สอบถามเรื่องแนวคิดเกี่ยวกับการแยกคลังสินค้าครับ

[ningnet]

ทีบริษัทมีแผนกขายหลายแผนก เช่น ขายวัสดุก่อสร้าง ขายสินค้าอุตสาหกรรม ขายสินค้าเกษตร ขายสินค้าบริการ เป็นต้น
หากแยกเป็น 2 คลัง คือ 01 คลังขาย และ 02 คลังใหญ่ จะดีไหม แล้วค่อยจัดหมวดหมู่การขายตามรหัสสินค้า (แยกเป็นแผนกๆ เช่น 01 02 03 04)
หรือแยกเป็นหลายๆคลัง เช่น 01 คลังใหญ่ 02 ขายวัสดุก่อสร้าง 03 ขายสินค้าอุตสาหกรรม 04 ขายสินค้าเกษตร 05 ขายสินค้าบริการ
ไม่แน่ใจว่าแบบไหนจะดีกว่ากัน ในเรื่องบริหารจัดการ

ขอบคุณสำหรับคำตอบครับ

[suchai]

การออกแบบระบบที่ดี ระบบนั้นจะต้องเกิดประสิทธิภาพเฉพาะกับองค์กรนั้น เรียกว่า Customization

[color=red]ทีบริษัทมีแผนกขายหลายแผนก เช่น ขายวัสดุก่อสร้าง ขายสินค้าอุตสาหกรรม ขายสินค้าเกษตร ขายสินค้าบริการ เป็นต้น

หากแต่ละแผนก สามารถสร้างรายได้ที่ชัดเจน มีบุคคลากรในแต่ละแผนกจำนวนมากพอ มีค่าใช้จ่ายของแผนกตนเอง และมีการบริหารจัดการที่แยกกัน อย่างนี้เราก็ควรจะแยกแผนกในโปรแกรมเพื่อการบริหารที่ชัดเจน จะสามารถรับรู้ รายได้ ต้นทุน และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในรอบเวลาหนึ่งได้

ในเรื่องของหมวดสินค้า ถ้าแบ่งหยาบๆ ก็จะได้เป็น 4 กลุ่ม แต่ถ้าแบ่งกลุ่มย่อยลงไปอีกหน่อย ก็จะบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น เรื่องของการออกแบบ หมวดสินค้า หากแบ่งหยาบเกินไป ก็จะรู้ได้แค่ภาพรวม หากแบ่งละเอียดเกินไป ก็จะเสียเวลาในการเลือกกลุ่มหมวดสินค้าและอาจมีความสับสนในการสังกัดหมวดสินค้าหรือมีหมวดสินค้าที่ซ้ำกัน  แบ่งอย่างไรให้พอดี มันต้องใช้ข้อมูลหลายๆเรื่องมาประกอบการตัดสินใจ

ส่วนเรื่องคลังสินค้า โปรแกรม Express สามารถมีคลังสินค้าได้ไม่จำกัด มีการเก็บ stock แยกตามคลัง และตัดต้นทุนสินค้าแยกตามคลังได้ สมัยก่อนผมก็ชอบแบ่ง ดูมันชัดเจนดี แต่พอมาดูการบริหารและใช้งานเกี่ยวกับสินค้าหลายๆ คลัง ผู้ใช้งานทำ Human Error ไว้มาก รับสินค้าเข้าผิดคลัง ผิดจำนวน ตัดของออกผิดคลังทำยอดติดลบ การบันทึกซื้อและขาย ต้องรอตัดสินใจว่าจะรับเข้าหรือตัดออกที่คลังไหน

ต้องบอกไว้ก่อนว่า การบริหารระบบสินค้า เพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทั้งจำนวนและมูลค่า เอาแค่คลังเดียวก่อน คีย์กันง่ายๆ ยังมีโอกาสผิดพลาดอยู่มาก เกิดของชำรุดหรือสูญหายจากการตรวจนับ หรือการตรวจนับสินค้าก็ยังต้องทำในรายการจำนวนมากเฉพาะคลังเดียว เรื่องเหล่านี้ขนาดคลังเดียว ยังคุมได้ยาก พอมี 2 คลัง งานในแต่ละหน้างานที่กล่าวมา จะมีความยากในการทำงานเพิ่มมากขึ้นในหลายๆ หน้างาน หลักๆ จะเป็นอุปสรรคในเรื่องของเจ้าหน้าที่ที่จัดการสินค้า ต้องตัดสินใจเกี่ยวกับสินค้าที่มีหลายคลัง โอกาสผิดพลาดก็จะมีสูงขึ้น หลายๆ ท่านที่ใช้โปรแกรม Express และมีหลายคลังสินค้าคงจะตอบในใจได้แล้วว่า Stock คงเหลือในแต่ละคลังที่ใช้งานอยู่ตรงหรือไม่ ยังไม่ต้องพูดถึงต้นทุน เพราะถ้า Stock ไม่ตรงแล้ว จะเอาอะไรไปคูณมูลค่าต่อหน่วย มูลค่าคงเหลือหรือต้นทุนก็ไม่ตรงอยู่ดี

เวลาผมจะเลือกที่จะแยกคลังจริงๆ ต้องพบว่าไม่มีทางเลือกและจำเป็นต้องแยกคลังสินค้าออกจากกัน เช่น การจัดเก็บคนละที่และมีผู้รับผิดชอบคนละส่วน ระหว่าง คลังเก็บสินค้า กับ โชว์รูม ซึ่งต้องมีการตรวจนับสินค้า ทำรับเข้าจ่ายออก และโอนย้ายระหว่างคลัง แบบฟอร์มควบคุมในแต่ละคลังสินค้า รายงานควบคุมระบบสินค้าในแต่ละคลังสินค้า มีความยุ่งยากมากขึ้นกว่าคลังเดียว[/color]

[ningnet]

ขอบคุณสำหรับแนวคิดดีๆ ครับผม

[suchai]

ที่กล่าวไปเกี่ยวกับการออกแบบโปรแกรม Express เพื่อจะ Customize โปรแกรมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หลายท่านอาจจะสงสัยว่า ทำไมต้องปรับแต่งเพิ่มเติมอีก

เราต้องมองที่ขนาดของกิจการของเราเป็นหลัก ซึ่งมันจะสัมพันธ์กับช่วงเวลา

[color=red]แบบที่ 1 ถ้าเป็นกิจการเล็กๆ เปิดใหม่ป้ายแดง มีพนักงาน 2-3 คน การจัดการภายในองค์กรก็ไม่ยุ่งยากซับซ้อน
-กลุ่มนี้ซื้อโปรแกรม Express มาคีย์เอกสารเพื่อออกบิลซื้อ บิลขาย บิลค่าใช้จ่ายเป็นหลัก และก็ดูรายงานนิดหน่อย ในเอกสารก็อาจจะยังใช้ไม่ครบทุกเมนูเช่น ทำใบรับสินค้า RR ไม่ทำ PO  ทำใบเสนอราคา QT ทำขายเงินเชื่อ IV ไม่ใช้ใบสั่งขาย SO ระบบการเงินก็มี จ่ายชำระหนี้ PS รับชำระหนี้ RE เท่านี้ก่อน พนักงานก็ใช้งานรวมๆ กัน หน้าที่ยังไม่ชัดเจน
(แบบที่ 1 หากมีการเซ็ตระบบไว้ดีแล้ว ภายในปีแรก จะเห็นการเจริญเติบโตอย่างเห็นได้ชัด เพราะคนยังน้อย การจัดการ การประสานงานและความร่วมมือในการทำงาน ทำได้ง่ายกว่าและเร็วกว่า)

แบบที่ 2 พอกิจการเริ่มดีขึ้นเป็นขนาดกลาง พนักงานในสำนักงานซัก 5-10 คน การจัดการภายในองค์กรเริ่มซับซ้อนขึ้น เพราะมีหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้อง
-เริ่มมีการใช้ใบสั่งซื้อ เพื่อคุมราคาและปริมาณ เพื่อป้องกันความผิดพลาด
-เริ่มใช้ใบสั่งขาย ในการรับจองสินค้าของลูกค้า
-ระบบการเงิน ทำใบวางบิล ใบรับวางบิล เพิ่มหนี้ ลดหนี้
-งานบัญชี ทำค่าใช้จ่าย ทำภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
มีการใช้งานเมนูที่มากขึ้น แบบฟอร์มควบคุมภายในและรายงานควบคุมเพื่อสะดวกในการปฏิบัติงานและป้องกันความผิดพลาด ยอมจำเป็นขึ้น

กลุ่มที่กิจการขนาดกลางที่ยังไม่ซับซ้อนมากนัก สามารถใช้งานรูปแบบ Mass Customize (นำมาใช้กันได้ในธุรกิจประเภทเดียวกัน)ยกตัวอย่างเช่น การประยุกต์งานโรงพยาบาลรัฐ แบบฟอร์ม เทคนิคการเดินรายการ รายงานสรุปสำหรับหน่วยงาน, การประยุกต์งานร้านวัสดุก่อสร้าง แบบฟอร์ม เทคนิคการเดินรายการ การปรับปรุงต้นทุนสินค้าจากค่าขนส่งและอื่นๆ ระบบควบคุมสินค้าคงเหลือร้านวัสดุเพื่อที่จะได้ยอดคงเหลือถูกต้องตลอดเวลา รายงานควบคุมเกี่ยวกับร้านวัสดุ,การประยุกต์งานธุรกิจน้ำมัน,การประยุกต์งานธุรกิจเหล็ก,การประยุกต์งานธุรกิจสินค้าอุตสาหกรรม,การประยุกต์งานธุรกิจบริการ,การประยุกต์งานธุรกิจสินเชื่อผ่อนชำระ ฯลฯ การประยุกต์งานตามลักษณะธุรกิจต่างๆมีรูปแบบที่เฉพาะตัวของธุรกิจนั้นๆ

แบบที่ 3 จนถึงกิจการขนาดกลางขึ้นไป ที่มีพนักงานตั้งแต่ 15 คนขึ้นไป แบ่งเป็นแผนก เป็นฝ่ายที่ชัดเจน จะมีการใช้งานเมนูที่ชัดเจนตามลักษณะงานและระบบความปลอดภัยในการอนุญาตหรือไม่อนุญาตให้ใช้งานในเมนูต่างทั้งแบบหยาบและแบบละเอียด
-ระบบจัดซื้อ ใบสั่งซื้อ PO --> ซื้อสด,เชื่อ HP,RR -->  บัญชีเจ้าหนี้  AE จ่ายมัดจำ, ใบรับวางบิล BR ---> ลด/เพิ่มหนี้ CP,GR --> จ่ายชำระหนี้ PS
-ระบบขาย QT,SO --> HS,IV --> บัญชีลูกหนี้  AI รับมัดจำ,  ใบวางบิล BI --> ลด/เพิ่มหนี้ DR,SR --> รับชำระหนี้หนี้ RE
-ระบบผลิต การพยากรณ์การผลิต บริหารวัตถุดิบคงเหลือ การสั่งผลิต การรับรู้ขบวนการผลิต (วัตถุดิบ,ค่าแรง)แบบ Real Time ต้นทุน  การผลิตขั้นต้นตามจริง ประสิทธิภาพของแรงงานเทียบกับผลผลิต อัตราค่าจ้างแรงงานผลิต รายวัน เหมา ต่อช่วงเวลาจ่ายค่าแรง
-ระบบบัญชีบริหาร บัญชีต้นทุนงาน บัญชีต้นทุนการผลิต
-ระบบสินค้าและวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง คงคลัง
-ระบบสินทรัพย์ นอกจากค่าเสื่อมราคา ต้องมีระบบประวัติ การจัดเก็บ การใช้งาน การซ่อมบำรุง ค่าใช้จ่ายและประสิทธิภาพของสินทรัพย์นั้นในช่วงเวลาหนึ่งๆ

ขนาดของธุรกิจที่เติบโตขึ้นหรือลักษณะของธุรกิจที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น ธุรกิจผลิต ธุรกิจรับเหมา ธุรกิจอสังหา ฯลฯ ต้องมีการวางระบบบริหารจัดการ (Implement) ไม่ว่าจากบุคคลากรภายในหรือจัดหาผู้เชียวชาญจากภายนอก ตรงส่วนนี้จะเป็นการ Customize โดยตรงกับธุรกิจ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่สูงกว่า 2 แบบแรก แต่ผลตอบแทนที่ได้แทบจะประมาณค่าไม่ได้ เพราะมันให้ค่าความถูกต้องและรายละเอียดขององค์กรได้อยู่ตลอดเวลา ในเวลาไม่กี่วินาที

[color=red]ให้เป็นแนวทางว่า เมื่อไหร่ที่เราจะทำเอง และเมื่อไหร่ที่เราจะต้องหาผู้เชี่ยวชาญทำ เพราะหลายๆ ท่านที่ขนาดกิจการและธุรกรรมในองค์กรเริ่มซับซ้อนขึ้น ก็ต้องพยายามหาวิธีที่จะมาแก้ปัญหาในส่วนของแผนกตัวเอง หรือหน่วยตัวเอง ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย

หลายๆ คำถามที่ถามมา ผมพยายามจะอธิบายให้ละเอียดในมุมมองของคนที่เคยผ่านอุปสรรคตรงนี้มาเช่นกัน บางท่านพยายามจะทำให้สินค้าคงเหลือตรง โดยใช้คนจำนวนมาก หรือนับบ่อยๆ แต่พอพระอาทิตย์ขึ้น ตัวเลขที่เพิ่งปรับเข้าไปก็เสียแล้ว มันต้องเข้าใจปัญหา ว่าอะไรที่ทำให้ขบวนการทำงานผิดพลาด ---> "คน" การจัดการให้คนทำงานได้อย่างถูกต้อง ถือว่าเป็นเรื่องยาก แต่มันเป็นศิลปะที่ทำได้จริง (ผมเขียนรายงานควบคุมความผิดพลาดของระบบ ได้ประโยชน์ทั้งตัวเลขและตัวคนทำงาน กลายเป็นว่าโปรแกรม Express ช่วยฝึกคนให้มีความแม่นยำขึ้น เพราะโปรแกรม Express สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ผิดพลาดได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที)[/color]

เนื่องจากโปรแกรม Express มิได้เขียนโปรแกรมเพื่อเฉพาะเจาะจงเหมือนโปรแกรมตัวอื่นๆ แต่ด้วยความยืดหยุ่นที่สูงมาก ทำให้เราใช้โปรแกรม Express แบบกลางๆ ได้กับทุกๆ ธุรกิจ และสามารถประยุกต์ให้มีรูปแบบการทำงานที่เฉพาะขึ้นได้ ผมก็มีความคิดที่จะทำ Mass Customize อะไรที่เหมือนๆ กันใน ธุรกิจนั้นๆ เช่น ร้านขายวัสดุก่อสร้าง จะต้องมีอะไรในการจัดการและบริหาร ซึ่งในส่วนของงานบัญชี โปรแกรม Express ได้ออกแบบไว้ละเอียดดีอยู่แล้ว แต่จะเสริม แบบฟอร์ม รายงานต่างๆ สำหรับร้านวัสดุก่อสร้าง เทคนิคการปรับต้นทุนสินค้า เทคนิคการควบคุม stock รายงานติดตาม ลูกหนี้ ตาม ช่าง,ผู้รับเหมา เป็นต้น ที่ว่าใช้ได้เหมือนกัน คือ จากการวางระบบ ร้านวัสดุก่อสร้าง หลายๆ ร้าน เราจะดูว่า อะไรที่เป็นความต้องการพื้นฐานที่เหมือนกัน ร้านอื่นๆ ก็ต้องใช้สิ่งเหล่านี้ด้วยเหมือนกัน

[/color]