อยากเปลี่ยน Periodic เป็น Perpetual

[Angel]

เดิมที่บริษัทใช้ Periodic ค่ะ แล้วถ้าอยากเปลี่ยนให้เป็น Perpetual จะต้องทำอย่างไร และมีผลกระทบกับอะไรบ้างคะ

รบกวนผู้รู้ช่วยแนะนำด้วยค่ะ

Angel

[L&L Accounting SiS]

1. ผลกระทบต่อการลงบัญชีค่ะ เปลี่ยนเป็น Pertetual บัญชีแยกประเภทสินค้า ก็จะเคลื่อนไหวตลอด
    แม้กระทั่งการเบิกสินค้า ก็บันทึกบัญชี
2. ในหัวข้อสร้างงบการเงิน  ในช่องข้อมูล ต้องเปลี่ยน โดยรายการที่เป็นงบต้นทุนผลิต ต้นทุนขาย ไม่ต้องมีสินค้าต้นงวด และสินค้าปลายงวด  สำหรับงบดุล ก็ใช้บัญชีสินค้า โดยเป็น A/C ค่ะ

ปล. การเปลี่ยนแปลงนี้ต้องแจ้งกรมสรรพากรหรือไม่ ไม่ทราบนะคะ

[Angel]

ขอบคุณ คุณ L&L มากค่ะ
แล้วใน Express เราต้องเริ่มทำอย่างไรกับระบบบ้างคะ

[odaja]

ขั้นตอนใน express นะค่ะ
1. แก้ที่ค่าเริ่มระบบให้เป็น perpetual
2. สั่งให้ระบบลงบัญชีใหม่ ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ.5 ข้อ.4 สั่งให้ระบบอื่น ๆ ลงบัญชีใหม่
ปกติโปรแกรมจะ / ให้ทุกระบบอยู่แล้ว ให้แก้ไขวันที่ให้ครอบคลุมกับเอกสารที่เดินรายการมาแล้วนะค่ะ
โปรแกรมจะเปลี่ยนการบันทึกบัญชี จาก periodic ให้เป็นแบบ perpetual ทั้งหมดค่ะ
3. เปลี่ยนวิธีดูงบการเงินจากแบบ periodic มาดูเป็น perpetual แทนค่ะ โปรแกรมมีโครงสร้างงบการเงินแบบ
perpetual ไว้ให้แล้วนะค่ะ อาจจะต้องเพิ่มบางบัญชีที่มีการเพิ่มผังบัญชีเข้าไปเองนอกเหนือจากที่โปรแกรมมีไปให้ค่ะ

เบื้องต้นลองทำตามที่แนะนำก่อนนะค่ะ ถ้ามีปัญหาก็ post มาสอบถามเพิ่มเติมนะค่ะ 

[Angel]

ขอบคุณมากนะคะ แต่กะว่าจะปิดบัญชีให้เสร็จก่อนค่อยลงมือเปลี่ยนจริงค่ะ แล้วจะรบกวนอีกนะคะ

แต่มีคำถามอีกค่ะ เกี่ยวกับเรื่องการปิดบัญชี เราจำเป็นจะต้องปิดประมวลผลสิ้นปีเสมอเหรอคะ ตอนนี้ไม่ได้ปิดแต่ใช้วิธีขยายงวดสุดท้ายให้ใช้งานเดือนถัดไปได้ แต่บางครั้งยอดสินค้าคงเหลือก้อมีเพี้ยนบาง-เป็นผลจากการไม่ได้ปิดประมวลผลเหรอคะ
คือที่ไม่ปิดเพราะยังอยากดูรายการของปีก่อนอยู่น่ะค่ะ พอจะมีคำแนะนำว่าต้องทำยังไงมั้ยคะ

ขอบคุณมากๆค่ะ

[ASAN]

* ถ้าต้องการปรับเปลี่ยนระบบ ต้องประมวลผลก่อนนะครับ ไม่งั้น ข้อมูลเก่าๆ ปีเก่าๆ จะมีการเปลี่ยนแปลงไปหมด

- รอบบัญชี ควรทำเพียง 2 รอบก็พอครับ(ตามโปรแกรมกำหนด) นอกจากมีการทำข้อมูลย้อนหลังหลายๆปี เราจะใช้วิธีขยายงวดออกไปใช้ชั่วคราว

- การขยายงวดให้ทำในงวดที่ 24 เท่านั้นนะครับ  ไม่ควรใช้วิธีเปลี่ยนรอบบัญชีทั้งหมด เนื่องจากจะทำให้ยอดยกมาผิด เช่นสินค้าคงเหลือ ส่วนยอดทางบัญชีก็ผิด แต่ที่ดูไม่ผิด เพราะผู้ใช้ ใช้วิธีปรับปรุงยอดยกมาเอง ซึ่งเป็นการทำบัญชีที่ไม่ถูกต้องตามวิธีใช้งานของโปรแกรม

- การดูข้อมูลเก่า แนะนำให้เปิด Folder บริษัทใหม่ สำหรับทำข้อมูลของปีใหม่ (ทำก่อนการประมวลผล) ส่วนข้อมูลเก่า จะอยู่ใน Folder เก่า และควรปิดงวดบัญชีไว้ด้วย เพื่อป้องกันการเข้าไปแก้ไขย้อนหลัง

* การแยกมูลปีเก่าปีใหม่ เช่น  ข้อมูเก่า ABC_53  ตัวใหม่จะเป็น ABC_54  เป็นต้น
 
  เมื่อเปิดข้อมูลใหม่ ABC_54 มันจะมีข้อมูลปี 53 และ 54 ปัจจุบันปนเข้าไปด้วย แต่เมื่อเราสั่งประมวลผลของปี 53 ข้อมูลปี 53 ที่มีการเคลียร์แล้ว จะกลายเป็นยอดสะสม หรือยกมาในปี 54 และคงเหลือข้อมูลปัจจุบัน 54 เท่านั้น  เมื่อต้องการดูข้อมูลเก่า ก็ใช้วิธีเปลี่ยนบริษัทไปดูที่ ABC_53 แทน


  งง มั๊ยครับ....

[Angel]

ขอบคุณค่ะคุณ A-SAN
หมายความว่าถ้าจะดูของเก่า ให้ไปดูที่ชุดปีเก่าที่ back up (แยก)ไว้แล้วใช่มั้ยค่ะ

ส่วนถ้าเราอยากดูของเก่าๆจริงๆแล้วนั้น เราควรจะใช้อีก version นึง ที่ไม่ต้อง post ตอนออกรายงาน ใช่มั้ยคะ
(เอ...ถ้าเป็นงั้นจริงๆ express จาคิดค่าเปลี่ยน software แพงมั้ยเนี่ย  )

ขอบคุณค่ะ
Angel