที่ตกลงเครดิตกันไว้..แล้วทำการลดหนี้และตั้งหนี้กันทีหลัง...ถ้าลูกค้า (ผู้รับฝากขาย) ที่ให้ออกใบกำกับตอนแจ้งยอดขายในตอนสิ้นเดือนหรือในภายหลังการใช้ใบสั่งขายจากที่อ่านกระ้ทู้ของคุณ ASAN ผมพอเข้าใจ...ซึ่งการลูกค้าของเราก็มีทั้งสองแบบครับ....

และเมื่อตอนเคลียร์ยอดกัน...สมุติว่าผมได้ใช้ใบสั่งขายในการออกใบกำกับภาษีให้กับลูำกค้าไปแล้ว...พอได้ยอดขายมาก็จะทำการลดหนี้ตัวที่ขายไม่ได้ออกไปให้เหลือเฉพาะตัวที่ีขายเพื่อออกใบวางบิลและใบเสร็จแล้วการลดหนี้สามารรถอิงใบสั่งขายได้หรือไม่ครับ....

จากการอ่านกระทู้ของคุณ ASAN ทำให้ผมเข้าใจในการใช้ใบสั่งขาย..โดยที่ผ่านมาไม่เคยสนใจเมนูนี้เลย...มัวแต่...งมอยู่นาน...

ครับผม ตัวผมเองก็ไม่ได้รู้เรื่องของระบบบัญชีมากมายนัก รู้แค่พื้นฐานเท่านั้นเพราะไม่เคยทำบัญชีมาก่อนเลย

ระบบที่ว่า ทำใบกำกับภาษี พร้อมใบส่งสินค้าไปก่อน ถ้าสินค้าขายไม่หมด จึงทำใบลดหนี้ไปให้ แบบนั้นก็มีครับ พอดีมีลูกค้าที่เป็นบริษัทใหญ่หลายเจ้าอยู่ หลายเจ้าก็มักจะทำวิธีนี้ ซึ่งคาดว่าคงเป็นวิธีสากล

แต่มีลูกค้าบางเจ้าเช่นกัน ที่ให้เราทำในลักษณะดังที่ผมบอกไป คือ

- ใช้ใบส่งสินค้าชั่วคราว เพื่อระบุว่าเราส่งสินค้าไปกี่รายการ เป็นจำนวนเท่าไหร่ และไม่มี VAT
- รอจนถึงวันครบรอบขาย ทางบริษัทลูกค้าของเรา จะแจ้งมาว่ามีสินค้าอะไรบ้างที่ขายออกไป
- พร้อมกันนั้นก็แจ้งให้ไปรับคืนสินค้าที่ขายไม่หมด ซึ่งจะรับมาพร้อมกับใบคืนสินค้า
- เมื่อเราทราบจำนวนสินค้าที่ขายออกไปจริงๆแล้ว จึงเปิดใบกำกับภาษีออกไปให้
- ทาง Supplier ก็ต้องกลับมานั่งสต๊อกดูว่า สินค้าที่ส่งไปทีแรกเป็นจำนวนเท่าไหร่ สินค้าคืนมาเท่าไหร่ แล้วสินค้าที่ขายออกไปเท่าไหร่ เมื่อนำมาตัดกันแล้ว ได้สต๊อกที่ตรงกันรึเปล่า


วิธีการนี้อาจจะขัดกับระบบบัญชีที่ทำกันโดยทั่วไปนิดหน่อย เพราะทางลูกค้ารายนี้ก็ไม่อยากให้ต้องมีเอกสารใบลดหนี้อะไรมากมายนัก ตัดขั้นตอนที่ต้องมานั่งพิมพ์ใบลดหนี้เพื่ออ้างอิงถึงเอกสารเก่าอีกหลายฉบับไปอีกที

ซึ่งตัวผมเอง เมื่อได้ศึกษาการวางบิลของทั้ง 2 ระบบนี้แล้ว ผมยังรู้สึกชอบการวางบิลในลักษณะที่ไม่ต้องมีใบลดหนี้เลยครับ

ยังไงก็ตาม สุดท้ายแล้วผมก็คงต้องศึกษาตัวโปรแกรมไปอีกซักระยะนึงก่อน เพื่อให้เข้าใจระบบการทำงานคร่าวๆ เพราะตอนนี้รู้สึกมันกว้างไปหมด จนผมใกล้จะ error แล้ว 


ว่าแต่ว่า เห็นที่เขียนไว้ว่ามี Package วางระบบ
ทีแรกผมก็คิดอยู่เหมือนกัน คาดว่ามันคงจะง่ายกว่าต้องมานั่งงมโข่งเอง

ไม่ทราบว่า package วางระบบนี้ คิดค่าใช้จ่ายยังไงครับ
รายการสินค้าประมาณ 400items
ลูกค้า ประมาณ 10 เจ้า
เจ้าหนี้ประมาณ 10 เจ้าเช่นกัน
คลังสินค้า 3 ที่
และเป็นการขายสินค้าระบบฝากขาย วิเคราะห์คร่าวๆน่ะครับ พอดีอยากจะทราบไว้ จะได้เป็นข้อมูลเผื่ออนาคตจะได้เรียกใช้บริการ

พอศึกษากระทู้ที่คุณ ASAN ตอบอย่างละเอียดแล้ว...พอเข้าใจว่าให้ประยุกต์ใช้ใบสั่งขายออกใบกำกับสิค้า/ใบส่งของชั่วคราวก่อนหากเป็นลูกค้าที่ต้องรอตัดยอดขายจริงตอนสิ้นเดือนเพื่อออกใบกำกับภาษีที่เมนูขายชื่อ (อย่าลืมใส่ Vat ด้วย)  ซึ่งสามารถดึงรายการสินค้าที่ขายได้จากยอดใบสั่งขายที่เราประยุกต์ใช้ออกใบส่งของก่อนหน้านั้นได้....

ส่วนลูกค้าที่ต้องการรับใบกำกับภาษีเลย....ก็ต้องทำแบบมีใบลดหนี้และตั้งหนี้ขึ้นมาใหม่แล้วละครับ....

หรือว่ามีวิธีอื่นที่พลิกแพลงให้ง่ายกว่านี้...

คห.หลังสุดของคุณ Kumpoo  เข้าใจถูกต้องแล้วครับ คือใช้ระบบใบสั่งขายเมื่อใช้กับลูกค้า ที่เคลียร์บิลเมื่อทราบยอดขาย  และใช้ขายเชื่อสำหรับลูกค้าที่ต้องการบิลทันที

เดี๋ยวผมจะอธิบายเพิ่มอีกนิดหนึ่งเกี่ยวกับคำว่า บัญชีฝากขายนะครับ  จริงๆแล้วบัญชีฝากขายนี่ มันไม่ได้เป็นระบบบัญชีใหญ่มากหรอก มันเป็นแค่ส่วนหนึ่งของระบบบัญชีซื้อมาขายไปเอง 

แล้วทำไมต้องเรียกว่าบัญชีฝากขาย  เหตุผลง่ายๆครับ
1. ไม่แน่ใจสินค้าที่นำมาขาย ว่าจะขายหมดมั๊ย  ถ้าขายไม่หมดจะคืนได้หรือไม่  ถ้าเรียกว่าซื้อมาขายไป ก็คืนไม่ได้  แต่ถ้ารับฝากขาย ก็คืนเจ้าของเดิมคือผู้ฝากขายได้ เพราะกรรมสิทธิ์ยังเป็นของผู้ฝากขาย
2. กรณีที่ให้ออกบิลทันที ส่วนใหญ่จะเป็นห้างสรรพสินค้า เนื่องจากปัญหาเรื่องของระบบบัญชีของห้างสรรพสินค้าเอง  ไม่อยากเก็บสต๊อคไว้มากกลัวขายไม่ได้ ทุนจม  เงินลงทุนสูญเสียเปล่า
3. ถ้าถือเป็นซื้อมาขายไป จำนวนวันเครดิตต้องเกิดขึ้นทันที  แต่ถ้าเป็นระบบฝากขาย ก็รอเคลียร์ของไม่หมดซะก่อน สรุปยอดก่อน แล้วค่อยวางบิล
4. ภาษีมูลค่าเพิ่ม ทางด้านผู้ที่รับฝากไป จะได้อนิสงค์กันเต็มๆ แต่ผู้ฝากขายต้องออกไปก่อน

เอาแค่ 4 ข้อก็พอจะนึกออกว่าใครได้เปรียบ  แต่เราต้องขายสินค้า เลยยอมๆกันไป