ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

เคย post ไว้นานแล้วครับเกี่ยวกับเรื่อง backup ลงแผ่น disk คราวนี้งงมากๆครับใครก็ได้ช่วยที
1.ถ้า backup ลงแผ่นโปรแกรมบอกว่าใช้แผ่น 2 แผ่น แต่ปรากฏว่าทำไปได้แค่แผ่นเดียว โปรแกรมบอกว่า backup เรียบร้อยแล้ว (ลองตรวจขนาดของไฟล์ที่ได้ใน windows explorer อยู่ที่ 78 KB) แต่แผ่นนี้เวลาลองเอาไปทดสอบดูว่าทำการสำรองมาครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งก็ปกติครับ
2.ถ้า backup ลง HDD ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ ขนาดของไฟล์ที่ได้จะอยู่ที่ 2.03 MB ซึ่งก็ลองทดสอบเหมือนกับข้อ 1 หลังจากทำการ backup แล้วก็ได้ผลลัพธ์เหมือนกัน

ไม่ทราบว่า ข้อ 1 กับ ข้อ 2 ตกลงแล้วข้อไหนถูกต้องครับ เพราะว่าตอนนี้มีปัญหากับการทำ backup อยู่อย่างเดียว เวลาส่งไฟล์ให้ auditor เค้าก็บอกว่าข้อมูลขาดหายไปบางส่วน มาไม่ครบ ลองใช้ทุกๆวิธีที่ express แนะนำ เช่น เปลี่ยนเครื่องที่ทำการ backup และอื่นๆ ก็ยังไม่เคลียร์ครับ

ถ้าทั้ง 2 วิธีที่คุณใช้ นำข้อมูลมาครบ มันก็ใช้ได้ทั้งสองวิธีครับ ส่วนขนาดของไฟล์ วัดกันไม่ค่อยได้ครับ ขึ้นอยู่กับขนาดของ disk ที่เรา backup และขึ้นอยู่กับ OS ที่เราใช้ด้วยครับ
ที่ทาง support เขาแนะนำให้เปลี่ยนเครื่องอื่น ก็คงสันนิฐานตามที่คุณบอก และคิดว่าอาจเป็นไปได้ที่มีปัญหาที่เครื่องนั้นๆ เลยให้ลองเปลี่ยนเป็นเครื่องอื่น แต่ถ้าผลที่คุณทำได้ ทั้ง Backup และลองนำมาลงดู และพิมพ์กระดาษทำการงวดล่าสุดออกมาเทียบ ถ้าตัวเลขเท่ากัน ก็แสดงว่าไม่ได้ผิดพลาดอะไรเลย ทาง auditor คงต้องตรวจเครื่องของเขาเองครับ

ขอเพิ่มเติมอีกหน่อยนะค่ะ การที่ทำ backup ลงเครื่องกับแผ่นมันจะต่างกัน ตรงที่
- การทำ backup ลงเครื่อง สังเกตว่าขั้นตอนการสำรอง จะทำรอบเดียว
- การทำ backup ลงแผ่น จะทำ 2 ครั้ง คือสำรองลง temp แล้ว zip ขึ้น แผ่น อีก รอบ ทำให้ ไบต์ ของข้อมูลไม่เท่ากัน นะค่ะ ถ้าอย่างไม่ได้ ให้โทรเข้าไปสอบถาม support ดีกว่าค่ะ

ขอตอบด้วยคนครับ

จากประสบการณ์ เรื่องการ Backup มี ดังนี้ครับ

1.โปรแกรมจะตรวจสอบข้อมูลของระบบทั้งหมดว่ามีขนาดเท่าไร่
2.ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ที่จะไปบันทึกเพื่อ backup นั้นเป็นอะไร เช่น hard drive ,removable drive หรือ floppy drive
3.ถ้าเป็น floppy drive โปรแกรมจะคำนวณ เปรียบเทียบ ขนาดของไฟล์ที่จะ backup กับขนาดของ Floppy disk ซึ่งโดยทั่วไป 1 แผ่น จะมีขนาดจุ 1.4 MB. แล้วโปรแกรมจะแจ้ง จำนวนแผ่น floppy disk ที่จะต้องใช้
4.ในกรณีที่เป็น floppy disk โปรแกรมจะทำการบีบอัดข้อมูลให้ ก่อนที่จะทำการ bakup จริง ดังนั้นผู้ใช้มัก งง ว่า แจ้งให้เตรียม 2 แผ่น ทำไมลงให้เพียง 1 แผ่น ก็เพราะว่าเมื่อโปรแกรมบีบอัดแล้ว ขนาดไฟล์จะเล็กลงไปด้วยครับ

โดยสรุป โปรแกรมทำถูกต้องทั้งข้อ 3 คือคำนวณขนาดไฟล์จริง และเมื่อใช้แผ่น floppy disk ตามขนาดไฟล์ที่ถูกบีบอัดมาก่อนแล้วใช้แผ่นน้อยลงไป ก็เป็นความจริง เช่นกันครับ

คราวนี้มีคำถามหนึ่งที่ถูกนำมาถามประกอบกับคำถามนี้ ฟังดูคร่าวๆ ไม่น่าจะมีอะไร คือ ที่ถามว่า "เวลาส่งไฟล์ให้ auditor เค้าก็บอกว่าข้อมูลขาดหายไปบางส่วน มาไม่ครบ " พอมาถามกับเรื่อง backup เลยอาจทำให้คิดว่าข้อมูลมาไม่ครบจากการ backup.......

จากประสบการณ์ของผมโดยส่วนตัว คิดว่าเรื่องข้อมูลมาไม่ครบ ไม่น่าจะเกิดจาก การ backup โดยเฉพาะหากคุณ ได้ใช้เมนูตรวจสอบข้อมูลที่คุณสำรองมาจากโปรแกรม และไม่พบข้อผิดพลาดแล้ว ก็เชื่อได้เลยครับว่าข้อมูลมาครบ

การที่ข้อมูลมาไม่ครบ หรือหายไป น่าจะมาจากหลายสาเหตุ ซึ่งต้องมีข้อมูลมากกว่านี้ครับ เช่นข้อมูลส่วนไหนที่หายไป คุณเคยบันทึกไว้ไหม บันทึกไว้ที่ไหน และ auditor ต้องการข้อมูลอะไร เคยมาบอกให้เราได้ทำการบันทึกไว้หรือไม่ ถ้าเป็นข้อมูลที่ไม่เคยตกลงกันมาก่อนไว้ใครจะเป็นผู้บันทึก และก็ไม่มีการบันทึก ก็แน่นอนครับ ข้อมูลก็ไม่ครบ คือไม่ครบตามที่ auditor ต้องการ ไม่ใช่โปรแกรมส่งไม่ครบ

เรื่องแบบนี้ลองไล่ให้ละเอียดอีกทีครับ ทั้ง 2ฝ่าย แล้วจะรู้สาเหตุที่ข้อมูลไม่ครบ

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
ขออาสามาช่วยนำประสบการณ์มาแบ่งปันด้วยคนนะครับ.....จะมีใครยินดี...หรือไม่ก็ไม่ทราบครับ อิอิ

ลองอย่างนี้ก็ได้ครับ
Backup ไฟล์ข้อมูลที่อยู่ในไดเร็คทอรี่ที่คุณใช้อยู่ทุกไฟล์ เช่น X:\xp5\data1\*.dbf เนี่ยะครับ อาจใช้ ZIP ไปก็ได้ โดยถ้าต้องการให้ประหยัดแผ่นที่จะใช้ ก็ไม่ต้องเอาไฟล์อินเด็กซ์ (*.CDX) ไปด้วย เมื่อฝ่าย Auditor รับข้อมูลไปแล้วค่อย จัดเรียงข้อมูลเพื่อสร้างอินเด็กซ์ใหม่

เสริมให้อีกหน่อยนะครับ ถ้าปัญหามันเยอะแก้ไม่ได้ก็ซื้อ Flash Drive หรือ Handy Drive ก๊อปปี้ทั้งโฟลเดอร์ของ data ให้ไปเขาเลย คราวนี้ก็รู้เองว่าข้อมูลขาดที่ใคร แต่คงไม่ขาดแล้วมั่งครับ