ชุมชนคนใช้งานโปรแกรมบัญชี Express

[size=100]เรียนสอบถาม กรณีกระทบยอดรายงานกับBook Bank

เนื่องจากที่บริษัทฯนำโปแกรมมาใช้ประมาณกลางปี 54 และ ผู้ใช้งานใช้งานไม่คล่อง ปี 54 ไม่ได้มีการปิดงบ ส่วนปี 55 มีพนักงานมาคีย์ข้อมูลลงโปรแกรม 2 คน
ขณะนี้ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ ยอดในBook Bank ปลายปี 55 พอมากระทบยอดกับในรายงานมียอดที่ไม่ตรงกัน
จะทำอย่างไรถึงจะทำให้ยอดที่ยกมาของปีที่แล้วตรงกันกับในBook Bank ได้ค่ะ เพราะปี 56 นี้ ลงรายละเอียดทุกอย่างในโปรแกรมหมดแล้วเพื่อหวังว่าจะทำการตรวจสอบได้ง่ายขึ้นค่ะ

ขอบคุณค่ะ[/size]

ใช้รายงานตัวไหนมาเปรียบเทียบกันหรือครับ

หากเป็นรายงานแสดงการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก ซึ่งพิมพ์จากเมนูการเงิน ข้อ 3.7 ตรงนั้นจะสามารถป้อนยอดยกมาในตอนที่สั่งพิมพ์รายงานได้เลยครับ

ซึ่งหากนำมาเปรียบเทียบกับยอดบัญชีเงินฝากในรายงานแยกประเภท ยอดยกมาจะมาจากเมนูบัญชี ข้อ 3 บันทึกยอดยกมา ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนยอดทั้งสองด้านนี้ให้เท่ากันได้ครับ

กำลังมีปัญหาประเด็นนี้เหมือนกัน เพราะใช้งานบันทึก ทั้งจากหน้าเมนู และบันทึกโดยตรงจากสมุดรายวัน ทำให้สับสนว่าเป็นสาเหตุที่ทำให้ ยอดเงินจากข้อ 3.7 กับแยกประเภทไม่เท่ากันรึเปล่า. และยิ่งตรวจสอบยาก เมื่อไปกำหนด การผ่านเช็คจ่ายทันที ทำให้ เงินคงเหลือแต่ละวันไม่เท่ากับสเตทเม้นท์ของธนาคาร และเมื่อตรวจเสร็จตรงแล้วก็ มีมือดีที่ไหน ไปยุ่งกะอะไรไม่รู้ วันรุ่งขึ้น เรียกยอดมาดู ก็ไม่เท่าเดิมอีกแล้ว ถ้าไม่ให้ยิดเปลี่ยนนี่ เราต้อง ล็อกงวดใช่ไหมคะ ตอนนี้ เสียเวลากับการกระทบสเตทเม้นท์มากๆ

ขอถามว่าถ้าใช้งาน ทั้งเมนู กับ สมุดรายวัน จะมีผลต่างกันยังไงคะ เมื่อใส่เช็ครับ เช็คจ่าย. ตอนนี้เข้าใจว่า

1 ถ้าระบุเช็คจ่ายทันที ถ้าใช้งานหน้าเมนู เช็คจ่ายจะวิ่งไปที่ 3.7 และแยกประเภทเงินฝากธนาคาร พร้อมกัน เดบิท คชจ. เครดิต เช็คจ่าย
2.  ".      ".      ".    " ที่สมุดรายวัน เดบิท คชจ  เครดิต  ธนาคาร เช็คจ่ายจะไม่วิ่งไปที่ หน้าเมนู 3.7 แต่วิ่งไปแยดประเภทอย่างเดียว ถูกไหมคะ แก้ยังไง
2  ".    "รับ.      ต้องผ่านเช็ครับเองที่ หน้าเมนู ผ่านเช็ครับ ทั้ง2 วิธี

การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเช็คเองในสมุดรายวัน สามารถทำได้นะครับ เพียงแต่อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ ในกรณีที่เมื่อมีการอ้างถึงเช็ครับหรือเช็คจ่ายแล้ว ลืมป้อนรายละเอียดของเช็คเข้าไปด้วย

ซึ่งจะมีผลทำให้มียอดเฉพาะในด้านบัญชีแยกประเภท แต่ในสเตทเม้นท์ไม่แสดงยอดดังกล่าวนี้ด้วยครับ ส่วนการผ่านเช็คจ่ายทันที จะมีผลกับทั้งเช็คที่ป้อนไว้ในระบบการเงิน และเช็คที่ป้อนไว้ในสมุดรายวันเช่นเดียวกันครับ (แต่ในสมุดรายวัน ก็ต้องป้อนรายละเอียดของเช็ค ดังที่ได้กล่าวถึงไปแล้วด้วยนะครับ)

โดยระบบจะตัดเช็คจ่ายออก และตัดยอดเงินฝากธนาคารให้ทันที ไม่ต้องรอให้เราไปผ่านเช็คจ่ายด้วยตนเองครับ

การบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับธนาคาร   เนื่องจากบางครั้งที่บันทึกบัญชีธนาคารที่ต้องประยุกต์ เช่น รับชำระหนี้  หรือจ่ายชำระหนี้  หรือปรับปรุงรายการใน  ซึ่งไม่ตรงกับ เมนูที่ทำให้เกิดรายงานธนาคารที่โปรแกรมกำหนด   เช่น

1 บันทึกสมุดรายวัน( เช่นบันทึกDr ดอกเบี้ยจ่าย  CR ธนาคาร)   

2   ไม่ได้บันทึกทะเบียนเช็ครับ หรือเช็คจ่าย  หรือใช้วิธีรับ หรือจ่ายชำระหนี้ที่สร้างรหัสเช็ค 

3    ไม่ได้ไปเมนูจ่ายดอกเบี้ย  แต่บันทึกที่เมนูจ่ายชำระหนี้    เช่น การจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ยืมธนาคาร  ที่ บันทึกจ่ายชำระหนี้
      ซึ่งถ้าตามโปรแกรม ต้องบันทึก  ดอกเบี้ยจ่าย  ให้เกิดเลชที่เอกสาร  แล้วผ่านเลขที่เอกสารที่เมนูเช็คผ่าน  จึงจะปรากฎในรายงานธนาคารซึ่งยุ่งยาก

       DR เจ้าหนี้เงินกู้
       DR ดอกเบี้ยจ่าย 
                  CR บัญชีธนาคาร

4. Dr ลูกหนี้เช็คคืน
   Cr   ธนาคาร

    ดังนั้นเป็นการยากที่บัญชีแยกประเภทธนาคาร  จะตรงกับรายงานธนาคาร เพราัะทำตามโปรแกรม จะเพิ่มขั้นตอนการทำงานและผิดพลาดได้ง่าย

   วิธีแก้ปัญหา  คือต้องยึดบัญชีแยกประเภทนาคารเป็นหลัก   ที่ต้องตรวจสอบกับBANK STATEMENT   เท่านั้นครับ

การใช้สมุดรายวันบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินฝากธนาคาร

ในการใช้รายงานจาก statemant ของโปรแกรม(จากหัวข้อการเงิน)เทียบกับของธนาคาร และบัญชีแยกประเภท มีหลักปฏิบัติง่ายๆดังนี้ครับ

1. การใช้สมุดรายวันบันทึกจ่ายเจ้าหนี้ หรือรับชำระหนี้จากลูกหนี้ ห้ามมิให้บันทึกบัญชีเงินฝากธนาคารโดยตรง  ซึ่งหมายความว่า .-
      ถ้าเป็นการรับชำระหนี้ ก็ให้บันทึกบัญชีเป็นเช็ครับล่วงหน้า กรณีรับเป็นเช็ค หรือเงินโอนจากลูกค้า
      ถ้าเป็นการจ่ายชำระหนี้ ก็ให้บันทึกบัญชีเป็นเช็คจ่ายล่วงหน้า กรณีจ่ายเป็นเช็ค หรือโอนเงินให้เจ้าหนี้

2. การปรับปรุง ดอกเบี้ยจ่าย หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆจากธนาคาร ให้สมมุติเลขที่เช็คจ่ายฯโดยเลขที่เช็คอาจนำเลขที่ของสมุดรายวันนั้นมาอ้างอิงผสม เช่น PV5123001 ก็จะเป็นเลขที่เช็ค QPPV5123001 และทำการลงบัญชีเป็นเช็คจ่ายฯ จากนั้นค่อยไปผ่านเช็คจ่ายเพื่อตัดเงินออกจากบัญชีเงินฝากธนาคารฯนั้นๆ ซึ่งโปรแกรมจะลงบัญชีเงินฝากธนาคาร เป็นรายการทางด้าน Cr.

3. การปรับปรุง ดอกเบี้ยรับ หรือรายได้อื่นๆจากธนาคาร ให้สมมุติเลขที่เช็ครับฯโดยเลขที่เช็คอาจนำเลขที่ของสมุดรายวันนั้นมาอ้างอิงผสม เช่น RV5123001 ก็จะเป็นเลขที่เช็ค QRRV5123001 และทำการลงบัญชีเป็นเช็ครับฯ จากนั้นค่อยไปผ่านเช็ครับเพื่อปรับยอดรับเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารฯ ที่นำฝาก ซึ่งโปรแกรมจะลงบัญชีเงินฝากธนาคาร เป็นรายการทางด้าน Dr.

4. การบันทึกจ่ายชำระหนี้ด้วยวิธีโอนเงินตัดบัญชีธนาคาร ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ 2

5. การบันทึกรับชำระหนี้ด้วยวิธีเงินโอนที่ลูกค้าโอนเข้าบัญชี ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ 3


การทำบัญชีด้วยโปรแกรม Express ที่ดีที่สุด ควรบันทึกข้อมูลรายการค้าต่างๆ จากหัวข้อในระบบ ซื้อ ขาย การเงิน สินค้า  เนื่องจากการบันทึกรายการค้าจากหัวข้อเหล่านี้ โปรแกรมจะทำการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้ครบทุกขั้นตอน ไม่ตกหล่น(ยกเว้นท่านกดยกเลิกในขณะให้ป้อนข้อมูลเพิ่ม)



ปรึกษาการทำบัญชีด้วยโปรแกรม Express ในรูปแบบมือโปรฯ  โทรมาปรึกษาฟรีครับ.... เบอร์อยู่ด้านล่าง