รับชำระหนี้ยังไงครับ หากจ่ายเช็คใบเดียวกันสำหรับ 2 ลูกค้าครับ

[TCL]

พอดี 2 ร้านนี้เจ้าของเดียวกันครับ  แต่ขายกันคนละจังหวัด

ทำใบวางบิลไปเก็บเงิน  เจ้าของร้าน จ่ายเช็คมาให้ใบเดียวกันครับ

พอเข้าไปคีย์ชำระเงินร้านแรกไปแล้ว ในร้านที่สอง  ในโปรแกรม  มันจะขึ้นว่า เลขที่เช็คนี้มีอยู่แล้วครับ

ต้องแก้ยังไงครับ

ขอบคุณครับ

[2NA]

ถ้ารหัสลูกค้าเป็นรหัสเดียวกันสามารถทำได้ค่ะ โดยตอนที่คีย์่ข้อมูลใบแรกยอดหน้าเช็คให้ใส่เป็นยอดเต็มก่อนนะค่ะ เค้าจะขึ้นเป็นยอดคงเหลือในเช็คให้ ตอนมาทำใบที่สอง สามารถกด F6 เพิื่อเลือกเช็ึคที่ยังมียอดค้างอยู่ได้เลยค่ะ

[2NA]

แต่ถ้าเป็นรหัสคนละรหัสกันจะไม่สามารถอ้างเลขที่เช็คซ้ำกันได้ค่ะ อาจต้องใส่เป็น QR0001-1 กับ QR0001-2 แทนค่ะ

[2NA]

**หรือมีอีกวิธีให้เลือกค่ะ***แต่ค่อนข้างหลายขั้นตอนหน่อยนะค่ะ และก็มีข้อจำกัดด้วยค่ะ

ตัวอย่าง ลูกหนี้ มี 3 ราย รับด้วยเช็ค 1 ใบ       

ขั้นตอน       

1. กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ ขึ้นมาใหม่ ที่เริ่มระบบ 4. ระบบขาย 2. วิธีการรับชำระหนี้ โดยผูกบัญชีเดียวกับ ลูกหนี้ รายตัวที่ทำในขั้นตอนขายเชื่อ       

2. เข้าไปรับชำระหนี้ในหน้าจอ RE รับ โดยรับปกติแต่ใน คอลัมน์ F7 ให้เลือก วิธีการรับจากขั้นที่ 1 ซึ่งโปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีให้ใน ขั้นตอนนี้ แต่จะล้างลูกหนี้ รายตัวให้       

3. พอรับลูกหนี้รายสุดท้าย ในส่วน F7 ให้ใส่วิธีการรับจากขั้นที่ 1 โดยนำลูกหนี้2 รายแรกมารวมกัน แล้วใส่เป็นยอดติดลบ แล้วค่อยบันทึกด้วยเช็ค ตามยอดเช็ค       

*** การทำประยุกต์ แบบนี้ถ้าข้ามเดือน ก็อาจจะมีปัญหาในเรื่องของการตรวจสอบรายงานลูกหนี้ กับบัญชีลูกหนี้ อาจจะไม่ตรงกัน เพราะ 2 ใบแรกที่เราทำรับชำระหนี้ โปรแกรมไม่มีการบันทึกบัญชีล้างลูกหนี้ แต่มีการลดยอดลูกหนี้รายตัวให้ ก็อาจจะเป็นสาเหตุได้ แต่ถ้าตัดครบก็ไม่มีปัญหาอะไร

[ASAN]

-  ผมแนะนำให้ใช้วิธี 2 คห.แรกนะครับ สำหรับมือใหม่
* ส่วน คห.3 ไม่แนะนำครับ เนื่องจากว่า การกระทำรายการใดๆในระบบบัญชี ควรมีการลงบัญชีทุกครั้ง

#จริงๆแล้วจุดการรับชำระ โปรแกรมก็จะลงบัญชีให้ แต่เนื่องจากมีการอ้างอิงเลขที่บัญชีเดียวกัน เลยไม่ปรากฏให้เห็น ถือว่า Dr. และ Cr. เป็นยอดเท่ากัน  ผมไปตรวจสอบบัญชีที่บริษัทหนึ่ง เขาใช้วิธีตาม คห. 3 นี้ในการลงบัญชีครับ  ลงไปลงมา ปรากฏว่า มีรายการแบบนี้เดือนหนึ่งหลายๆราย ทำให้คนทำบัญชีเอง สับสนจนหาที่มาตัวเลขเพื่อนำมาอ้างอิงไม่เจอ รายการเพิ่งผ่านไป 3 เดือน และมีรายการแบบนี้ทุกเดือนๆละหลายๆครั้ง สุดท้ายเธอแพ้ภัยตัวเอง ลาออกไปเลย .... ผมจึงได้แนะนำวิธีการทำงานที่ถูกต้องให้ใหม่กับคนที่รับช่วง   กลับกลายเป็นว่า ผมได้เป็นที่ปรึกษาทางบัญชีที่นั่นไปด้วยเลย  เฮ้อ ช่างโชคดีเสียกระไรนี่....

เรามาดูตัวอย่างง่ายๆ กันครับ .-

  บริษัท ทำการรับชำระหนี้ โดยให้พนักงานขายไปเก็บเงินจากลูกค้า เก็บเงินสดได้แล้ว พนักงานขายคนนั้น ฝากเงินเข้าบัญชีให้เสร็จเลย  วิธีทำ ทำได้หลายวิธี
   1. รับชำระหนี้ตามปกติ แล้วให้ถือว่า รับชำระด้วยเงินสด  จากนั้น นำรายการฝากเงินสดยอดเดียวกับที่พนักงานฝาก ก็มาทำรายการฝากเงินเข้าบัญชีที่หัวข้อ รายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก   แต่การทำแบบนี้ ควรแยกบัญชีเงินสดไว้ 2 บัญชีคือ เงินสด หน้าร้าน  กับเงินสด สำหรับการรับชำระหนี้  ซึ่งอันนี้แล้วแต่จะตั้งชื่อบัญชีนะครับ  การทำวิธีนี้ จะทำให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น  บัญชีเงินสดสำหรับการรับชำหนี้อันนี้ จะเหลือ 0 ทุกครั้งที่มีการทำรายการรับชำระหนี้ครบถ้วน อีกทั้งรายการ statment เงินฝาก ก็เสมือนจริงด้วยครับ

   2. ทำการรับเงินสดที่พนักงานฝากเข้ามาก่อน อาจทำที่หัวข้อรายได้อื่นๆ แล้วผูกรายการไว้เป็น เจ้าหนี้อื่นๆ - เงินโอน (แล้วแต่จะตั้งชื่อบัญชีนะครับ ตั้งชื่อบัญชีอย่าให้มีผลกับ Vat ก็แล้วกัน)  ส่วนรายการด้านล่าง กด F7 แล้วเลือกเงินโอนเข้าบัญชีเลย เป็นอันเสร็จสิ้นของเงินฝากเข้าบัญชี  คราวนี้ มาถึงรายการรับชำระ ก็ให้ไปสร้างวิธีการรับชำระหนี้ โดยอ้างถึง เจ้าหนี้อื่นๆ - เงินโอน(หรือบัญชีที่คุณตั้งไว้)  จากนั้นก็ไปทำการรับชำระหนี้ตามปกติ แต่รายการด้านล่างต้องรับชำระด้วย เจ้าหนี้อื่น-เงินโอน (หรือบัญชีที่คุณตั้งไว้เท่านั้น) เมื่อทำรายการรับชำระครบทุกรายการแล้ว บัญชีแยกประเภท เจ้าหนี้อื่น - เงินโอน จะต้องเป็น 0  เสมอครับ

**  ดังนั้นกรณีที่รับชำระจากลูกหนี้เป็นเช็คก่อน ก็ให้ใช้วิธีที่ 2 นี้แหล่ะครับ แต่รับเป็นเช็ค แทนที่จะโอนเข้าบัญชีเลย ที่เหลือก็เป็นการรับชำระหนี้ตัดจาก เจ้าหนี้อื่นๆ - เงินโอน(หรือบัญชีที่คุณตั้งไว้) ออกไปเท่านั้นเอง  ซึ่งจะกี่ลูกหนี้ ก็ตัดจากบัญชีเดียวกันนี่แหล่ะ

** วิธีนี้ ยังใช้ได้ ในกรณีที่ลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีมาก่อน แล้วค่อยมาออกบิลทีหลังด้วยนะครับ  ซึ่งสังเกตุกันดีๆ มักจะมีกันหลายครั้งที่หลังจากคำนวณยอดลูกหนี้แล้ว โปรแกรมจะบอกว่า วันที่ชำระอยู่ก่อนวันที่เอกสาร  เพราะไปทำรายการรับชำระหนี้ ตามวันที่โอนเงิน แต่ดันไปออกบิลขายวันที่ตามหลัง   ลองมาใช้วิธีนี้ดูนะครับ จะไม่เกิดปัญหานี้เกิดขึ้นอีก

**  การใช้วิธีนี้ ต้องไม่ใช่วิธีการรับเงินมัดจำล่วงหน้า  ถ้าทราบว่ามีการรับมัดจำล่วงหน้า ก็ให้ใช้หัวข้อรับเงินมัดจำล่วงหน้าไปเลยซึ่ง Vat จะเกิดขึ้นที่หัวข้อนั้น   ส่วนวิธีนี้ เป็นการทำรายการ ที่ฝ่ายการเงินมาทราบภายหลังว่า มีเงินโอนเข้ามาในบัญชีก่อนแล้ว และมีการออกบิลพร้อมส่งสินค้าให้ภายหลัง  หรือทราบว่าโอนเข้าบัญชีวันนี้เย็นแล้ว แต่ให้ส่งของพรุ่งนี้ เป็นต้น

** อย่าลืมนะครับว่า การทำบัญชี ให้ถูกต้อง ต้องทำการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นให้เสมือนเหตุการณ์เกิดขึ้นจริง ซึ่งจะทำให้มีรายเอียดประกอบรายการได้ครบถ้วนสมบูรณ์ จะได้ไม่มีปัญหาภายหลัง  อย่างน้อยสุด เวลาคุณไม่อยู่แล้ว น้องๆ ที่รับช่วงก็จะได้ชื่นชมว่าคุณคือคนเก่งที่เขานับถือว่าเป็นครู

**  รอขึ้นเครื่องไม่มีไรทำ เลยตอบซะยาวววววว  มากเลย  ให้เป็นคำตอบส่งท้ายสงกรานต์ก็แล้วกันครับ  ขอให้ทุกคนโชคดีในการเดินทางกลับบ้านนะครับ  พบกันใหม่หลัง 20 เมษา..... ปีนี้แหล่ะ