การประมวลผล

[mmm]

คือทางบริษัทเริ่มใช้โปรแกรมนี้เมื่อปี53 แต่ต้องคีย์ข้อมูลย้อนหลังตั้งแต่ปี51ก้อเลยตั้งบริษัทในโปรแกรมขึ้นมาเป็นบริษัทxxxปี51พอหมดปี51ก้อตั้งบริษัทใหม่ขึ้นมาเป็นบริษัทxxxปี52ไปเรื่อยๆจนถึงปีปัจจุบันคือปี54รอบบัญชีก้อขึ้นรอบใหม่เลยเป็นงวดที่1 1/1/54 และไม่เคยทำการประมวลผลสิ้นปีเลยแต่สำรองข้อมูลไว้แยกเป็นปีๆพอขึ้นปีใหม่ตั้งบริษัทใหม่แล้วก้อนำข้อมูลสำรองมาใช้อยากทราบว่าถ้าเราประมวลผลสิ้นปีตั้งแต่ปี51จะมีผลกระทบต่อปี52หรือเปล่า

[FIRST]

ขอสอบถามเพิ่มเติมนะคะ ที่ว่าตั้งบริษัทใหม่ขึ้นมาทุกปี แยกระหว่างปี 51 52 53 แบบเนี่ยคะ พอสร้างบริษัทปี 52 แล้วได้ทำการคัดลอกข้อมูลจากปี 51 มาแล้วทำการเปลี่ยนรอบบัญชี หรือว่า นำมาเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ แล้วคีย์ยอดยกมาของปี 52 ใหม่คะ

[Deday]

คิดว่าตอนนี้ปีปัจจุบัน 54  ก็น่าจะมีข้อมูลติดมาตั้งแต่ปี51-54  แต่รอบบัญชี(เมนูเริ่มระบบข้อ3)น่าจะ
ตั้งเป็นปี54อยู่  ดังนั้น ด้วยวิธีการที่ทำอยู่จะผิด   ซึ่้งจริงๆแล้วข้อมูลทั้งหมดควรรวมอยู่ใน บริษัทเดียวกัน
แต่ตอนนี้มีการแยกเป็นแต่ละบริษัทตามปี  แล้วน่าจะใช้วิธีการตั้งวันที่เริ่มรอบเองเป็นปีนั้นๆ

วิธีการที่จะปิดรอบบัญชีปี51
1. ให้สำรองข้อมูลของบริษัทปี54 เก็บไว้ก่อนที่เครื่องหรือ USB ก็ได้
2. ให้เข้าบริษัทปี54  เช็คข้อมูลว่ามีตั้งแต่ปี51-54 หรือไม่ ถ้าใช่ไปที่เมนูเริ่มระบบ3 ดูว่าวันที่เริ่มรอบ
เป็นวันที่ 01/01/2551 หรือไม่  ถ้าไม่ให้แก้ไข โดยวันที่เริ่มรอบเป็น 01/01/51 งวดที่12จะเป็น 31/12/51
งวดที่24จะเป็น 31/12/52 ให้แก้ไขงวดที่24 เป็นวันที่ 31/12/54
3. ให้ทำการคำนวณยอดต่างๆ ดังนี้  เมนูซื้อข้อ8 , เมนูขายข้อB , เมนูสินค้าข้อ7.4 , เมนูบัญชีข้อA
4. ตรวจเช็ครายงานต่างๆว่าถูกต้องหรือไม่
5. ทำการสำรองข้อมูลก่อนปิดประมวลผลอีกครั้ง
6. ทำการปิดประมวลผลที่เมนูอื่นๆข้อ4   โปรแกรมจะทำการล้างข้อมูลปี51ให้อัตโนมัติ และหลังจากปิดเสร็จแล้ว
โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนรอบบัญชีให้ใหม่ด้วยเป็น 01/01/2552  โดยสามารถดูได้จากเมนูเริ่มระบบข้อ3  แล้วให้
ทำการปรับรอบใหม่โดยงวดที่12 ต้องเป็น 31/12/2552  และงวดที่24ต้องเป็น 1/12/2554 แล้ว save ข้อมูล
7.ถ้าต้องการปิดปี52 ต่อก็ทำขั้นตอนเดิม  แต่ถ้าไม่ต้องการก็สามารถทำงานต่อในบริษัทนี้ได้เลยครับ

[ASAN]

  หลักการที่ทำอยู่ ยังไม่ถูกต้อง  เพราะข้อมูลก็ยังอยู่ในที่เดียวกัน รวมกันตั้งแต่ปี 51 ถึงปัจจุบัน  ผมเคยแนะนำให้แยก Folder ไว้เหมือนกัน แต่เป็นการแยก เพื่อจะเปิดข้อมูลของปีใหม่และทำการประมวลผลปี่ที่ผ่านมาเท่านั้น  แต่ในกรณีของคุณ เป็นการบันทึกข้อมูลย้อนหลัง  ไม่จำเป็นต้องแยก Folder ปีก็ได้ และไม่ต้องสำรองข้อมูลปีก็ได้ เพราะมันเก็บสะสมมาทั้งหมดอยู่แล้ว
  ก่อนทำการประมวลผล ให้เปลี่ยนรอบบัญชีให้อยู่ในงวดแรกที่ 1/1/51 ตามข้อมูลที่มีอยู่ และงวดที่ 24 ให้เป็นปี 31/12/54 ไปก่อน  ทำการคำนวณยอดทุกหัวข้อ ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อย แล้วค่อยทำการสร้างบริษัทขึ้นมาใหม่ สมมติว่าข้อมูลสะสมทั้งหมดถึงปัจจุบันอยู่ที่ ABC_51 ให้ทำการเปิด ABC_52  เสร็จแล้วสำรองข้อมูลก่อนหนึ่งครั้ง หากผิดพลาดจะได้ไม่ต้องย้อนเริ่มต้นกันมากนัก จากนั้นทำการประมวลผลปี 51 ซึ่งอยู่ใน Folder ABC_52 ได้ทันที และอย่าลืมเปลี่ยนงวดบัญชีที่ 12 ให้เป็นปี 52 งวด 13-23 เป็นปี 53  และยังคงให้ งวดบัญชีที่ 24 เป็นปี 54 เช่นเดิม ซึ่งคุณต้องทำอย่างนี้อีก 1 ครั้งคือรอบของปี 53 และบันทึกงวด 13-24 เป็นปี 54 ทั้งหมด
  การประมวลผลทุกครั้ง ก็ให้ประมวลผลที่ Folder ของปีใหม่ เช่นจะประมวลผลปี 52 ก็ให้ประมวลที่ ABC_53  จะประมวล 53 ก็ใช้ประมวลที่ ABC_54  จากนั้นก็ใช้บันทึกของปี 54 ต่อไปได้เลย
  หลังจากประมวลผลแล้ว โปรแกรมจะทำการยกยอดมาให้ในปี 52 โดยอัตโนมัติ พร้อมกับรายละเอียดเอกสารที่ยังชำระไม่เรียบร้อยมาด้วย ดังนั้นจะมีผลกระทบกับปี 52 แน่นอน ซึ่งเดิมนั้นผมไม่รู้ว่าที่คุณแยกข้อมูลไว้ คุณทำยอดยกมาแบบไหนของแต่ละปีกับข้อมูลรวมปีของคุณ
  ข้อมูลรวมของทั้งหมดที่อยู่ใน Folder เดียวกันตั้งแต่ 51-54 ไม่จำเป็นที่จะต้องทำยอดยกมาโดยการปรับปรุง JV ของทุกปี  ยกเว้นในปี 51 เท่านั้นที่เราจะบันทึกยอดยกมาที่หัวข้อบัญชี  ข้อ 3  บันทึกยอดยกมา  เพราะโปรแกรมจะทำยอดยกมาให้เองอยู่แล้วหลังประมวลผลทุกครั้ง

คำถาม...  แล้ว Folder เก่าที่เก็บไว้นั้นจำเป็นมั๊ยที่ต้องเก็บไว้
คำตอบ ... คุณก็แยกเก็บไว้ที่อื่นก่อน  แต่หลังจากทำอย่างที่ผมแนะนำไว้แล้ว ทุกๆปี ก็ให้ลบของปี 51-52-53 ที่คุณทำไว้ก่อนหน้าทิ้งได้เลย ให้เหลือตามปีที่ผมแนะนำไว้ก็พอ  การเก็บไว้มากเกินไปไม่ได้เป็นข้อดี เพราะสักวันหนึ่งคุณอาจจำไม่ได้ว่า อันไหนคือข้อมูลที่ถูกต้อง  ซึ่งข้อมูลที่ถูกต้อง ก็เป็นข้อมูลก่อนการประมวลผลเท่านั้น  การเก็บมากเกินไป วันหนึ่งที่คุณไม่ได้เป็นคนดูแลข้อมูลส่วนนี้ คนมาทำต่อภายหลัง จะสับสนได้  ดีไม่ดีเขาจะสวดมนต์แถมให้ ทั้งเราหวังดีต่อบริษัทด้วยซ้ำ

[ASAN]

อ่ะ...  มีคนตอบแซงเราไปซะแล้ว มัวแต่พิมพ์ยาวไปหน่อย

[mmm]

[quote="FIRST"]
ขอสอบถามเพิ่มเติมนะคะ ที่ว่าตั้งบริษัทใหม่ขึ้นมาทุกปี แยกระหว่างปี 51 52 53 แบบเนี่ยคะ พอสร้างบริษัทปี 52 แล้วได้ทำการคัดลอกข้อมูลจากปี 51 มาแล้วทำการเปลี่ยนรอบบัญชี หรือว่า นำมาเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ แล้วคีย์ยอดยกมาของปี 52 ใหม่คะ
[/quote]

ทำการเปลี่ยนรอบบัญชีใหม่ค่ะ

[ASAN]

ทำกลับไปอย่างเดิม คือให้คีย์ยอดยกมาเฉพาะปี 51 เท่านั้น ยอดยกมาปีอื่น ลบออกให้หมด แล้วทำตามคำแนะนำด้านบน ตามที่แนะไว้ทั้ง 3 ท่านทำได้หมด

[mmm]

[quote="mmm"]
[quote="FIRST"]
ขอสอบถามเพิ่มเติมนะคะ ที่ว่าตั้งบริษัทใหม่ขึ้นมาทุกปี แยกระหว่างปี 51 52 53 แบบเนี่ยคะ พอสร้างบริษัทปี 52 แล้วได้ทำการคัดลอกข้อมูลจากปี 51 มาแล้วทำการเปลี่ยนรอบบัญชี หรือว่า นำมาเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ แล้วคีย์ยอดยกมาของปี 52 ใหม่คะ
[/quote]

ทำการเปลี่ยนรอบบัญชีใหม่ค่ะ
[/quote]
ทำการเปลี่ยนรอบบัญชีใหม่ค่ะ และก้อเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ด้วย
แล้วเวลาประมวลผลแยกประมวลเป้นปีๆได้ไหมพอปีต่อไปก้อใส่ยอดยกมาเอง
อีก1คำถามค่ะ
อยากทราบรายได้เกี่ยวกับการให้บริการค่ะว่าบริษัทกำหนดรายได้ค่าบริการเป็นX1 x2 x3...แต่อยากทราบเฉพาะรายได้ค่าบริการ x1อย่างเดียวทั้งปีต้องทำอย่างไรค่ะเข้าไปกำหนดอะไรบ้าง

[ASAN]

ถ้าแยกข้อมูล ก็สามารถแยกการประมวลผลเป็นปีๆได้เหมือนกันครับ  แต่ว่าการทำแบบนี้ จะเสียเวลาบันทึกยอดยกมา ทั้งยอดยกมาของสินค้า บัญชี และลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินทรัพย์ยกมาด้วยครับ

เข้าไปดูที่รายงานวิเคราะห์การขายนะครับ