วีธีการจัดเก็บเอกสาร

[visa04]

เดิมใช้โปรแกรมบัญชีอื่น จะสะดวกกับการจัดเก็บเอกสารค่ะ แต่พอใช้express มีความรู้สึกว่ามันแยกออกเป็นหลายอย่างมากเลย เช่น การจ่ายค่าใช้จ่าย จะมีทั้ง เจ้าหนี้ และค่าใช้จ่าย (PS,PV) ส่วนรายการการเงิน (ธนาคาร BU,BV,B...) เยอะแยะมากเลย เลยอยากทราบว่าสมาชิกแต่ละท่านมีวิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างไร เอาแบบคร่าว ๆ ก็ได้

[ASAN]

- ตอนที่ใช้โปรแกรมอื่น อาจทำแค่ GL เฉยๆ มันจึงไม่มีอะไรมากมายซับซ้อนอะไร ซึ่งถ้าเราจะเลือกวิธีบันทึกแบบเดิม และเก็บเอกสารแบบเดิม ก็สามารถทำได้โดยการบันทึกบัญชีในหน้าบัญชีกันตรงๆเลยก็ได้ แต่ก็นั่นแหล่ะ มันก็ไม่ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอีกหลายตัว ซึ่งหมายถึงเราจะต้องมานั่งเก็บข้อมูลส่วนที่เหลือเองแทนที่จะให้โปรแกรมทำให้เลยในตอนบันทึกครั้งแรกครั้งเดียวแล้วได้ครบทุกอย่างที่เกี่ยวข้อง แหล่ะนั่นคือเสต็ปของการทำงานของโปรแกรม Express ซึ่งถือว่าเป็นโปรแกรมแรกของไทยที่ Online ได้สมบูรณ์แบบ แหม.... พูดไปมากกว่าเดี๋ยวหาว่ามีโคนาอีกแล้ว ยิ่งเวบห้ามๆ หน้านี้อยู่
* และหากคุณใช้เต็มรูปแบบในโปรแกรมอื่นๆ ก็จะมีปัญหาเรื่องเก็บเอกสารพอควรเหมือนกัน นั่นหมายถึงคุณต้องอาศัยประสพการณ์ในเรื่องเอกสารมาด้วยจึงจะแยกแยะได้ถูก แต่ก็ไม่เป็นไรหรอก ไม่มีประสพการณ์ก็ไม่เป็นไร เพราะ Express เขาก็มีสโลแกนไว้แล้วว่า ระบบญชีที่ใช้ง่าย....เพียงปลายนิ้ว สัมผัส อะไรทำนองนี้ ตัวหลังนี่ ผมเติมเองนะ
** ขั้นตอนต่างๆของ Express นั่นแบ่งไว้ 2 ประเด็นหลัก
1. ถ้าอยากใช้ระบบแบบเดิม ก็ไปใช้ที่หัวข้อบัญชี โดยบันทึกบัญชีเองโดยตรงเลย ซึ่งตรงนี้ Express ก็เตรียมไว้สำหรับลูกค้าที่ยังติดอะไรแบบเก่าๆไว้อยู่ แล้วก็ไว้สำหรับทำเอกสารปรับปรุงสิ้นงวดไว้บ้างเช่น JV เป็นต้น และ เอกสารต่างๆ คุณก็เก็บแบบเดิมๆไปเลย
2. ทำแบบใหม่ Online สมบูรณ์แบบโดยการบันทึกบัญชีโดยโปรแกรม ซึ่งเราจะกำหนดว่าจะให้โปรแกรมบันทึกบัญชีไว้อย่างไร เริ่มจากการสร้างผังบัญชี และการออกแบบเอกสารพร้อมกำหนดการลงบัญชีของเอกสาร รวมทั้งคำอธิบายก็ให้เป็นไปตามที่เราอยากให้เป็น ถ้าเราไม่แก้ไข โปรแกรมก็กำหนดมาให้ถูกต้องแล้ว ก็สามารถใช้ได้เลยเหมือนกัน ทีนี้มาถึงวิธีการแบ่งเอกสารโดยทั่วไป มักจะแบ่งเอกสารหลักๆ ไว้ดังนี้
- ใบรับสินค้า RR ก็คือ สมุดรายวันซื้อ แฟ้มซื้อ
- ใบกำกับสินค้า IV ก็คือ สมุดรายวันขาย แฟ้มขาย
- ใบสำคัญจ่ายชำระหนี้ PS ที่ผ่านระบบเจ้าหนี้ RR สมุดรายวันจ่าย
- ใบสำคัญรับชำระหนี้ RE ที่ผ่านระบบลูกหนี้ IV สมุดรายวันรับ
- ใบสำคัญจ่ายทั่วไป ก็คือ OE แต่บางคนไม่ใช้ ไปใช้ PV แทน สมุดรายวันจ่าย
- ใบสำคัญรับทั่วไป ก็คือ OI แต่บางคนไม่ใช้ ไปใช้ RE แทน สมุดรายวันรับ
- ใบสำคัญทั่วไป ซึ่งก็คือสมุดรายวันทั่วไป
- อาจมีจะเพิ่มคือสมุดรายวันสำหรับรายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร แยกออกไปเป็นอิสระจาก รับ,จ่าย,ทั่วไป ซึ่งจะประกอบไปด้วย เช็ครับ,เช็คจ่าย,รายการเคลื่อนไหวของธนาคาร

แต่หลักๆแล้วก็ 7 ข้อแรกนั่นแหล่ะครับ ถ้าไม่แก้ไขเลยก็ใช้ตามเดิมที่ Express กำหนดมาให้ก็ใช้ได้ดีแล้วเหมือนกัน ดังนั้นการกำหนดเอกสาร ก็จะกำหนดว่ามีสมุดรายวันอะไรไว้บ้างก็แยกตามลักษณะการเก็บบันทึกของสมุดรายวัน เพื่อสะดวกในการค้นหานั่นเอง

[ppitaksu]

หรือจะใช้วิธีการเก็บเอกสารแบบเป็น หมวดตามรหัสนำของเอกสารก็ทำได้ เช่น เอกสาร ซื้อสด(HP) ซื้อเชื่อ(RR) คชจ.ทั่วไป(OE=OtherExpense) ขายสด(HS) ขายเชื่อ(IV) รายได้อื่นๆ(OI=OtherIncome) การเงินก็มี รับชำระหนี้(RE) จ่ายชำระหนี้(PS) ฝากเงิน ถอนเงิน โอนเงิน และเอกสารเกี่ยวกับสินค้าอื่นๆ เบิกสินค้าตัวอย่าง จ่ายสินค้าภายใน โอนสินค้า(RL) รายการตรวจนับ ... เป็นต้น ส่วนการจัดเก็บแฟ้มแบบละเอียดลึกลงไปในแต่ละหมวดก็ทำได้โดยอาจแยกออกตาม เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ได้เพื่อสะดวกเมื่อต้องเปิดแฟ้มเพื่อนำเอกสารค้างมาทำงานต่อเนื่อง เช่น นำมาตรวจเพื่อจ่ายชำระหนี้ หรือ นำมาคืนลูกหนี้เมื่อรับชำระหนี้ เป็นต้นครับ

[Kittiphong Khamnon]

การบันทึกรายการต่างๆ และการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้สะดวกในการทำงานและการควบคุม สามารถกำหนดสมุดรายวันได้ทั้งหมด 5 ชนิด คือ
1. สมุดรายวันซื้อ - ผูกมาจากซื้อเชื่อ งดการบักทึกแบบซื้อสด (RR)
2. สมุดรายวันขาย - ผูกมาจากขายเงินเชื่อ งดการบันทึกการขายแบบเงินสด (IV)
3. สมุดรายวันรับ - ผูกมาจากบันทึกฃำระเงิน
4. สมุดรายวันจ่าย - ผูกมาจากการจ่ายเงินและค่าใช้จ่ายอื่นๆ
5. สมุดรายวันทั่วไป หรือ ใบสำคัญทั่วไป
ดังนั้นเอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชีก็มีอยู่ แค่ 5 ประเภทคือ
1. ใบสำคัญค้างจ่าย หรือ RR
2. ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือ IV
3. ใบสำคัญรับ หรือ RE
4. ใบสำคัญจ่าย หรือ PV, PS
5. ใบสำคัญทั่วไป - ใช้เฉพาะปรับปรุงรายการหรือการผ่านรายการบัญชี
เพื่อการควบคุมภายในที่ดี เอกสารทุกชนิดสามารถ สามารถ Running Number ล่วงหน้าได้เลย
ดังนั้น ในการบันทึกรายการด้านรับและด้านจ่ายหรืออื่น จะใช้วิธีเอกสารป้อนเลขที่เอง จึงไม่ต้องสนใจอักษรกำกับด้านหน้าเลขที่เอกสาร ไม่ว่าจะเป็น PV, หรือ PS เอกสารก็จะมีเพียงอย่างเดียว คือ ใบสำคัญจ่าย ฉะนั้นทุกใบก็จะ Run ไปตลอดเรื่อยๆ หายไม่ได้ ยกเลิกก็ต้องตียกเลิก
เนื่องจากปกติแล้วการจัดทำบัญชีจะต้องทำเอกสารประกอบการลงบัญชีก่อน เพื่อขออนุมัติ ไม่ใช่ลงบัญชีก่อนแล้วค่อยให้เลขที่เอกสาร ซึ่งจะไม่สามารถกำหนดได้เลยว่าเอกสารนั้นๆมีการตกหล่นหรือไม่

[apichit]

รบกวนช่วยอธิบายเพิ่มด้วยครับ เรื่องใบสำคัญทั่วไปด้วยครับ ไม่เข้าใจครับว่านำไปประยุกต์ใช้อย่างไรครับ

[kazama]

รออยู่เหมือนกันครับ

[isap]

คนเดียวกับ Kittiphong Khamnon ครับ ไม้ได้เข้ามาใช้บริการนานเลยลืมรหัส

ใบสำคัญทั่วไปหมายถึง รายการที่ไม่ได้บันทึกรายการตามปกติ (เป็นราบการปรับปรุงประจำเดือน หรือปี นั้น ๆ เช่นการบันทึกค่าไฟฟ้า ค้างจ่าย, การบันทึกค่าเสื่อมราคา แต่ในโปรกแกรม Express เรื่องค่าเสื่อมราคาจะบันทึกให้อัตโนมัติ จากรายการทรัพย์สินที่เราบันทึกรายการไป )
ว่าง่ายๆ ก็คือ รายการปรับปรุงเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต่างๆ และรายการที่เกิดขึ้นในเดือนนั้นๆ ที่ยังไม่ได้บันทึกรายการ (รายการปรับปรุง)

[acccom]

ไม่ต่างกันหรอกครับ มันแค่มีหน้า front end เพิ่มเข้าเท่านั้นเอง ถ้าของเดิมที่แต่ระบบ  GL ทั้งนี้มันขึ้นอยู่ความเข้าใจในระบบของโปรแกรมบัญชี มากแค่ไหน ยังไงเอาใจช่วย เอ็กเพรสน่าใช้ครับ