แก้ไขวันที่ของเอกสาร

[naigliu]

อยากขอความช่วยเหลือนะครับ พอดีที่ทำงานผมใช้เอ็กเพรสเวอร์ชั่น 1.0 อยากทราบว่าถ้าคีย์วันที่ของเอกสารผิด เช่นเอกสารวันที่ 01/01/53 แต่คีย์เป็น 01/02/53 สามารถแก้ไขวันที่ของเอกสารได้หรือเปล่าครับ โดยที่ไม่ตอ้งลบรายการนี้ออก นะครับ

รบกวนผุ้รู้ด้วยนะครบ

ขอบคุณครับ

[suchai]

          โปรแกรมถูกออกแบบให้เชื่อมโยงอย่างเป็นระบบครับ วันที่ของตัวเอกสารกับวันที่ในรายการสินค้า จะถูกเชื่อมโยงกันอย่างมีเหตุมีผล เพราะในตัว stock card จะมีการบันทึกลำดับวันที่เข้าออก เพื่อคำนวณยอดคงเหลือและต้นทุนแบบละเอียดและเหมาะสม หากเราเปลี่ยนวันที่ด้านบนโดยง่าย จะเกิดการผิดพลาดอย่างมาก มองในแง่ดีเป็นการป้องกันความผิดพลาดจากผู้บันทึกที่จะเข้าไปแก้ไขในจุดสำคัญๆ ตามใจชอบ ไม่ได้ครับ
          สรุปว่า ต้องลบรายการสินค้าก่อน พอแก้ไข เลขที่เอกสาร หรือ วันที่เอกสาร แล้ว โปรแกรมจะนำสาระสำคัญอันนี้ ไปทำการกับตัวสินค้า ทั้งในเรื่อง ลำดับจำนวนและการคิดต้นทุน ครับ

[acccom]

ตามระบบบัญชีแล้วถ้าเกิดเคสนี้ต้องทำการยกเลิกเอสารฉบับนี้แล้ว ออกเอกสารใบใหม่แทนครับ จะถูกหลัก  audit

[suchai]

          มีข้อสังเกตุในการแก้ไขเอกสาร ในกรณีที่ สาระสำคัญส่วนหัวผิด เช่น เลขที่เอกสาร หรือวันที่เอกสาร ให้ดูว่า รายการสินค้ามีจำนวนมากหรือน้อย ถ้าสินค้ามีไม่มากไม่เกิน 5 รายการ ลบรายการสินค้าออก แล้วแก้ไข เร็วกว่า แต่ถ้ารายการสินค้ามีเป็นจำนวนมากหลายสิบรายการ ให้ใช้วิธี ยกเลิกเอกสารนั้นและลบทิ้ง สร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ โดยใส่เลขที่เอกสารเดิมด้วยตัวเอง ส่วนรายการที่จะคีย์ ดูได้จากเอกสารที่เคยถูกพิมพ์ออกมาแล้ว คีย์กลับเข้าไปใหม่
          ส่วนหัวของเอกสารหรือบิล โปรแกรมเรียกว่า Header เป็นส่วนสำคัญมาก ต้องระมัดระวัง เพราะมันเป็นสาระสำคัญ ถ้าผิดบ่อยๆ แล้วต้องแก้ไข สุดท้ายก็ต้องเกิดทักษะขึ้นมาเอง ว่าต้องระวังตรงจุดไหน เป็นการพัฒนาฝีมือของผู้บันทึกให้มีความถูกต้องและแม่นยำยิ่งขึ้น
          ส่วนเรื่องของ การให้สิทธิ์ในการเข้าไปแก้ไข เรื่องระบบความปลอดภัยอันจะเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ หรือแม้แต่เรื่อง การกำหนดรูปแบบการทำงานทางบัญชี เป็นเรื่องนโยบายขององค์กรนั้นๆ จะกำหนดรูปแบบและบังคับใช้ ถ้าเป็นบัญชีบริหารภายใน ก็อาจจะมีการกำหนดผู้เข้าไปแก้ไข และบทบาทว่าแก้ได้อย่างไร เพื่อป้องกันการทุจริต ส่วนทางบัญชีภาษี ก็ต้องขึ้นกับแนวทางผู้วางระบบ ว่าเหมาะสมอย่างไร

[acccom]

สำหรับผมมองประเด้นนี้เป้น 2 รูปแบบให้เลือก ผมเลือกแบบที่ 2
1.สะดวกทำงานง่าย ตามแบบฉบับของนักคอมพิวเตอร์
2.หรือทำงานแบบรัดกุมยุ่งยาก ตามแบบนักบัญชี
ทั้งนี้และทั้งนี้นสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นจะผลเหมือนกันไม่ว่าจะมี บัญชี 1 เล่มหรือ 2เล่ม
ส่วนเรื่องสิทธิ์ต่างๆ ของผู้ใช้ ผู้วางระบบบัญชีจะต้องเป็นผู้พิจารณาพร้อมกำหนดให้ เพราะเป็นผู้แบ่งหน้าที่ต่างๆของระบบเอกสารและพนักงานทั้งหมด