วิธีการก๊อปปี้ฐานข้อมูลส่งไปให้สาขา เพื่อเริ่มต้นทำงาน
วิธีการก๊อปปี้ฐานข้อมูลส่งไปให้สาขา เพื่อเริ่มต้นทำงาน
ในกรณีที่กิจการของคุณกำลังจะขยายสาขา โดยแต่ละสาขานั้นอาจจะมีฐานข้อมูลบางส่วนที่เหมือนๆ กัน เช่น รายการสินค้า หรือลูกค้าและผู้จำหน่ายที่ทำการติดต่อซื้อขายด้วย และคุณต้องการจะนำฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องเหล่านี้โอนให้กับสาขา เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมบัญชี Express และช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลเข้าไปในโปรแกรม ซึ่งหากเราใช้เมนูสำรองข้อมูล และส่งไฟล์สำรองข้อมูลชุดนี้ไปให้กับสาขา ก็จะเป็นการส่งข้อมูลออกไปทั้งหมด ซึ่งหมายถึงบิลซื้อ บิลขาย และการเดินรายการที่ป้อนเอาไว้แล้วทั้งหมดในโปรแกรม แต่หากต้องการส่งไปเฉพาะฐานข้อมูล เช่น รายละเอียดสินค้า รายละเอียดลูกค้าเท่านั้น ก็สามารถทำได้ไม่ยากครับ
ก่อนที่จะเริ่มปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ ขอให้ทำการสำรองข้อมูลในทุกๆ บริษัทที่เกี่ยวข้องเอาไว้ก่อนนะครับ เพราะหากมีข้อผิดพลาดในการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่แล้ว จะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับคืนมาได้นะครับ จะต้องใช้วิธีดึงจากไฟล์ข้อมูลสำรองขึ้นมาใช้งานแทนเท่านั้นครับ
เริ่มต้นที่ขอให้คุณสร้างบริษัทใหม่ (จากเมนูเริ่มระบบข้อ 8) เพื่อใช้ในการสร้างฐานข้อมูลที่จะส่งไปให้กับแต่สาขา โดยในระหว่างขั้นตอนการสร้างบริษัทใหม่นั้น ขอให้กำหนดชื่อที่เก็บข้อมูล ไม่ซ้ำกับของเดิมที่มีอยู่ จากตัวอย่างตามในรูปกำหนดเป็นคำว่า Branch ซึ่งเมื่อกด <Enter> ผ่านช่องที่เก็บข้อมูลแล้ว ระบบจะขึ้นมาถามว่าจะดึงข้อมูลจากไฟล์ที่เคยสำรองไว้ หรือจะคัดลอกข้อมูลจากบริษัทอื่น ให้คุณเลือกเป็นคัดลอกข้อมูลจากบริษัทอื่น
จากนั้นเลือกข้อมูลหรือบริษัทที่เราได้กำหนดฐานข้อมูลเอาไว้เรียบร้อยแล้ว จากในรูปคือ บ.เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป โดยที่เก็บข้อมูลต้นทางนี้คือ MYDATA
เมื่อระบบคัดลอกข้อมูลจากข้อมูลต้นทาง มาไว้ในที่เก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นมาใหม่เสร็จสิ้น ก็จะมีข้อความขึ้นมายืนยันดังในรูป
จากนั้นให้คุณเข้าไปที่เมนูอื่นๆ ข้อ 5 เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ โดยหากต้องการโอนฐานข้อมูลทั้งหมดไปให้กับสาขา (ยกเว้นการเดินรายการ เช่น บิลซื้อ บิลขาย รับเงิน จ่ายเงิน) ก็ให้คลิกปุ่มตกลงได้ทันที แต่หากมีฐานข้อมูลบางอย่าง ที่เป็นข้อมูลของแต่ละสาขาเอง เช่น รายละเอียดบัญชีเงินฝาก ซึ่งไม่จำเป็นต้องโอนข้อมูลไปให้กับสาขาด้วย ก็ให้คุณคลิกทำเครื่องหมายหน้าบรรทัด 'บัญชีเงินฝากธนาคาร' หรือในกรณีที่สาขาอาจจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้า และผู้จำหน่ายที่ต่างกันออกไป ก็ให้ทำแบบเดียวกัน คือ ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัด ทะเบียนลูกค้า และทะเบียนผู้จำหน่าย ซึ่งจะเป็นการสั่งให้ระบบลบฐานข้อมูลที่ทำเครื่องหมายนั้นทิ้งไป เรียบร้อยแล้วก็ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง
เนื่องจากการทำงานในหน้าจอนี้ค่อนข้างจะอันตราย อย่างที่ผมได้เรียนให้ทราบไปแล้วในตอนต้น คือ หากเผลอเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ โดยไม่ตั้งใจ หรือทำผิดข้อมูล จะไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้อีก ดังนั้นใหน้าจอนี้จะเตือนให้คุณสำรองข้อมูลเอาไว้ก่อน ซึ่งหากเราได้ดำเนินการไปแล้ว ก็ให้ป้อนคำว่า YES ในช่อง และคลิกปุ่มตกลง ได้เลยครับ
โปรแกรมบัญชี Express จะเริ่มต้นล้างข้อมูลในบริษัทที่เราสร้างขึ้นมาใหม่นี้ทิ้ง เหลือไว้เฉพาะฐานข้อมูลที่เราไม่ได้ทำเครื่องหมายให้ลบทิ้งเอาไว้เท่านั้น
สุดท้ายก็เพียงสั่งสำรองข้อมูล เพื่อส่งไฟล์สำรองข้อมูลให้กับสาขา เพื่อดึงข้อมูลสำรองชุดนี้ขึ้นมาใช้งานเป็นข้อมูลเริ่มต้นเท่านั้นเองครับ
หากมีปัญหาหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับบทความชิ้นนี้ กรุณาฝากคำถามไว้ที่ เว็บบอร์ด
ขอความกรุณาอย่าโทรศัพท์สอบถามจากพนักงานฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท Express นะครับ
http://www.esg.co.th
express,account,software,เอ็กซ์เพรส,ระบบบัญชี,โปรแกรมบัญชี,ทำบัญชี,บัญชีสำเร็จรูป,บัญชีคอมพิวเตอร์
บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
การกระทบยอด ภงด50, ภ.พ.30
การปฏิบัติในกรณีรับเช็คชำระหนี้แล้วเช็คมีปัญหา
ตัวอย่างวิธีการนำ Express ไปใช้งานกับธุรกิจผลิต
ซ่อนระบบบัญชี Express จากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
การบันทึกรับคืนหรือส่งคืนสินค้าที่ซื้อ/ขายในปีก่อน (ประมวลผลสิ้นปีไปแล้ว)
ใช้โปรแกรมมาหลายปี ไม่เคยปิดบัญชี ต้องทำอย่างไร
ทำไมพิมพ์แบบฟอร์ม เส้นตารางกลายเป็นตัวเลขไทย
Perpetual/Periodic , FIFO/Average เลือกใช้แบบไหนดี
ปีใหม่ทีไร วันที่ไม่อยู่ในงวดทุกที ?
ปรับขนาดตัวอักษรของ Express ให้อ่านง่ายขึ้น
วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express 
วิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน ของโปรแกรม Express
วิธีการแปลงข้อมูลจาก Excel มาใช้ใน Express
การใช้เว็บบอร์ดสอบถามปัญหา Express
การใช้งาน Express กับงานบัญชีในโรงพยาบาล
วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดจากการยื่นภาษีผ่าน Internet
วิธียื่นภาษีผ่าน Internet
ทำความเข้าใจกับวิธีกำหนดสิทธิการใช้งานในโปรแกรม Express
ป้อนวันที่รับของแยกตามรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ (ใบสั่งขายก็ทำได้เช่นกัน)
ทำความเข้าใจวิธีลงบัญชีของ Express
พิมพ์งานจาก Express ออกทางเครื่องพิมพ์แบบต่าง ๆ
วิธีคำนวณต้นทุนในโปรแกรม Express
การรวมรายการของรหัสลูกค้า 2 รหัส ให้เป็นรหัสเดียว
จัดเก็บข้อมูลให้ปลอดภัย-แยกข้อมูล
การนำรายงานจาก Express ไปใช้ใน Excel
ค้นหาเอกสารเพื่อตรวจทานได้ง่ายๆ
ปกป้องข้อมูลในโปรแกรม Express ให้ปลอดภัย