การให้เลขที่เอกสารของสมุดรายวันทั่วไป

[chatchaiyong]

การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ปกติโปรแกรมจะให้เลขที่ของเอกสารโดยอัตโนมัติ และเรียงกันไปตามวันที่และลำดับของเอกสาร (มีปัญหาคือ โปรแกรมให้เลขที่เอกสารโดยอัตโนมัติ แต่เป็นเลขที่เอกสารที่มีแล้ว) มันเกิดจากอะไรครับ?

[savek]

หมายถึงว่าโปรแกรมรันลำดับเลขที่เอกสารที่เพิ่งบันทึกเข้าไปใหม่ ไปซ้ำกับเลขที่ที่มีอยู่แล้วหรือครับ ถ้าเป็นการป้อนโดยตรงในสมุดรายวันเลย ไม่น่าจะเกิดขึ้นได้นะครับ

[chatchaiyong]

ใช่ครับ...โปรแกรมรันลำดับเลขที่เอกสาร ไปซ้ำเลขที่เดิมที่มีอยู่แล้ว

[chatchaiyong]

ตอนแรกผมไปยกเลิกและลบเอกสาร JV และคีย์เลขที่เอกสารเดิมเข้าไปในระบบ....พอจะไปบันทึกรายการใหม่ ระบบมันก็ให้เลขที่เอกสารเดิมนั้นอีก...ครับ

[savek]

อืม แบบนั้นได้ลองสั่งจัดเรียงข้อมูลที่เมนูอื่นๆ ข้อ 1.6 สักรอบหรือยังครับ แล้วลองกลับมาใช้งานดูอีกทีนะครับ

[chatchaiyong]

จัดเรียงข้อมูลแล้ว....เหมือนเดิมครับ

[savek]

แต่ถ้าเรารันเลขที่เข้าไปเองก่อน โดยเป็นเลขที่ใหม่ไม่ซ้ำกับของเดิม จากนั้นบันทึกข้อมูล และลองเปิดเอกสารใบใหม่ โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใหม่ให้ไหมครับ

ถ้ายังไม่ได้ยังไง รบกวนโทร.เข้ามาที่ฝ่ายบริการลูกค้าได้เลยนะครับ ทาง จนท.อาจจะขอให้ส่งไฟล์สำรองข้อมูลมาตรวจสอบดูอีกทีครับ

[CK]

ผมเคยเจอปัญหาแบบนี้  เลยขอแชร์วิธีแก้ไขดังนี้ครับ
1. ให้ดูว่า เลขเอกสารที่โปรแกรมรันให้แล้วซ้ำนั้นเป็นเลขอะไร  ผมสมมุติว่าเป็นเลข  PV58040030    ก็แล้วกันนะครับ   ให้สังเกตุว่า เลขเอกสารลงท้ายด้วย   0030  หมายถึง เป็นเอกสารใบที่ 30 ของเดือน 4 ปี 58
2. เมื่ออยู่ในหน้าจอสมุดรายวันเล่มนั้นแล้ว ให้กด <Alt+S>  แล้วป้อนเลขค้นหาเป็น  PV58049999    (คือให้ป้อนตรงเลขลำดับในเดือนให้เป็นเลข 9 ให้หมด)  แล้วกด <Enter> โปรแกรมจะแจ้งว่า  "ค้นหาเอกสารนี้ไม่พบ  จะให้แสดงใบถัดไปหรือไม่"   ให้คุณตอบ <ตกลง>  จากนั้น กดปุ่ม <PageUp> หนึ่งครั้ง เพื่อที่จะเลื่อนไปเอกสารก่อนหน้านี้อีกหนึ่งใบ  คราวนี้เราก็จะพบเอกสารตัวปัญหา  เช่น เจอเอกสารเลขที่ PV5804029  หรือ PV580429   ซึ่งเลขเอกสารแบบนี้จะทำให้โปรแกรมทำงานผิด
3. เพื่อให้บางท่านเข้าใจปัญหานี้ดีิยิ่งขึ้น ผมขออธิบายการเรียงลำดับเลขเอกสาร ตามตัวอย่างดังนี้
          PV58040001
          ...รันไปเรื่อย ๆ ถึง
          PV58040028
          PV58040029
          PV58040030
          PV58040031
          PV5804029     <--  ต่อมา มีผู้ใช้คีย์เอกสารเลขนี้เข้าไป  มันจะไปเรียงอยู่ท้ายของเดือน 04 ปี 58   เวลาที่โปรแกรมรันเลขให้ ก็จะนำเลขด้านท้าย (ซึ่งก็คือ 029) มาบวกอีก 1 เป็น 030    และเติม 0 อีกตัวเพื่อให้ครบหลัก  จึงไปซ้ำเลขเอกสารเดิมที่มีอยู่ครับ

วิธีแก้ไข  ก็ให้คัดลอกใบสำคัญใบนี้เป็นเลขที่ใหม่ซะก่อน  จากนั้นยกเลิกและลบเอกสารใบนี้ทิ้งไปก็จบ
ลองดูนะครับ...หรือใครจะลองซ้อมทำผิดแบบนี้เข้าไปก็ได้  จะได้จำไม่ลืมเลยล่ะครับ

[CK]

[quote=&quot;CK&quot;]
ผมเคยเจอปัญหาแบบนี้  เลยขอแชร์วิธีแก้ไขดังนี้ครับ
1. ให้ดูว่า เลขเอกสารที่โปรแกรมรันให้แล้วซ้ำนั้นเป็นเลขอะไร  ผมสมมุติว่าเป็นเลข  PV58040030    ก็แล้วกันนะครับ   ให้สังเกตุว่า เลขเอกสารลงท้ายด้วย   0030  หมายถึง เป็นเอกสารใบที่ 30 ของเดือน 4 ปี 58
2. เมื่ออยู่ในหน้าจอสมุดรายวันเล่มนั้นแล้ว ให้กด <Alt+S>  แล้วป้อนเลขค้นหาเป็น  PV58049999    (คือให้ป้อนตรงเลขลำดับในเดือนให้เป็นเลข 9 ให้หมด)  แล้วกด <Enter> โปรแกรมจะแจ้งว่า  "ค้นหาเอกสารนี้ไม่พบ  จะให้แสดงใบถัดไปหรือไม่"   ให้คุณตอบ <ตกลง>  จากนั้น กดปุ่ม <PageUp> หนึ่งครั้ง เพื่อที่จะเลื่อนไปเอกสารก่อนหน้านี้อีกหนึ่งใบ  คราวนี้เราก็จะพบเอกสารตัวปัญหา  เช่น เจอเอกสารเลขที่ PV5804029  หรือ PV580429   ซึ่งเลขเอกสารแบบนี้จะทำให้โปรแกรมทำงานผิด
3. เพื่อให้เข้าใจปัญหานี้ดีิยิ่งขึ้น ผมขออธิบายการเรียงลำดับเลขเอกสาร ตามตัวอย่างดังนี้
          PV58040001
          ...รันไปเรื่อย ๆ ถึง
          PV58040028
          PV58040029
          PV58040030
          PV58040031
          PV5804029     <--  ต่อมา มีผู้ใช้คีย์เอกสารเลขนี้เข้าไป  มันจะไปเรียงอยู่ท้ายของเดือน 04 ปี 58   เวลาที่โปรแกรมรันเลขให้ ก็จะนำเลขด้านท้าย (ซึ่งก็คือ 029) มาบวกอีก 1 เป็น 030    และเติม 0 อีกตัวเพื่อให้ครบหลัก  จึงไปซ้ำเลขเอกสารเดิมที่มีอยู่ครับ

วิธีแก้ไข  ก็ให้คัดลอกใบสำคัญใบนี้เป็นเลขที่ใหม่ซะก่อน  จากนั้นยกเลิกและลบเอกสารใบนี้ทิ้งไปก็จบ
ลองดูนะครับ...หรือใครจะลองซ้อมทำผิดแบบนี้เข้าไปก็ได้  จะได้จำไม่ลืมเลยล่ะครับ
[/quote]