การบันทึกบัญชี

[paiwan]

ผมสงสัยว่าเวลาเราบันทึกบัญชีในระบบต่างๆ แล้วเช่นระบบซื้อ ระบบขายนั้น
โปรแกรมจะมีการpost เข้า แยกประเภทซึ่งผมอยากทราบว่า ผมสามารถแก้ไขรายการบันทึกบัญชี
ได้หรือไม่ครับ เช่นซื้อเชื่อ ผมไม่ต้องการให้เป็นเจ้าหนี้แต่ให้เป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายผมจะต้อง set ที่ไหนครับ
แล้วถ้าผมอยากดูว่าระบบรต่างๆ ที่บันทึกนั้นจะบันทึก เดบิต เครดิต ด้วยบัญชีอะไรจะต้องเข้าไปดูที่ไหนครับ

[suchai]

ซื้อเชื่อ ผมไม่ต้องการให้เป็นเจ้าหนี้แต่ให้เป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ผมจะต้อง set ที่ไหนครับ

กรณีนี้ คุณอาจจะ สร้าง ซื้อเงินเชื่อขึ้นมาอีกอัน แล้วตั้งชื่อว่าค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
ในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร
ในบรรทัดที่เป็น RR ซื้อเงินเชื่อ พอกดเพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะ copy บรรทัดนี้มา
เราก็แก้เป็น ค้างใช้จ่ายค้างจ่าย ชื่อเอกสาร ก็ตั้งเป็น RX พอเคาะ enter ไปจนขึ้น
หน้า 2 จะมีช่อง เดบิต และ เครดิต ให้เราเลือกลงบัญชี ได้อย่าง สนุกสนานเลยนะครับ
เป็นการกำหนดเฉพาะ เพื่อการลงบัญชี

ถ้าผมอยากดูว่าระบบรต่างๆ ที่บันทึกนั้นจะบันทึก เดบิต เครดิต ด้วยบัญชีอะไรจะต้องเข้าไปดูที่ไหนครับ

การดูว่า ซื้อเชื่อ ขายเชื่อ ลงบัญชีอะไร ก็ไปทำบิลให้เกิดขึ้น แล้วเข้าไปดูในสมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย
แต่ถ้าอยากรู้ ว่า โปรแกรม เอาเลขบัญชีที่ไหนมาลง อันนี้ละหลายจุด ครับ
- บัญชี เจ้าหนี้การค้า ในเมนู รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย
- บัญชี ลูกหนี้การค้า ในเมนู รายละเอียดลูกค้า
- บัญชี สินค้า ในเมนู 132 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
และในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 5 -> 2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน

[ASAN]

- การกำหนดให้โปรแกรมลงบัญชี ต้องดูกันหลายส่วนครับ
* ผมจะยกตัวอย่างกรณีซื้อ ถ้าคุณใช้หัวข้อซื้อเชื่อ
- ระบบจะทำการลงบัญชีเป็นเจ้าหนี้การค้า ซึ่งแล้วแต่ว่าคุณได้กำหนดผังบัญชีในทะเบียนเจ้าหนี้ไว้เช่นไร ดังนั้นในหน้านี้ ถ้าเป็นกรณีค่าน้ำประปา คุณควรกำหนด การประนครปาฯ ให้ตรงกับผังบัญชี ค่าน้ำประปาค้างจ่าย , ค่าไฟฟ้า กำหนดให้ การไฟฟ้าฯ เป็นค่าไฟฟ้าค้างจ่าย , ค่าโทรศัพท์ ก็กำหนดให้ TOT,CAT,TAC,AIS,True,TT&T เป็น ค่าโทรศัพท์ค้างจ่าย แทนที่จะเป็นเจ้าหนี้การค้า

- บัญชีที่อยู่ทางด้าน DR จะลงบัญชีโดยยึดจาก .-
1. ถ้าเป็นรหัสที่สร้างจากหัวข้อรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ ก็จะลงตามที่ระบุไว้ในหน้านั้น
2. ถ้าเป็นเรื่องสินค้า ต้องดูอีกว่า เป็น Perpetual หรือ Periodic ส่วนนี้ดูได้จาก กำหนดค่าเริ่มต้นเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ / กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
3. นอกจากนี้บัญชีที่ไม่เกี่ยวกับ เจ้าหนี้ สินค้า จะถูกบันทึกบัญชีโดยยึดจากหน้ากำหนดเลขที่เอกสารนั้นๆ ถ้าในหน้ากำหนดเลขที่เอกสารไม่ได้กำหนดอะไรไว้เลย ก็จะยึดจากหน้ากำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน ไล่มาเป็นลำดับ โดยที่.-
1. จากรายละเอียดเจ้าหนี้
2.1 จากรายละเอียดค่าใช้จ่าย
2.2 จากกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
3. จากกำหนดเลขที่เอกสาร
4 จากกำหนดการเชื่อมต่อบัญชี/ กำหนดบัญชีลงรายวัน

[ASAN]

- เสริมกันอีกสักนิด เพราะไหนๆ ก็พูดถึงการซื้อเชื่อแล้ว ต่อไปก็ต้องเรื่องจ่ายชำระหนี้
* ระบบก็ใช้หลักการเดียวกันอย่างที่พูดไว้ใน คห.ก่อน แต่ส่วนที่เป็นรายการจ่าย เช่นเงินสด เช็คหรือจ่ายด้วยวิธีอื่น ตรงนี้ต้องดูจากหน้า กำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆ > ระบบซื้อ / เจ้าหนี้ > วิธีจ่ายชำระหนี้ ช่องที่เป็นเลขที่บัญชีนั่นแหล่ะครับ คือโปรแกรมจะบันทึกเกี่ยวกับการจ่าย (ส่วนเรื่องเงินสด และเช็คนั้นโปรแกรมจะตั้งค่าไว้ในกำหนดบัญชีเพื่อลงรายวันแล้ว แต่ถ้ามีในหน้านี้อีก ก็ไม่ได้ผิด เผื่อว่าผู้ใช้ได้เปลี่ยนจากหน้ากำหนดบัญชีเพื่อลงรายวันไว้เป็นอย่างอื่น โปรแกรมก็จะยึดหน้าวิธีจ่ายชำระหนี้แทน)

* เมื่อพูดการจ่ายชำระหนี้ ก็ต้องพูดถึงเช็คจ่ายล่วงหน้าแถมไปอีกสักหน่อย จะได้ครบทุกกระบวนการไปเลย การลงบัญชีเช็คจ่ายล่วงหน้า โปรแกรมจะยึดจากหน้า กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน แต่การผ่านเช็ค ขึ้นอยู่กับว่า เช็คใบนั้นเป็นเช็คของบัญชีธนาคารอะไร ซึ่งเราดูได้จาก การเงิน > ธนาคาร > รายละเอียดบัญชีเงินฝาก ตรงเลขที่บัญชี นั่นแหล่ะครับ ซึ่งหมายความว่า หนึ่งรหัส หนึ่งบัญชีเงินฝาก จะต้องมีหนึ่งผังบัญชีเป็นของตัวเอง ไม่ใช่ใช้ผังบัญชีรวมนะครับ เพราะการทำแบบนั้นนอกจากไม่มีประโยชน์ทางด้านการแสดงผลแล้ว เขายังไม่นิยมด้วย

*** สำหรับทางด้านรับ หรือลูกหนี้ก็ใช้หลักการเดียวกันครับ
*** ไม่แนะนำเปลี่ยนบัญชีในสมุดรายวันเองหลังจากโปรแกรมลงบัญชีให้แล้ว เนื่องจากถ้ามีการสั่งลงบัญชีใหม่ ก็จะกลับไปเป็นอย่างเดิม ควรใช้วิธีการทางการชำระหนี้จะดีกว่า