Navigation:  เมนูอื่นๆ > ปิดประมวลผล > 1.  การเปรียบเทียบรายงานกับบัญชี ก่อนปิดบัญชีประจำเดือน หรือปิดสิ้นปี

 

ข้อควรคำนึงก่อนปิดประมวลผลสิ้นปี  

1.ทุกรายงานจะต้องกำหนดขอบเขตรายงาน ณ งวด 12 หรือ วันที่ 31 ธันวาคม

2.จะต้องทำการผ่านบัญชีไปแยกประเภทให้เรียบร้อยก่อน

3.ก่อนดูรายงานเกี่ยวกับเจ้าหนี้ หรือเช็คจ่าย ควรสั่งคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่

4.ก่อนดูรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ หรือเช็ครับ ควรสั่งคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่

5.ก่อนดูรายงานเกี่ยวกับสินค้า ควรคำนวณสินค้าข้อ 7.4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี

6.ก่อนดูรายงานเกี่ยวกับทรัพย์สิน ให้คิดค่าเสื่อมลงบัญชีทั้งแฟ้มด้วย แล้วค่อยไปดูรายงาน

7.ก่อนดูรายงานรายละเอียดประกอบ หรือแยกประเภท ให้คำนวณยอดเปลี่ยนแปลงก่อน

8.หากดูรายงานแล้วไม่ตรงกัน ให้ลองตรวจสอบข้อมูล รายการที่เลขบัญชีไม่ถูกต้อง และใบสำคัญที่ยอดไม่ได้ดุลย์  หรือเข้าไปที่เมนูกำหนดการเชื่อมต่อบัญชี ข้อ 3. สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่    เพื่อเช็คดูว่ามีการแก้ไขเลขที่บัญชีในสมุดรายวันเองหรือไม่

9.พอเข้าเมนูการปิดประมวลผล มีหน้าจอรอบบัญชีขึ้นมาใหม่ ห้ามเปลี่ยน ให้กด F9  ทำงานได้เลย

 

ระบบเจ้าหนี้กับบัญชี

1.เริ่มแรกควรเช็คที่ยอดยกมาของทั้ง 2 ระบบก่อน โดยถ้าเป็นระบบบัญชีให้ไปตรวจสอบที่เมนูบัญชี ข้อ 3.1 ยอดยกมาของบัญชีเจ้าหนี้ ส่วนรายการเจ้าหนี้ให้ไปตรวจสอบรายงานข้อ 2A.1 เจ้าหนี้คงค้าง  แบบสรุปโดยดูยอดรวมว่าเท่ากับบัญชีเจ้าหนี้หรือไม่ และสามารถใช้เมนูรายงานข้อนี้ในการตรวจสอบยอดสิ้นปีด้วย

2.คำนวณยอดเจ้าหนี้ และเมนูบัญชีข้อ A. เพราะโปรแกรมจะตรวจเช็คข้อผิดพลาดให้ด้วย

3.ใช้เมนูเริ่มระบบข้อ 5.3 ในการตรวจสอบระบบเจ้าหนี้ให้เป็น Y เพื่อตรวจสอบการแก้ไขในสมุดรายวันเอง

สาเหตุ

1.ยอดยกมาเจ้าหนี้รายตัวที่บันทึกไว้ในเมนูการเงิน ข้อ 2. จ่ายเงิน ข้อ 5. บันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง-ยกมา รวมยอดแล้ว  ไม่ตรงกับที่บันทึกไว้ในเมนูบัญชี ข้อ 3. บันทึกยอดยกมาบัญชี "เจ้าหนี้การค้า"

2.มีการลงบัญชี "เจ้าหนี้การค้า" ในสมุดรายวันเอง โดยไม่ได้เข้าไปทำในเมนูซื้อ หรือการเงิน  ทำให้ในแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้มีการเคลื่อนไหว แต่ในเจ้าหนี้รายตัวไม่มี

3.รหัสเจ้าหนี้บางรายในรายละเอียดผู้จำหน่าย  กำหนดเลขที่บัญชีไว้ผิด คือไม่ได้กำหนดเป็น "เจ้าหนี้การค้า" อาจจะกำหนดบัญชีอื่นไว้

4.แก้ไขบัญชีเจ้าหนี้การค้าในสมุดรายวันเป็นบัญชีอื่น (เช็คได้จากเมนูเริ่มระบบ 5.3 สั่งให้ระบบอื่น ๆ    ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่)

5.ทำการจ่ายชำระหนี้วันที่จ่ายชำระหนี้มาก่อนวันที่เอกสาร (RR)

 

ระบบลูกหนี้กับบัญชี

1.เริ่มแรกควรเช็คที่ยอดยกมาของทั้ง 2 ระบบก่อน โดยถ้าเป็นระบบบัญชีให้ไปตรวจสอบที่เมนูบัญชี ข้อ 3.1   ยอดยกมาของบัญชีลูกหนี้ ส่วนรายการลูกหนี้ให้ไปตรวจสอบรายงานข้อ 1.A.1 ลูกหนี้คงค้างแบบสรุป โดยดูยอดรวมว่าเท่ากับบัญชีลูกหนี้หรือไม่ และสามารถใช้เมนูรายงานข้อนี้ในการตรวจสอบยอดสิ้นปีด้วย

2.คำนวณยอดลูกหนี้ และเมนูบัญชีข้อ A. เพราะโปรแกรมจะตรวจเช็คข้อผิดพลาดให้ด้วย

3.ใช้เมนูเริ่มระบบข้อ 5.3 ในการตรวจสอบระบบลูกหนี้ให้เป็น Y เพื่อตรวจสอบการแก้ไขในสมุดรายวันเอง

สาเหตุ

1.ยอดยกมาลูกหนี้รายตัวที่บันทึกไว้ในเมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน  ข้อ 6 .บันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง-ยกมา รวมยอดแล้ว  ไม่ตรงกับที่บันทึกไว้ในเมนูบัญชี ข้อ 3. บันทึกยอดยกมาบัญชี "ลูกหนี้การค้า"

2.มีการลงบัญชี "ลูกหนี้การค้า" ในสมุดรายวันเอง โดยไม่ได้เข้าไปทำในเมนูขาย หรือการเงิน  ทำให้ในแยกประเภทบัญชีลูกหนี้มีการเคลื่อนไหว แต่ในลูกหนี้รายตัวไม่มี

3.ในรายละเอียดลูกค้ามีการผูกบัญชีเพื่อลงรายวันไว้มากกว่า 1 บัญชี คืออาจมีลูกค้าบางรายผูกบัญชีไว้กับบัญชี "ลูกหนี้อื่น ๆ" เช่นลูกหนี้นาย ก ผูกบัญชีไว้กับบัญชี "ลูกหนี้การค้า" ส่วนลูกหนี้นาย ข ผูกบัญชีไว้กับ "ลูกหนี้อื่น ๆ" เป็นต้น   ฉะนั้นเวลาดูรายงานให้คำนึงในจุดนี้ด้วย

4.แก้ไขบัญชีลูกหนี้การค้าในสมุดรายวันเป็นบัญชีอื่น (เช็คได้จากเมนูเริ่มระบบ 5.3 สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่)

5.ทำการรับชำระหนี้วันที่รับชำระหนี้มาก่อนวันที่เอกสาร(IV)

 

ระบบสินค้ากับบัญชี

1.จะใช้ตรวจสอบกับการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual เท่านั้นเพราะแบบ Periodic ไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้า จึงไม่จำเป็นต้องตรวจสอบ

2.เริ่มแรกควรเช็คที่ยอดยกมาของทั้ง 2 ระบบก่อน โดยถ้าเป็นระบบบัญชีให้ไปตรวจสอบที่เมนูบัญชี ข้อ 3.1  ยอดยกมาของบัญชีสินค้า ส่วนรายการสินค้าให้ไปตรวจสอบรายงานข้อ 4.3.3 หรือ 4.3.1 สรุปยอดเคลื่อนไหวสินค้า   โดยพิมพ์รายการไม่เคลื่อนไหวให้ตอบ Y และกำหนดวันที่เป็นวันที่ต้นปีแล้วดูที่คอลัมน์ยอดรวมว่าเท่ากับบัญชีสินค้าหรือไม่

3.คำนวณยอดสินค้า และเมนูบัญชีข้อ A. เพราะโปรแกรมจะตรวจเช็คข้อผิดพลาดให้ด้วย

4.ใช้เมนูเริ่มระบบข้อ 5.3 ในการตรวจสอบระบบสินค้าให้เป็น Y เพื่อตรวจสอบการแก้ไขในสมุดรายวันเอง

5.ส่วนกรณีตรวจสอบยอดคงเหลือ (กรณียอดต้นปีตรง) ให้ดูรายงานสินค้าข้อ 425.(กรณีไม่คิดต้นทุนแยกตามคลัง)  และรายงานข้อ 42B. (กรณีคิดต้นทุนแยกตามคลัง) เทียบกับรายงานบัญชี เช่น งบทดลองหรือ แยกประเภทก็ได้

สาเหตุ

1.ยอดยกมาของสินค้าที่บันทึกไว้ในเมนูรายละเอียดสินค้า รวมยอดแล้ว ไม่ตรงกับที่บันทึกไว้ในเมนูบัญชี ข้อ 3 .บันทึกยอดยกมาบัญชี "สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ" หรือ "วัตถุดิบคงเหลือ"

2.ในรายละเอียดสินค้ามีรหัสสินค้าบางตัว อ้างถึงกลุ่มบัญชีสินค้า ที่ไม่ใช่กลุ่มของสินค้าสำเร็จรูป หรือวัตถุดิบ ฉะนั้นเวลาดูรายงานให้คำนึงในจุดนี้ด้วย

3.มีการลงบัญชี "สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ" หรือ "วัตถุดิบคงเหลือ" ในสมุดรายวันเอง โดยไม่ได้เข้าไปทำในเมนูซื้อ หรือเมนูขาย ทำให้ในแยกประเภทบัญชีสินค้านั้นมีการเคลื่อนไหว แต่ในสินค้ารายตัวกลับไม่มีการเคลื่อนไหว

4.แก้ไขบัญชีสินค้าคงเหลือในสมุดรายวันเป็นบัญชีอื่น (เช็คได้จากเมนูเริ่มระบบ 5.3 สั่งให้ระบบอื่น ๆ   ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่)

 

ระบบเช็คกับบัญชี

1.  เริ่มแรกควรเช็คที่ยอดยกมาของทั้ง 2 ระบบก่อน โดยถ้าเป็นระบบบัญชีให้ไปตรวจสอบที่เมนูบัญชี ข้อ 3.1     ยอดยกมาของบัญชีเช็ครับหรือเช็คจ่าย ส่วนรายการเช็ครับให้ไปตรวจสอบรายงานข้อ 3.C และสำหรับเช็คจ่ายรายงานข้อ 3.D     โดยดูยอดรวมว่าเท่ากับบัญชีเช็ครับหรือเช็คจ่ายหรือไม่ และสามารถใช้เมนูรายงานข้อนี้ในการตรวจสอบยอดสิ้นปีด้วย

2.  ใช้เมนูเริ่มระบบข้อ 5.3 ในการตรวจสอบระบบเช็ครับหรือเช็คจ่ายให้เป็น Y เพื่อตรวจสอบการแก้ไขในสมุดรายวันเอง

3.  เปรียบเทียบรายงานบัญชีเช็คจ่าย

                                   

4.  เปรียบเทียบรายงานบัญชีเช็ครับ    

สาเหตุ

1.  ยอดยกมาของเช็ครับ/จ่ายที่บันทึกไว้ที่ทะเบียนเช็ครับ/จ่าย รวมแล้ว ไม่ตรงกับในบัญชียอดยกมา ในเมนูบัญชี ข้อ 3.

2.  รายงาน 3.C จะตรวจสอบตามวันที่รับเช็ค (วันที่รับชำระหนี้ใน RE) จะตรงกับใน รายงานแยกปรเภท 5.4

3.  รายงาน 3.D จะตรวจสอบตามวันที่ออกเช็ค (วันที่จ่ายชำระหนี้ใน PS) จะตรงกับใน รายงานแยกปรเภท 5.4

4. วันที่เช็คกับวันที่รับเช็ค (วันที่รับชำระหนี้) ข้ามเดือนกันกรณีผ่านเช็ค

5.  บันทึกรายการเองในรายวันแล้วกรอกยอดเงินไม่ตรงกับบัญชีหรือไม่ก็ไม่กรอก

รายละเอียดเช็คเลย

6.  ลบรายการเกี่ยวกับเช็คโดยการกด Ctrl+D ในรายละเอียดบัญชีเงินฝาก

7.  วันที่รับเช็คอยู่ก่อนวันที่เช็ค ซึ่งเป็นกรณีข้ามปี

8.  แก้ไขบัญชีเช็ครับ/จ่ายในสมุดรายวันเป็นบัญชีอื่น (เช็คได้จากเมนูเริ่มระบบ 5.3 สั่งให้ระบบอื่น ๆ

ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่)

9.  ทำเอกสาร RE หรือ PS หลายใบแต่ทำเช็คแค่ใบเดียวและเป็นคนละข้ามปีกันหรือข้ามเดือน เช่น ทำรับชำระหนี้ ธ.ค.  100 แต่รับเช็คเกิน 300  เพื่อเก็บไว้ทำรับเป็นของปีใหม่ เดือน ม.ค. 200 ซึ่งเวลาดูรายงานเช็คจะเป็นยอด 300 แต่บัญชีลงไว้ 100

 

ระบบสินทรัพย์กับบัญชี

1.ตรวจสอบบัญชีของสินทรัพย์ที่รายงานสินทรัพย์ 5B5 ค่าเสื่อมราคาแยกตามบัญชี ดูเทียบกับรายงานบัญชีข้อ 5.5 รายละเอียดประกอบงบ หรือ งบทดลองแบบเต็มข้อ 5.6.1

2.การหาราคาทรัพย์สินยกมาต้นปีในรายงาน5B5 เทียบกับด้านบัญชียกมา =ราคาทรัพย์สินรวมทั้งสิ้น -  ทรัพย์สินที่ซื้อภายในปี

3.การหาราคาค่าเสื่อมราคาสะสมต้นปี = ราคาทรัพย์สินยกมาจากข้อ2. – คอลัมน์ยอดยกมาในร/ง 5B5 บรรทัดรวมทั้งสิ้น

สาเหตุ

1.ราคาซื้อของสินทรัพย์แต่ละตัวที่กรอกไว้ในเมนูบัญชี ข้อ3.1 ยอดยกมาต้นปีรวมกันแล้วไม่เท่ากับรายงานทรัพย์สินในข้อ 5B5.

2.ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา ที่ใส่ไว้ในรายการทรัพย์สินแต่ละตัว ไม่ตรงกับในเมนูบัญชี ข้อ 3 . บันทึกยอดยกมาของค่าเสื่อมราคาสะสม

3.มีการตั้งรหัสสินทรัพย์ในเมนูบัญชีข้อ B. แต่ไม่มีการบันทึกในสมุดรายวันหรืออาจจะกลับกัน

4.มีการบันทึกการขายสินทรัพย์ในเมนูบัญชีข้อB. แต่ไม่มีการบันทึกการขายในสมุดรายวัน หรืออาจจะกลับกัน

5.ลงเดบิท บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมในสมุดรายวันไว้ แต่ไม่ได้บันทึกการขายทรัพย์สิน ในรายการทรัพย์สิน