ลูกค้าจ่ายเงินมาก่อนแต่ส่งสินค้าทีหลัง

[chuntani]

ในกรณีที่ลูกค้าจ่ายเงินมาให้เต็มจำนวน แต่เราส่งสินค้าอีก 7 วันถัดมา จะต้องบันทึกรายการแบบใดได้บ้างคะ

[ASAN]

ต้องแบ่งเป็น 2 เงื่อนไขครับ

    เงื่อนไขที่ 1 ส่งเงินมาและต้องการใบกำกับภาษีทันที  ถ้าเข้าเงื่อนไขนี้ ให้ทำรับเงินมัดจำ ล่วงหน้า ที่หัวข้อขาย/ ข้อ 1 รับเงินมัดจำ  จากนั้นวันที่ส่งของ ให้นำเงินมัดจำนี้ไปหักในหน้าใบกำกับสินค้า ด้วยนะครับ

    เงื่อนไขที่ 2  ส่งเงินมาเฉยๆ ไม่เอาใบกำกับ (ไว้ใจขนาดนั้นเลยเหรอ......  ไว้ใจสิ เพราะมีหลักฐานการโอนเงิน) ที่โอนเงินมาเพื่อจองสินค้า หรือด้วยเหตุผลใดก็แล้วแต่ที่ไม่ใช่ต้องการใบกำกับภาษีทันที  ถ้าเข้าเงื่อนไขนี้  รบกวนแจ้งมาอีกครั้งครับ  ถ้าเขียนไว้จะยาวไปนิด  หากไม่ใช่ข้อนี้ ผมจะได้ไม่ต้องมาเขียนไว้

[chuntani]

ขอบคุณมากคะ คุณ A-SAN พอจะเข้าใจกระบวนการในการลงรายการนะคะ แต่ติดปัญหาที่ว่า ทางบริษัท เวลา ออก IV แล้ว จะต้องดึงรายการไปรับชำระหนี้ และออกเป็นใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าอ่ะคะ ตัวดิฉันเองก็ไม่ได้เรียนบัญชี ไม่รู้จะแก้ปัญหายังไงคะ

[ASAN]

ข้อมูลให้มาน้อยไปนิดนะครับ คือไม่ทราบตรงกับข้อใดที่ผมแนะนำไว้ หากเร่งด่วน รบกวนโทรหาผมก็ได้ครับ 0813543000 

ผมจะแนะนำเพิ่มตามที่เข้าใจในตอนนี้ไปก่อนนะครับครับ

ตอนที่เราดึงรายการเงินมัดจำมาหักเต็มจำนวนเท่ากับราคาสินค้า+ภาษี ในหน้า Invoice  รายการยอดลูกหนี้คงค้างจะไม่ปรากฏ เสมือนเป็นการขายสด ดังนั้นในหน้า IV นี้แหล่ะที่เป็นรายการได้ทั้งใบกำกับภาษี  ใบแจ้งหนี้  ใบเสร็จรับเงิน  แต่ทั้งนี้ต้องเป็นลักษณะการออกเอกสารเป็นชุด

หากไม่ได้ใช้หัวข้อ IV ในการออกไปเสร็จไปด้วย คงเข้าเงื่อนที่ 2 ที่ผมเขียนไว้ ขอให้สอบถามมาอีกครั้งครับ เพราะมีขั้นตอนในการทำอยู่หลายวิธี เพื่อให้ถูกต้องตามระบบบัญชี และสรรพากรด้วยครับ

[chuntani]

คะ ปัญหาของดิฉันเข้าข่ายประเภทที่ 2 คะ ลูกค้าโอนเงินมาให้ทั้งหมดก่อน แล้วทางเราส่งของทีหลัง ทีนี้การออกเอกสารมัดจำแล้วดึงมาตัดในหน้า IV ธุรกรรมก็จะจบที่หน้า IV แต่เจ้าของบริษัทซึ่งท่านอายุมากพอสมควรและไม่เข้าใจระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรม Express เพราะทางบริษัทเพิ่งเปลี่ยนมาใช้เมื่อไม่นานมานี้สมัยก่อนใช้โปรแกรมอื่นคะ พออธิบายไปตามขั้นตอนท่านเจ้าของบริษัทก็ไม่เข้าใจ จะทำวิธีใดก็ได้ให้ออกมาเป็นใบเสร็จรับเงินแบบเดิมที่เคยเป็นมาหน่ะคะ ก็ปัญหาจะมีประมาณนี้คะ

[ASAN]

หากเร่งด่วนมาก รบกวนโทรหาผมนะครับ ตามเบอร์ที่ให้ไว้ หรือดูจากด้านล่างพื้นที่ส่วนตัว หรือหากไม่สะดวกจะติดต่อไปยังฝ่ายบริการก๋อนก็ได้ครับ วันนี้วันเสาร์ต้องก่อน 11.30 น.    แต่ถ้าต้องการให้ผมเขียนไว้เยอะๆหลายๆวิธี คงต้องรอเย็นๆไปแล้วครับ  บอกเจ้านายไว้ก่อนครับ ไม่ต้องซีเรียส เพราะมันมีวิธีแก้ไข และทำงานอย่างถูกต้องได้

[ASAN]

ไม่เห็นคุณโทรมา หรืออาจโทรแล้วไม่ติด ช่วงนี้โทรศัพท์เข้ามามากอาจทำให้คุณโทรติดยาก  พอดีผมพักเที่ยง พอมีเวลาพิมพ์ให้คุณ เลยคิดว่าพิมพ์ให้เลยดีกว่า เดี๋ยวกังวลใจว่าจะทำไม่ได้

     ถ้าเข้าเงื่อนไขที่ 2 นี้ จะยุ่งยากสักเล็กน้อยสำหรับมือใหม่ เนื่องจากต้องแก้ไขระบบจากที่มีอยู่เดิมที่มากับโปรแกรม มันมีหลายวิธี  เนื่องจากคุณไม่ค่อยมีความรู้ด้านบัญชีนัก ก็เลยคิดว่า เอาวิธีที่ง่ายที่สุดมาใช้เลยก็แล้วกัน  ส่วนวิธีที่ยากขึ้นนั้น สามารถนำ apply ไปใช้กับวิธีอื่นได้อีกมาก

คำแนะนำ ค่อยๆอ่านทำความเข้าใจ แล้วค่อยๆบันทึกตาม

    เรามาเริ่มวิธีง่ายๆ กันเลยดีกว่า แต่ก่อนอื่น ขอถามเพิ่มอีกนิดว่า  เงินที่ลูกค้าจ่ายมาให้นั้น เป็นการจ่ายด้วยเงินสด/เช็ค  หรือเป็นการโอนเงินเข้าบัญชีมาแล้ว
A. หากรับเงิน หรือรับเช็ค และเช็คก็ยังไม่ได้นำฝากเข้าบัญชี  ก็ยังไม่ต้องทำอะไรนะครับ   ใช้เปิด Invoice ไปปกติเลย  และไม่ต้องบันทึกรับเงินมาล่วงหน้าด้วย  แต่หาสมุดมาโน๊ตไว้ว่ามีการรับเงินมาจากใครมาก่อน  เมื่อมีการรับชำระ ก็ค่อยบันทึกว่ารับชำระด้วยเงินสด หรือเช็ค  เท่านั้นเอง 

B. รับเงินโอนเข้าบัญชี ลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีมาแล้ว   เราคงต้องปิดตาข้างหนึ่ง แล้วลืมตาอีกข้างหนึ่ง เพื่อบันทึกบัญชีทางฝั่งเราให้บัญชีเงินฝากธนาคาร ตรงตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ดังนั้นอะไรคือบัญชีอีกข้างหนึ่งที่เราจะบันทึกตามหลักบัญชีคู่  หากเราใช้ชื่อ ลูกหนี้เงินโอน  หรือเจ้าหนี้เงินโอน หรือหนี้สินอื่นๆ   ทั้งหมดนี้สื่อให้ทราบว่าเรารู้ล่วงหน้าว่าคู่กรณีเรานั้นเป็นใคร ดังนั้นในหลักบัญชีสรรพากรเมื่อรู้ว่ามีการโอนเงินค่าสินค้า ถือเป็นเงินมัดจำซึ่งต้องออกบิลใบกำกับภาษีไป ณ วันที่เงินโอนเข้าบัญชีเท่านั้น

     จากผังบัญชีตัวเดิม ผมไม่แนะนำให้เพิ่มผังละนะ เพราะจะเป็นภาระกับคุณเปล่าๆ  แต่ใช้บัญชีที่มีอยู่แล้วก็แล้วกัน คือ บัญชีพัก 9999-99   ก็เราปิดตาข้างเดียวไปแล้วนี่ ว่าไม่รู้ ก็พักมันซะก่อน เอาไว้ไปรับรู้ว่าเงินโอนของใครตอนรับชำระหนี้ไปเลย  แต่ก่อนจะถึงตรงนั้น เรามีขั้นตอนที่ยุ่งยากเพียงเล็กน้อย และทำเพียงครั้งเดียวแต่ใช้ได้ทุกครั้งไป

1.  ไปที่หัวข้อลูกหนี้ เลือกข้อ 7 บันทึกรายละเอียดรายได้อื่นๆ แล้วเพิ่มรายการตามรูป



2. ไปที่เริ่มระบบ , ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆ , ข้อ 4 ระบบขายและลูกหนี้ , ข้อ 2 วิธีการรับชำระหนี้  แล้วเพิ่มบรรทัด 99 ตามรูป



จากนั้นทำการบันทึก การรับเงินโอนเข้าบัญชี โดยใครเป็นผู้โอนไม่รู้  ดังนี้
     ไปที่หัวข้อ 5 บันทึกรายได้อื่นๆ  ให้คุณทำการบันทึกเหมือนเอกสารขาย แต่ที่ช่องรหัสลูกค้า ไม่ต้องใส่รหัสลูกค้า โปรแกรมจะยอมให้ข้ามไป ช่องประเภทภาษีให้เลือกเป็น 0  ช่องรหัสสินค้า รายละเอียด ให้เลือก 9999 ตามข้อ 1 ที่เราทำไว้  เมื่อเสร็จแล้ว โปรแกรมยังบันทึกรับชำระเป็นเงินสดอยู่ ให้กด F7 แล้วเลือกบัญชีเงินฝากที่ลูกค้าโอนเข้ามา  ทำรายการรับเงินโอนจนจบขั้นตอน ก็เป็นอันเรียบร้อยนะครับในเรื่องของเงินโอนเข้าบัญชี  ซึ่งในขั้นตอนนี้โปรแกรมลงบัญชีดังนี้ครับ   Dr. บัญชีเงินฝากธนาคาร    Cr. บัญชีพัก     อย่าลืมจดหมายเหตุสักนิด ไว้ในสมุดโน๊ตว่าเงินได้มาอย่าไร  แต่อย่าจดไว้ในเครื่อง เพราะเท่ากับคุณรู้ล่วงหน้าว่าใครโอน (ตรงนี้ผมถือว่าเป็นข้อเสียของวิธีนี้ เพราะคุณอาจจำไม่ได้่ว่ายอดนี้เป็นของใคร หากมีการโอนเงินเข้ามาหลายรายการ)
     เมื่อถึงเวลาออกบิลส่งสินค้า ก็ให้บันทึกปกติ และทำการรับชำระค่าสินค้าปกติตามวันที่ออกใบกำกับ หรือวันที่่ล่าสุดกว่า แต่ในส่วนด้านล่างของการรับชำระ ให้เลือก 99 ที่เราสร้างไว้ในรูปที่ 2 มาทำการรับชำระแทนในหน้าใบเสร็จรับเงิน ก็คือบัญชีพัก นั้นเอง  ซึ่งในขั้นตอนนี้ โปรแกรมจะลงบัญชีเป็น  Dr. บัญชีพัก      Cr. ลูกหนี้การค้า  และคุณสามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ปกติ ครับ   ซึ่งเราจะใช้วิธีนี้กับการออกเอกสารไม่เป็นชุด คือแยกใบเสร็จรับเงิน

***  ผมไม่แนะนำให้ใช้หัวข้อ รับเงินมัดจำ ซึ่งก็สามารถทำเงื่อนไขลูกค้าจ่ายเงินก่อนได้เหมือนกัน  เพราะ .-
1. หากมีการรับเงินมัดจำจริงและต้องออกใบกำกับที่หน้าเงินมัดจำเลย ทำให้เอกสารทางภาษีไม่ Run กัน
2. หากทำเมนูใหม่ให้โดยเฉพาะ คุณก็ต้องคีย์รหัสลูกค้าอยู่ดี ซึ่งเท่ากับคุณรู้ว่าลูกค้าคนไหนเป็นคนโอนเงินเข้า  และเป็นค่าสินค้าอะไร

ยังมีวิธีอื่นๆ อีกนะครับ เอาแค่วิธีนี้ที่แนะนำนี้ก็พอสำหรับมือใหม่  เรียนฝากบอกเจ้านายคุณอีกครั้งว่า ไม่ผิดหวังแน่นอนที่เลือกใช้ Express เพราะเป็นโปรแกรมเดียวที่มีวิธีการจัดการระบบบัญชีได้แบบสารพัดนึก  แต่ทั้งนี้ต้องอาศัยการใช้งานบ่อย ประสบการณ์และความรอบรู้ทางบัญชี ความรู้ทางระบบฐานข้อมูลด้วยนะครับ

[chuntani]

เมื่อเช้าก็รีบไปทำงาน ขอโทษนะคะที่เข้ามาดูช้า เพราะที่บริษัทไกลปืนเที่ยง ไม่มีอินเตอร์เน็ตคะ ขอบคุณสำหรับคำตอบนะคะ ดิฉันขอเวลาศึกษารายละเอียดที่คุณ A-SAN แนะนำก่อน ดูค่อนข้างยากสำหรับคนไม่เป็นบัญชี มีอะไรเพิ่มเติมจะสอบถามอีกทีคะ