ประเภทในเงินสดย่อยใช้งานอย่างไร

[panulim]

  1  อ่านจากในคู่มือ การกำหนดประเภทของเงินสดย่อยนั้นเอาไว้ตั้งรายการที่ต้องจ่ายบ่อยๆแต่ดูเหมือนมันจะไม่มีประโยชน์ใดๆเพราะเวลาพิมพ์รายงานก็ไม่มีให้เลือก หรือพิมพ์ออกมาก็ไม่มีบันทึก ไม่ทราบว่ามีไว้เพื่อใช้งานอย่างไรครับ

  2 ทำอย่างไรให้ไม้ต้องเลือกบัญชีจากที่มีทั้งหมดครับเพราะเงินสดย่อยจะจ่ายออกมาซ้ำๆกันทุกวันซึ่งก็จะออกมาจากบัญชีเดิมๆครับ เช่น ค่าน้ำมันรถ ก็จากต้องเลือกบัญชีเลขที่ 5200-05 ไม่ทราบว่าต้องทำอย่างไรให้สามารถเห็นแค่บัญชีที่เราต้องใช้บ่อยๆครับ


  ขอบคุณครับ

    ลิ้ม

[savek]

ขอเรียนตอบคำถามดังนี้นะครับ

1. ในส่วนของฟิลด์ข้อมูล 'ประเภท' จะเป็นฟิลด์ข้อมูลที่ทางผู้พัฒนาโปรแกรมเตรียมไว้สำหรับการสร้างรายงานตามจุดประสงค์เพิ่มเติมของลูกค้าครับ เช่น อาจจะสร้างรายงานแยกตามประเภทเงินสดย่อยที่อ้างอิงเอาไว้ ในเบื้องต้นจึงไม่ได้นำไปใช้งานใดๆ

2. ในหน้าจอการจ่าย คชจ.ด้วยเงินสดย่อย จะไม่สามารถล็อกเลขที่บัญชีเอาไว้แค่บางบัญชีได้ครับ โปรแกรมจะดึงจากผังบัญชีมาตรฐานของโปรแกรมมาแสดงให้เลือก เพื่อใช้ในการบันทึก แต่หากรูปแบบวิธีการบันทึกบัญชีซ้ำๆ กัน อยากจะแนะนำให้ใช้งานจากเมนูบัญชี ข้อ 7 ต้นแบบวิธีการบันทึก โดยสร้างต้นแบบเอาไว้ว่าจะให้เดบิตและเครดิตเลขที่บัญชีอะไร โดยยังไม่ต้องระบุยอดเงินเข้าไป (หรืออาจจะใส่ไว้ก็ได้ครับ หากยอดเงินที่จ่ายนั้นเท่ากันทุกครั้ง) จากนั้นเมื่อบันทึกในสมุดรายวัน ก็จะสามารถดึงต้นแบบที่เราสร้างไว้มาบันทึกได้ทันทีครับ

[panulim]

ได้ลองทำบันทึกต้นแบบดูแล้วครับแต่เท่าที่อ่านจากคู่มือแล้วลองปฎิบัตินั้น การบันทึกต้นแบบจะสามารถใช้กับการบันทึกในสมุดรายวันใช้ไหมครับ ขอถามต่อเนื่องนะครับ

  1 ถ้าใช้วิธีบันทึกลงในสมุดรายวันนั้น เราจะสามารถประยุกใช้่โดยให้พนักงานที่ดูแลเงินสดย่อยนำรายการทั้งหมดมาเบิกเงินเืมื่อเงินที่ตนเองถืออยู่หมดไปอย่างไรครับ
     
        แนวทางแก้ไข  1.1  เราสามารถสร้างสมุดรายวันอีกหนึ่งเล่มแยกเป็นเงินสดย่อยออกมาใช่หรือไม่ครับเพื่่อที่จะดูรายการแยกเฉพาะที่เป็นเงินสดย่อยเพียงอย่างเดียวใช่ไหมครับ

  2 ในการสร้างต้นแบบการบันทึกนั้นรายจ่ายต่างๆต้องลงต้น Dr หรือ Cr ของสมุดรายจ่ายครับ เช่น

        ค่าน้ำมันรถบรรทุก  ลงบัญชีเลขที่5200-05  ค่าขนส่ง ต้องลงฝั่งไหนครับ


  ขอบคุณมากครับคุณสเวก

[savek]

ขอเรียนตอบคำถามดังนี้นะครับ

1. ตรงนี้อาจจะแนะนำให้พนักงาน ดูแยกประเภทของบัญชีเงินสดย่อยนะครับ เพราะจะเป็นตัวบัญชีหลักที่คุมในเรื่องเงินสดย่อยอยู่ โดยหากบัญชีนี้มียอดต่ำกว่าที่กำหนดไว้เมื่อไหร่ ก็ให้พนักงานมาทำการเบิกชดเชยไปเพิ่มครับ ซึ่งจะแยกออกมาเป็นสมุดรายวันเงินสดย่อยอีกเล่มหนึ่งก็ได้ หรือจะดูที่แยกประเภทบัญชีเงินสดย่อยอย่างที่ผมแนะนำไปก็ได้นะครับ

2. การสร้างต้นแบบการบันทึกข้อมูล จะเหมือนกับวิธีการลงบัญชีในสมุดรายวันเลยครับ อย่างเช่น การจ่าย คชจ. ก็จะเดบิต คชจ. เครดิต เงินสด (หรือเงินสดย่อย) ต้นแบบการบันทึกข้อมูลนี้เพียงแค่จะช่วยให้การบันทึกบัญชีทำได้รวดเร็วขึ้น และถูกต้องแม่นยำมากขึ้นเท่านั้นครับ

[panulim]

 
 
    ทำได้แล้วครับเข้าใจแล้วครับ แต่ยังมีข้อสงสัยอีก 2 ข้อครับ

    1  ต้นแบบที่บันทึกบัญชีผมได้ทำการตั้งแผนกใว้ให้แต่เมื่อ ใส่ข้อมูลข้อมูลในช่องแผนกจะหายไปครับถ้าแยกแผนกได้จะมีประโยชน์มากตอนเรียกรายการเงินสดย่อยออกมาดูครับเลยครับ

    2 เมื่อเรียกรายงานเงินสดย่อยออกมาดูในช่องเดบิทไม่มีข้อมูลครับต้องลงอย่างไรถึงจะมีการเดบิตเงินเข้ามา ( มองในทางการดำเนินงานคือ ตอนเริ่มเราให้พนัีกงานถือเงินสดจำนวนหนึ่งและเบิกจ่ายออกไปเรื่อยๆจนเงินเหลือน้อยกว่าจำนวนหนึ่งแล้วให้มาทำการเบิกใหม่ครับ)

    รบกวนด้วยนะครับช่วงนี้อาจมีคำถามบ่อยหน่อยนะครับกำลังพยายามใช้ความสามารถของโปรแกรมให้เต็มที่ครับ

    ขอบคุณครับ

[ASAN]

คุณ savek น่าจะติดงานยุ่งนะครับ เห็นเงียบไป เดี๋ยวผมตอบไปพลางๆตามข้อไปก่อนนะครับ

1. จะให้โปรแกรมบันทึกบัญชีมีแผนกด้วย จะต้องเข้าไปดูที่หน้าผังบัญชีก่อนว่า ผังบัญขีเราได้ set ให้มีแผนกหรือไม่
2. ต้องมีการเบิกชดเชยเงินสดย่อยก่อน จึงจะมีรายการเกิดขึ้นในหน้าบัญชีครับ

สำหรับเงินสดย่อยนี้ หัวข้อเงินสดย่อยจริง ผมไม่ค่อยได้ใช้นะครับ เนื่องจากว่า ไม่สามารถตรวจสอบเงินสดย่อยที่เหลืออยู่ในตอนนั้นๆได้ทันที จนกว่าจะมีการตรวจนับตรวจสอบเอกสารประกอบไปด้วย  ซึ่งจะเป็นช่องว่างให้ผู้ที่ทำหน้าที่อาจทุจริตได้ครับ ซึ่งเกิดขึ้นแล้วในบริษัทลูกค้าของผมเอง

ดังนั้นผมมีวิธีอีกวิธีหนึ่งครับ  คือใช้การเบิกเงินสดย่อยเป็นลักษณะซื้อเชื่อ โดยที่ผู้เป็นเจ้าหนี้ก็คือ ผู้รักษาเงินสดย่อย  สำหรับรายการด้านในก็บันทึกรายการปกติเหมือนซื้อจ่ายทั่วไป  ถึงสิ้นเดือนหรือเวลาหนึ่ง ก็มาเบิกชดเชยเงินสดย่อยคืน ก็ให้การเงินทำ PS จ่ายคืนออกไปครับ  วิธีนี้จะสามารถเห็นการเคลื่อนไหวของเงินสดย่อยในหน้าบัญชีได้ทันที

[panulim]

  คุณ อาซัน
              หมายถึงเราก็ไปทำเป็นการซื้อสินค้าจากผู้จำหน่าย(ซึ่งก็คืพนักงานที่ถือเงิน) แล้วบันทึกในค่าใช้จ่ายอื่นๆ(OE) ใช้ไหมครับ?
              พอเงินสดย่อยใกล้หมดเจ้าหน้าที่่ก็มาเบิกเงินกับเรา โดยเราจะทำจ่ายออกไปเป็นการจ่ายชำระหนี้ (PS)  ใช่ไหมครับ?

      รบกวนถามอีก 1 เรื่องนะครับพวกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทุกเดือนเราควรจะบันทึกไว้ยังไงครับ ที่คิดๆอยู่คือใส่ไว้ใน (OE)แต่ข้อเสียคือจะทำให้พนักงานที่ต้องมาลงบันทึกค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นสามารถมองเห็นส่วนที่ผู้บริหารไม่อยากให้เห็นได้เช่นเงินเดือนพนักงานที่บริษัทจ่าย หรือว่าเราควรไปลงในสมุดรายวันจ่ายโดยตั้งต้นแบบการบันทึกบัญชีไว้ ไม่ทราบว่าควรจะทำแบบไหนดีครับ


      ขอบคุณสำหรับคำตอบนะครับ

[nada]

เรียน คุณ panulim

ถ้าต้องการให้พนักงานที่คีย์ค่าใช้จ่ายเห็นเฉพาะค่าใช้จ่าย ส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ อาจจะมีการแตกเมนูเพิ่มขึ้นมาจาก หัวข้อ บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4


และกำหนดระบบความปลอดภัยให้พนักงานคนนั้น เห็นเฉพาะเมนูที่ตนเองรับผิดชอบก็ได้ค่ะ

[ASAN]

ตามคุณ nada แนะนำเลยครับ