ต้องการเก็บข้อมูลว่า IV นี้ส่งของจริงเมื่อวันไหนจะต้องทำอย่างไร

[orachayac]

ที่บริษัทเป็นการออกเอกสารชุดคือทั้งใบกำกับ ใบส่งของ พิมพ์ออกมาพร้อมกันหมดเลยก่อนส่งของจริง
ผลก็คือ สมมติออกใบกำกับ ใบส่งของวันที่ 27 ก.ค. 55 แต่ไปส่งของจริง 28 ก.ค. หรือ 30 ก.ค. ก็ได้ แล้วแต่ทางฝ่ายจัดส่งจะจัดรถให้
ทีนี้ มันจะมีวิธีไหนที่สามารถบันทึกเข้าไปในระบบได้บ้างคะว่าเจ้าบิล IV นี้ที่ออกไปเมื่อ 27 ก.ค. จริงๆแล้วทางฝ่ายจัดส่ง ไปส่งสินค้าให้วันไหน

จะไปใช้วันที่ส่งของในใบสั่งขายก็ไม่ได้เพราะ 1 ใบสั่งขาย สามารถออก IV ได้หลายใบ แต่ละใบส่งของคนละวันกัน

รบกวนผู้รู้แนะนำวิธีเก็บข้อมูลวันที่จัดส่งของจริงด้วยค่ะ

[odaja]

1. หน้าจอขายเงินเชื่อจะมีช่องอ้างอิง ให้ใส่วันที่ส่งสินค้าจริง จากช่องนี้ได้ค่ะ
    ถ้าใช้ไปแล้ว
2. หมายเหตุท้ายบิล ปุ่ม Note ที่หน้าจอขายเงินเชื่อจะมีบรรทัดเตรียมไว้ให้ 10 บรรทัดค่ะ

ซึ่งเมื่อใส่วันที่ส่งของจากตำแหน่งที่แนะนำแล้ว ถ้าต้องการนำไปโชว์ที่แบบฟอร์มหรือรายงาน
ก็ติดต่อแผนกบริการให้แก้ไขแบบฟอร์ม หรือรายงานตามตำแหน่งที่เราคีย์ไว้ ไปโชว์ได้ค่ะ

[orachayac]

ขอโทษนะคะ พอมีช่องอื่นอีกไหม เพราะ
1. ช่องอ้างอิง เอาไปใช้ใส่เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าแล้วค่ะ (ลูกค้าเป็นหน่วยงานราชการและจะมีเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อของทางราชการออกมาให้ ซึ่งเราต้อง reference ตรงนี้ค่ะ)
2. ช่องหมายเหตุ แม้จะมี 10 บรรทัด แต่ก็ได้มีการใช้บรรทัดต้นๆไปเพื่อใส่หมายเหตุของบิลจริงๆค่ะ ถ้าเป็นไปได้ ไม่อยากให้เอาหมายเหตุมาใส่วันที่ส่งของอีกค่ะ กลัวคนคีย์สับสน และเกิดความผิดพลาด

ขอบคุณค่ะ

[odaja]

ไม่มีแล้วค่ะ  แนะนำว่าใส่เป็นหมายเหตุบรรทัดที่ 10 ซึ่งเป็นบรรทัดสุดท้ายเลยได้ไหมค่่ะ
เสียเวลา enter หน่อย แต่ให้มันแยกมาจากหมายเหตุตัวอื่น ๆที่ใช้ไปแล้วค่ะ

[suchai]

[color=red]ที่บริษัทเป็นการออกเอกสารชุดคือทั้งใบกำกับ ใบส่งของ พิมพ์ออกมาพร้อมกันหมดเลยก่อนส่งของจริง

ออกเอกสารเป็นชุด เป็นรูปแบบเอกสารเดิม ที่ใช้แบบพิมพ์จากโรงงาน สะดวกในเรื่องเอกสาร คือ พิมพ์ครั้งเดียว ใช้ได้ตลอดสาย ตั้งแต่ ใบกำกับสินค้า ใบส่งของ จนถึงใบเสร็จรับเงิน แต่มีปัญหาในการปฏิบัติงาน เนื่องจากเรื่องของวันที่ที่ไม่สอดคล้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งจะกระทบกับหลายเรื่อง เช่น ยอดคงเหลือของสินค้าที่ไม่ตรง สภาพลูกหนี้ที่เกิดขึ้นก่อน ทั้งๆ ที่สินค้ายังไม่ถึงมือลูกค้า การไม่ทราบสถานะภาพของสินค้าว่าส่งสินค้าแล้วหรือยัง ดังเช่นกรณีนี้ มันจะรู้สึกขัดแย้งในขบวนการทำงาน การปรับขบวนการทำงานให้สอดคล้องกับข้อเท็จจริง จะทำให้ระบบเอกสาร สินค้า และกิจกรรมต่างๆ เคลื่อนไหวอย่างมีเหตุมีผล ตรวจสอบได้ง่าย

ถ้าแก้ไขที่ต้นเหตุได้ก็จะดี (เอกสารออกเป็นชุดเหมือนกองไฟ ขบวนการต่างๆ ที่ติดขัดและมีปัญหา เหมือนมี แก๊ส  น้ำมัน  วัตถุระเบิด วางอยู่รอบกองไฟ การแก้ไขปลายเหตุ คือหาวิธีที่จะห่อหุ้ม แก๊ส น้ำมัน และวัตถุระเบิด ที่วางอยู่รอบกองไฟ ไม่ให้ระเบิดเสียหาย ซึ่งยากกว่าที่จะเอาน้ำไปดับกองไฟ)

ทีนี้เรามาดูการแก้ไขปัญหาที่ปลายเหตุกัน ไม่ใช่ว่า ถ้าไม่ดับไฟ แล้ว จะห่อหุ้ม สิ่งต่างๆ ไม่ให้เกิดปัญหาไม่ได้

1. ช่องอ้างอิง เอาไปใช้ใส่เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าแล้วค่ะ (ลูกค้าเป็นหน่วยงานราชการและจะมีเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อของทางราชการออกมาให้ ซึ่งเราต้อง reference ตรงนี้ค่ะ)

ช่องอ้างอิง ในเอกสารขายเงินเชื่อ มีชื่อว่า YOUREF มีขนาดเท่ากับ 30 ตัวอักษร ถ้าเรากัน ตัวอักษร 6 ตัวแรกจากซ้ายมาใส่วันที เหลืออีก 24 ตัวอักษรก็สามารถอ้างใบสั่งซื้อ ขนาด 8 ตัวอักษรได้อีก 3 เลขใบสั่งซื้อ
สมมติ เลขใบสั่งของลูกค้าคือ 550727001 เวลาเราส่งของวันที่ 29/07/55 ในช่องอ้างอิงเราใส่  290755 550727001 <--- เราจะเห็นทั้งวันที่ส่งของและเลขใบสั่งซื้อไปพร้อมๆ กัน ส่วนเรื่องแบบฟอร์ม สามารถตัดการแสดงผลเลขใบสั่งซื้อ โดยใช้คำสั่ง  SUBSTR(ARTRN->YOUREF,8,23) และวันที่ส่งของก็เอาไปเขียนรายงานกรุ๊ปโดยใช้คำสั่ง SUBSTR(ARTRN->YOUREF,1,6) คือเราต้องใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ทุกอณูให้เกิดประสิทธิภาพ
(เทคนิคแบบนี้ เหมาะสำหรับผู้ชำนาญการใช้งาน ส่วนบุคคลโดยทั่วไป ควรใช้เทคนิคพื้นฐานที่ทางเจ้าหน้าที่ support แนะนำ เพราะสามารถพูดคุยและแก้ไขได้ง่าย)

หมายเหตุท้ายบิล ปุ่ม Note ที่หน้าจอขายเงินเชื่อจะมีบรรทัดเตรียมไว้ให้ 10 บรรทัดค่ะ
ช่องหมายเหตุ แม้จะมี 10 บรรทัด แต่ก็ได้มีการใช้บรรทัดต้นๆไปเพื่อใส่หมายเหตุของบิลจริงๆค่ะ ถ้าเป็นไปได้ ไม่อยากให้เอาหมายเหตุมาใส่วันที่ส่งของอีกค่ะ กลัวคนคีย์สับสน และเกิดความผิดพลาด

เมื่อก่อนผมก็ชอบเข้าไปใช้พื้นที่หมายเหตุ มันโล่ง กว้างและเยอะ พิมพ์เป็นจดหมายรักได้ 2 ฉบับเลย แต่มีข้อไม่ชอบใจคือ มันซ่อนอยู่ เราแทบไม่รู้เลยว่าในแต่ละเอกสารเราซ่อนหมายเหตุอะไรไว้ ค่อนข้างเสียเวลามาก สู้แสดงสาระสำคัญอยู่ในหน้าแรกเลยไม่ได้ ผมจึงมีเกณฑ์ว่า ถ้าสำคัญจริงๆ ต้องเห็นกันไวไว ไม่ต้องมา Alt+R ดู ก็หาจุดสังเกตุในหน้าแรกที่เราทำเอกสารเลย เพียงแต่ต้องเพิ่มความพิศดารในการอาศัยอยู่ในหน้าแรกร่วมกัน ซึ่งมีตัวอย่างแบบเทคนิคแรก คนทั่วไปจะจินตนาได้ยาก เพราะคิดว่าใน 1 ช่องต้องใช้กับ 1 เหตุการณ์เท่านั้น จริงๆ แล้วใน 1 ช่อง สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ทุกมิลิเมตรเชียว ได้เทคนิคนี้มาจากโปรแกรม express ที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง ที่บริหารพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพสุดขีด จึงทำให้เร็วสุดๆ และยืดหยุ่นสุดขีด

ในเรื่องของวันส่งของจริง ผมยังนึกแยกไปอีก 2 เหตุการณ์คือ

เหตุการณ์ที่ 1 ส่งจริงทั้งใบ ซึ่งหน้าจะเป็นกรณีที่กำลังคุยกันอยู่

โดยส่วนตัวผมชอบช่องอ้างอิง ใช้เทคนิคการตัดคำ เพราะวันที่ยังไงก็ 6 ตัวคงที่ ทำเลขายของก็มองเห็นได้ง่าย แก้ไขสะดวก แล้วยังมีจุดไหนอีก ในส่วนของ พนักงานขาย เขตการขาย ขนส่งโดย ถ้าอันไหนไม่ใช้ก็ยังใช้ประโยชน์ได้ แต่ผมว่าอย่างไปยุ่งพวกนี้เลย เพราะต้องใช้เพื่องานขาย เดี๋ยวถึงเวลา มันจำเป็นจริงๆ แล้วมีอะไรอีก พบว่า วันครบกำหนด ตรงนี้เป็นวันที่ จริงๆ ดูว่าเราจะได้รับเงินตรงนี้จริงเหรอ ส่วนใหญ่ไม่ค่อยจริง ถ้าเอาวันตรงนี้มาประยุกต์ เวลาดูรายงานด้านหลังจะมีปัญหา เพราะจะมีการแสดง วันครบกำหนด หลายรายงานมาตรฐานจะ งง ได้

มองลงไปด้านล่างจอข้างซ้าย เริ่มเปลี่ยนพื้นที่ สถานที่ส่งของ ถ้าไม่มีการใช้สถานที่ส่งของ อย่าใช้ เพราะต้องกำหนดรหัสยุ่งยาก แต่ถ้ามีการใช้ทุกเอกสารเงินเชื่อ เราสามารถใช้สถานที่ส่งของอันที่ 3 มาแสดงวันที่ได้ มองแล้วก็ยังไม่ได้อีก

มองขึ้นไปที่ปุ่ม หมวกดำมีอักษร OK สีน้ำเงิน ปุ่มนี้ใช้สำหรับ รับรองเอกสาร ซึ่งจะทำให้เกิดผลหลายอย่างด้านความปลอดภัย เช่น ห้ามพิมพ์เอกสาร ห้ามแก้ไขเอกสาร เมื่อเรากดปุ่มนี้จะเปลี่ยนสถานะภาพเป็น รูปยางลบสีเหลือง OK ด้วยการกดคุณสมบัตินี้ ผู้ใช้งานจะถูกบันทึกว่าใครทำและจะมีวันที่รับรองด้วย ถ้าเราไม่มีหัวหน้าลูกน้อง ไม่มีการป้องกันเอกสารใดๆ เจ้าตัวนี้หน้าสนใจ เพราะจะปกป้องเอกสารด้วย และเมื่อกด Tab จะมีหน้าจอขึ้นมาบอกว่า ใครเป็นคนกดรับรองและวันที่เท่าไหร่ ซึ่งก็ควรจะเป็นวันที่ส่งของ หากกดผิดวันก็ออกทะเลใจไปเลยครับ

สรุปว่าผมก็ยังชอบช่องอ้างอิงอยู่เหมือนเดิม

เหตุการณ์ที่ 2 ส่งจริงแบบระบุวันส่งสินค้าแยกรายการสินค้า เหมือนกับใบสั่งขาย
เราใช้เทคนิคในชองอ้างอิง ลงมาเล่นกลางลำตัว ตรงชื่อสินค้าซึ่งแก้ไขได้ ตรงนี้ความยาวถึง 50 ตัวอักษร เราก็กันพื้นที่ไว้ 6 ตัวอักษรเหมือนเดิม คำสั่งในการใช้ประโยชน์คือ SUBSTR(STCRD->STKDES,1,6) แต่กรณีเหตุการณ์ที่ 2 ไม่สามารถเกิดขึ้นจริงๆได้ เพราะจะวุ่นวายกันไปใหญ่

เราสามารถดัดแปลงได้ในหลายลักษณะ แต่ละวิธีจะมีความยากง่ายต่างกัน กรณีนี้ผมเลือกช่องอ้างอิง เพราะมันง่ายที่ผมจะเขียนคำสั่งตัดคำลงไป จะได้ไม่ต้องอ้อมไปใช้วิธีอื่น แต่ในอีกหลายๆ เหตุการณ์ ก็อาจจะต้องเลือกวิธีอื่นๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด 1 วิธี ที่ตอบโจทย์สั้นๆ ก็คือ ตรวจสอบง่าย แก้ไขง่าย และที่สำคัญที่สุดคือ สามารถนำข้อมูลที่ดัดแปลงเหล่านี้ไปออกรายงานที่แก้ไขเอง ให้มองได้ในแง่มุมต่างๆ

สิ่งที่เห็นในหน้าจอการใช้งาน ซึ่งสามารถประยุกต์กลับไปกลับมาได้หลากหลายลักษณะ จนหลายๆท่านเริ่มติดอกติดใจ หากลงลึกเข้าไปในแกนในของโปรแกรมที่คนทั่วไปมองไม่เห็น ยังสามารถหยิบประโยชน์ที่ซ่อนอยู่ออกมาใช้ได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุดครับ

                                     
[/color]