ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

การตั้งค่าใช้จ่ายในโปรแกรมนี้ประยุกต์ใช้คล้ายกับ RR แต่มีข้อเสียคือเมื่อไปดูที่ GL แล้ว จะไม่ปรากฎรายละเอียดที่ต้องการ เช่น ค่าบริการเดือนพย
เดบิต ค่าบริการเดือน พย 500
เดบิต ภาษียังไม่ถึงกำหนด 35
เครดิต เจ้าหนี้-หจก.พีพี 535
ใน GL จะปรากฎคำว่าซื้อเชื่อจากหจก.พีพี ซึ่งต้องการให้ปรากฎว่า เดือน พย
ในบัญชีค่าบริการ ซึ่งถ้าคีย์ JV จะให้ปรากฎอะไรก็ได้ แต่ตอนทำจ่ายตอ้งจำได้ว่า ต้องล้างบรรทัดที่ 2 ออกด้วย จึงอยากทราบว่าเพื่อน ๆ ที่ใช้โปรแกรมนี้ เลือกทำรายการลักษณะนี้อย่างไร และทางแก้ไขหรอืไม่

ขอโทษที่ค่ะ คำถามของคุณหมายถึงให้ เครดิต เจ้าหนี้ ขึ้นว่า เจ้าหนี้- หจก. พีพี แล้วตามด้วยเดือนหรือ ต้องการให้คำอธิบายเหมือน เดบิต ค่าบริการ ค่ะ ถ้าต้องการให้เหมือนอย่างหลังคือทั้ง คชจและเจ้าหนี้มีคำอธิบายเหมือนกัน ก็ให้ไปแก้ไขที่เมนูเริ่มระบบกำหนดเลขที่เอกสาร กด alt+e ไปแก้ไขคำอธิบาย ในสมุดรายวัน
และตอนที่จ่ายต้องล้างบรรทัดที่ 2 ออกด้วย หมายถึง อะไร ไม่เข้าใจค่ะ
ถ้าอย่างไร post มาถามใหม่นะค่ะ

ลองใช้วิธีนี้ดูนะคะ
- กำหนดเลขที่เอกสารเพิ่มในหมวดของ RR เป็น บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย แล้วกำหนดตรงคำอธิบายในรายวันเป็นดังนี้
'บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย' + (APTRN->YOUREF)

- เวลาจะบันทึกคชจ.ค้างจ่าย ก็เข้าที่เมนูซื้อเชื่อ ในเมนูย่อยที่2 บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย โดยบันทึกตามปกติ และระบุช่องหมายเหตุด้วยว่า เป็นค่าใช้จ่ายในเดือนใด เช่น เดือน พ.ย. 48 เป็นต้น

- ในสมุดรายวันจะอธิบายรายการดังนี้
บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเดือน พ.ย. 48

**ลองวิธีนี้ดูนะคะ ว่าใช้ได้มั้ย**

ทำได้แล้วค่ะ เว็บบอร์ดนี้ดีมาก ๆ เลยค่ะ ขอบคุณมากค่ะ เพราะทุกวันนี้ใช้วิธีการเข้าไปคีย์รายละเอียดที่ต้องการในสมุดรายวัน ทำให้ต้องทำงาน 2 ครั้ง
ขอย้ำว่าเยี่ยมมาก ๆ

Thank you very much

การบันทึกเมนูซื้อ    จะมีคชจ.หลายบรรทัด ที่แตกต่างกันในบิลใบเดียวกัน  ควรใช้คำอธิบายF8+F7  บันทึกตามรายบรรทัดจะดีที่สุด  และแก้ รายงาน541 บัญชีแยกประเภทให้คำอธิยายแสดงออกมา  จะดีที่สุด( แบบฟอร์ม541 ให้สอบถามSupport )และตรวจสอบได้ง่าย

กรณีที่เราแก้ไขแบบฟอร์มในแยกประเภทให้แสดงคำอธิบายรายการตามที่บันทึกไว้ในเมนูซื้อได้ก็จริงครับ แต่ถ้าเป็นการบันทึกรายการที่หลายๆรายการที่ลงบัญชีเดียวกันซ้ำกัน ก็จะไม่สามารถให้คำอธิบายที่ถูกต้องได้เช่นเดิมครับ เพราะโปรแกรมจะรวบยอดรายการที่ลงบัญชีใ้ช้เลขที่บัญชีเดียวกันมาไว้เพียงรายการเดียว

หากเราต้องการให้แสดงการลงบัญชีที่แตกต่างกัน ก็สามารถทำได้ แต่จะยากขึ้นอีกหน่อยคือ ช่วงที่แสดงผลการลงบัญชี ให้โปรแกรมกลับไปเช็คที่เอกสารต้นทางก่อนว่ามีรายการใดที่อ้างอิงเลขที่บัญชีเดียวกัน ถ้ามีให้แสดงซ้ำต่างบรรทัด และใช้ยอดเงินของบรรทัดนั้นๆ แต่ถ้าไม่มีรายการที่ลงเลขที่บัญชีซ้ำแล้วก็ให้ไปพิมพ์รายการเลขที่บัญชีถัดไป 

ดูแล้วเหมือนจะยุ่งยากใช่มั๊ยครับ แต่มันก็ยุ่งยากจริงๆ  ดังนั้นการทำบัญชีแบบง่ายๆ ดูจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า  สมัยนี้การบันทึกบัญชี ไม่ได้เขียนด้วยมือเหมือนสมัยก่อนแล้ว ไม่ได้เริ่มจากการ Dr. Cr. เหมือนการลง GL ที่เคยทำกัน เราให้โปรแกรมทำให้ดีกว่า และการอ้างอิงเอกสารต้นทางอย่างครบถ้วนเป็นสิ่งที่ถูกต้องโดยไม่ต้องไปอธิบายในสมุดรายวันให้ซ้ำซากและยุ่งยากเปล่าๆ  เวลาบันทึกตั้งหนี้ ก็ให้มีคำอธิบายในเอกสารตั้งหนี้อย่างละเอียดครบถ้วน เวลาจ่ายหนี้ก็จ่ายตามเลขที่เอกสารที่เกิดหนี้ขึ้น ซึ่งเราก็ไม่จำเป็นต้องไปไล่ดูว่าจ่ายค่าอะไรไปอีก  ถ้ามีเวลาว่างจะดูว่าค่าอะไร ก็แนะนำให้ดูตั้งแต่ตอนตั้งหนี้ไปเลยครับ รับรองเอกสารแล้วก็เป็นอันจบกระบวนการนั้น

ถ้าต้องการแสดงรายละเอียดคชจ. ให้แก้แบบฟอร์ม 541  ให้ปรากฎตำอธิยาย F8+F7  ของเมนูซื้อเชื่อ เช่น ค่ารับรอง  แต่ถ้าต่ารับรองมี 2 รายการในใบเดียวกัน
ก็อธิบาย แต่ละบรรทัด   โดย ระบุจำนวนเงินด้วยในคำอธิบาย  เช่น ค่ารับรองใบแรก 100 ใบที่2 = 200 
เพราะค่ารับรองไปบัญชีแยกประเภทออกยอดรวม= 300
  แต่คำอธิบาย จะมี 2 บรรทัด




- สิ้นเดือน ควรตั้งคชจ.ค้างจ่าย จากเมนูซื้อเชื่อ แต่ละรายการตามรหัสเจ้าหนี้   แม้ยังไม่ได้ใบแจ้งหนี้( เนื่องจาก คู่ค้าวางบิลไม่ตรงกับหลักบัญชี) แต่ต้องรับรู้รายการตามหลักบัญชี   ดังนั้นจะเห็นหนี้ตามเจ้าหนี้หลายตัว

- ไม่ควรใช้สมุดรายวันบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่ายบันทึกยอดรวม  และมาREVERSE รายการ  เพราะอาจREVERSE ผิดเดือน  และรายละเอียดก็ไม่มี เหมือนใช้เมนูซื้อเชื่อ ครับ


- นอกจากแก้รายงานบัญชีแยกประเภท ให้มีF8+F7 ( คำอธิบาย  )  ยังสามารถแก้ภายใต้เลขที่เอกสาร  ให้มีสมุดรายวัน รายละเอียดสินค้า รายละเอียดการจ่าย การรับเงิน  และALT+R  จะทำให้ตรวจสอบและหาข้อมูลได้ดีขึ้นซึ่งผมได้ทำมาแล้วได้ผลลัพธ์ ดีมาก