คัดลอกงบการเงิน

[NB]

ต้องการคัดลอกงบการเงินที่สร้างไว้แล้วในบริษัทหนึ่ง
ไปใช้ในอีกบริษัทหนึ่ง ต้องคัดลอกไฟล์ไหนบ้างนะค่ะ

[suchai]

งบการเงิน  ไฟล์ชื่องบการเงิน คือ GLREP.DBF  ไฟล์รายละเอียดงบ คือ GLREPIT.DBF

ถ้าบริษัทปลายทางไม่มีการสร้างงบการเงินใดๆ ไว้ ให้ COPY   2  ไฟล์นี้จากต้นทางไปทับปลายทางได้เลย

แต่ถ้าบริษัทปลายทางมีการสร้างงบการเงินไว้ด้วย ทำได้ 2 วิธีคือ

• พิมพ์คำสั่งงบการเงินต้นทางออกมาทางกระดาษก่อน แล้วก็ไปสร้างงบปลายทางใหม่
• ต้องใช้โปรแกรมฐานข้อมูลเป็น Foxpro ตัดต่องบ โดยการลบงบต้นทางที่จะไม่เอาไปออก แล้วเหลือส่วนที่จะเพิ่มเข้าไปใช้คำสั่ง append from เชื่อมฐานข้อมูล

[odaja]

1. copy file  3 files ค่ะ
      1.glrep.dbf
      2.glrepit.dbf
      3.glreptmp.dbf
2. เข้าโปรแกรมจัดเรียงข้อมูลระบบบัญชี
*** การ copy งบการเงินข้างต้น ***
        1. ผังบัญชีต้องเหมือนกัน
        2. บริษัทที่ถูกนำงบการเงินไปทับ งบการเงินเดิมจะถูกทับทั้งหมด ค่ะ 

[NB]

สรุปต้องคัดลอก 2 ไฟล์ หรือว่า 3 ไฟล์ค่ะ

[suchai]

ขอบคุณ คุณ odaja ที่ให้ข้อสังเกตุที่ละเอียดขึ้น

ข้อ 1 การคัดลอก ไฟล์นามสกุล DBF ใดๆ ไปทับอีกที่นึง ต้องทำการ จัดเรียงแฟ้มข้อมูลใหม่ (แนะนำทำทุกระบบ) เพราะโปรแกรมจะต้องสร้างดัชนีใหม่ขึ้นมารองรับฐานข้อมูล ซึ่งเป็นไฟล์ CDX ดังนั้น ใครที่คัดลอก DBF ไปเฉยๆ แล้วไม่ได้จัดเรียง ข้อมูลที่แสดงจะเพื้ยนไม่ถูกต้อง

ข้อ 2 ความสัมพันธ์ระหว่าง ผังบัญชี กับงบการเงิน งบการเงินจะอ้างอิงเลขที่บัญชีในผังบัญชี ดังนั้นการคัดลอกงบการเงิน ต้องระวังอย่างมากในเรื่องของผังบัญชีที่จะต้องเหมือนกัน 100% ไม่เช่นนั้น การแสดงตัวเลขงบการเงินจะไม่ถูกต้อง

ข้อ 3 การคัดลอกแฟ้มงบการเงินไปทับอีกบริษัทหนึ่ง จะเป็นการทับโดยทั้งหมด ดังนั้น ของเดิมที่มีอยู่จะหายหมด แนะนำให้ทำการสำรองแฟ้มข้อมูลก่อนจะทำการใดๆ เพื่อความปลอดภัย

ส่วนเรื่องไฟล์ โปรแกรมใช้จริงๆ แค่ GLREP.DBF กับ GLREPIT.DBF  ส่วน GLREPTMP.DBF เป็นไฟล์ชั่วคราวที่ใช้สำหรับคำนวณตัวเลขในการออกงบ เพื่อแสดงผลหรือพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ เสร็จแล้วข้อมูลใน GLREPTMP.DBF ก็จะถูกล้างทิ้งทุกครั้ง  ซึ่งไฟล์นี้มีอยู่แล้วทุกที่เก็บข้อมูลของทุกๆบริษัทฯ